Plötzlich digital: So geht Projektmanagement mit Trello

Bei „Plötzlich Digital. Die Sprechstunde“ teilen Expert:innen ihre Bildschirme und ihr Wissen mit euch. In Folge 5 ging es um Projektmanagement mit Trello. Die ganze Aufzeichnung findet ihr im Artikel.

Smartphone und weisse Kopfhörer liegen auf einer Zeitung. Als Textgrafik steht darüber: Plötzlich digital: Die Sprechstunde: #5 Projektmanagement mit Trello

Die bereits fünfte Sprechstunde #PlötzlichDigital fand in einem besonderen Setting statt: Dem openTransfer Camp goes digital! In Form einer digitalen Barcamp-Session ging es dieses Mal um Projektmanagement mit Trello. Ihren Bildschirm teilten Raphael und Wepan (aus dem CorrelAid-Netzwerk) und Karin (webgewandt).

Dieses Mal haben wir nur den Input aufgezeichnet. Die Diskussion, bei der anders als sonst auch die Teilnehmenden sichtbar wurden, haben wir nur schriftlich festgehalten. Das entsprach den vereinbarten Regeln des digitalen Barcamps. Hier geht es zum Input:

Frage und Antwort zu Trello

Viele gute Beispiele, aber was würdet ihr nicht mit Trello machen?

Trello ist sehr einfach und intuitiv zu nutzen, man kann nach und nach neue Funktionen einführen, um sich einzugewöhnen. Das Tool eignet sich am Besten für mittelgroße Projekte – mit kleinen bis mittelgroßen Teams. Möglich sind auch gut sortierte Boards für einzelne Projektteile größerer Vorhaben.

Eignet sich Trello auch zum Controlling von mehreren Projekten?

Ja! Gerade da kann es seine volle Wirkung erzielen. Wichtig ist, sich eine gute Struktur zu überlegen: Kein überkomplexes Board für alles, eher für jedes größere Projekte oder Sammelboards für „Kleinkram“ ohne Zuordnung einzelne Boards anlegen. Einheitliche Nutzweisen vereinbaren. Eine Alternative für komplexere Projekte ist beispielsweise Asana. Hier gibt es neben dem Kartenboard auch Zeitleisten, Diskussionen etc.

Was sollte ich in der Freeversion über Datenschutzaspekte wissen?

Per se ist das Tool mit allen Zertifikaten abgesichert und steht unter dem EU-USA Privacy Shield. Denn: Eure Daten werden in den USA gespeichert. Trello ist beliebig mit einer Reihe anderer Tools zu verbinden – hier können ggf. Lücken entstehen.

Jedes Team nutzt Trello anders und oft werden dabei keine nennenswerten personenbezogenen Daten verarbeitet. Während es für einige ein neutraler Sammelort für To-Do-Listen oder Redaktionspläne ist, werden bei komplexeren Projektmanagements auch Kontaktdaten und Namen dort gespeichert. Es empfiehlt sich ein Datenverarbeitungsvertrag. Für Trello könnt ihr euch die Vorlage direkt hier herunterladen.

Gibt es Alternativen?

Es kam eine kleine Diskussion auf, ob – trotz Datenschutzkonformität – es immer die großen US-Tanker sein müssen, die Einzug in unsere Arbeit halten. Als Alternative aus Deutschland wurde Meistertask genannt – auch das ist in der Basisversion kostenfrei und hat einen vergleichbaren Funktionsumfang.

Kann ich vergebene Labels auf allen Boards in einer Übersicht filtern?

Praktisch an Trello ist: Man kann Karten Mitglieder zuweisen, Notizen hinterlegen, Deadlines notieren die sich rot verfärben, wenn sie fällig sind. Man kann Checklisten zum abhaken erstellen und unter der jeweiligen Karte diskutieren. Auch kann man Labels zuweisen (Farbcodes für Prioritäten oder für Personen oder für bestimmte Stories innerhalb des Projekts oder oder oder). Es wurde die Frage gestellt, ob man sich auch Bordübergreifend alle Labels eines bestimmten Typs anzeigen kann. Das ist leider nicht möglich.

Ein Beispiel für die Nutzung von Trello: Ein Vereinsfest wird gemeinsam geplant.
Screenshot von Karin Windt aus Plötzlich Digital. Die Sprechstunde #5

Ihr habt Fragen zu diesem oder einem anderen Tool?

Nicht umsonst war die erste digitale Sprechstunde zum Thema „Slack“: In einem eigenen Slack-Workspace könnt ihr auch vor und nach der Sprechstunde eure Fragen zu den jeweiligen Tools stellen und mit den ehrenamtlichen Expert:innen weiterdiskutieren. Ihr habt nach der Sprechstunde noch eine Frage, habt die Sitzung verpasst oder wollt für kommende Sprechstunden eure Fragen einbringen? Diskutiert mit uns: Hier geht es zum #PlötzlichDigital-Workspace (Slack)

Plötzlich digital. Die Sprechstunde

Nächste Woche geht es um Informationsicherheit!

In Corona-Zeiten müssen viele soziale Organisationen plötzlich von 0 auf 100 ins mobile und dezentrale Arbeiten kommen. Dabei möchten wir euch helfen! Mit Plötzlich digital: Die Sprechstunde geben wir euch jeden Freitag um 11 Uhr einen virtuellen Raum, um gemeinsam mit anderen etwas Neues kennenzulernen.

Nächstes Mal geht’s bei Plötzlich digital: Die Sprechstunde (fast) normal weiter – mit einer Besonderheit: Da der nächste Freitag ein Feiertag ist, findet die kommende Sprechstunde nicht am 1. Mai, sondern am 30. April statt. Mehr Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung gibt’s hier. Zur kostenlosen Anmeldung bei Eventbrite

Plötzlich digital. Die Sprechstunde. Jeden Freitag um 11 Uhr. Ein Angebot von CorrelAid, GoVolunteer, D3 - so geht digital, openTransfer. Hinter der Schrift sieht man Kophörer und ein Smartphone auf einer Zeitung liegen.
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