Es geht also um:
- Sicherheit und Orientierung für das Team
- das Etablieren der ethischen Standards der Organisation im Themenfeld KI
- Vertrauen nach außen schaffen
Wir bei der Stiftung Bürgermut haben uns deshalb auf Leitlinien für eine verantwortungsvolle Nutzung von KI verständigt. Den Entstehungsprozess und wie wir dauerhaft mit ihnen arbeiten, haben wir hier dokumentiert.
Erst verstehen, dann regeln
Schritt 1 war bei Bürgermut, dass die Leitung Kommunikation & KI die Geschäftsführung mit an Bord geholt hat. KI ist Führungsaufgabe oder braucht zumindest Rückendeckung von oben. KI-Leitlinien zu etablieren wurde so Konsens. Beide Positionen bildeten das Kernteam für den weiteren Prozess.
Schritt 2: Als nächstes haben wir dem Team eine einfache Frage gestellt: Welche KI-Tools nutzen unsere Mitarbeitenden eigentlich schon – und wofür? Eine kurze interne Umfrage hat den IST-Stand erhoben – anonym, ohne Wertung, ohne Kontrolle. Erst mit diesem Bild bekamen wir Klarheit, welche Herausforderungen ein Code of Conduct überhaupt adressieren soll.
Für euren Verein oder eure Initiative funktioniert das genauso: Klärt, wer welche KI-Anwendungen wofür nutzt. Klärt sie ohne Bewertung – wer befürchtet, für seine Nutzung kritisiert zu werden, nennt sie nicht. Ihr könnt dies im Rahmen einer Teamsitzung machen oder, wer dies lieber anonym machen möchte, mithilfe eines digitalen Umfragetools.
Das ganze Team einbeziehen – nicht nur die Führung
Als Schritt 3, nach der Bestandsaufnahme, folgte ein Kick-off-Workshop mit dem Gesamtteam. Erwartungen wurden abgefragt, Bedenken gesammelt. Erst dann hat die Geschäftsführung eine Struktur für das Dokument vorgelegt – zur Diskussion, nicht als fertige Ansage. Plant für den Workshop rund 90 Minuten. Eine gute Einstiegsfrage: „Wo wünscht ihr euch mehr Klarheit beim Thema KI?“ Der Rest ergibt sich.
Schritt 4: Das Kernteam systematisierte die Herausforderungen und Ansprüche aus dem Team und erstellte ein detailliertes Inhaltsverzeichnis des künftigen Code of Conducts. An diesem Punkt bekam das Team die Möglichkeit, zu kommentieren. Bei Bürgermut haben wir ein digitales Whiteboard verwendet, um den Prozess zu dokumentieren.
Schritt 5: Nach dem Feedback arbeitete das Kernteam eine erste Fassung des Codes of Conduct aus. Dieses wird dem Team kommuniziert, sollte aber nicht mehr diskutiert werden, sondern nur bei groben Missverständnissen interveniert werden. Danach gilt das Dokument als verabschiedet.
Wichtige Grundsätze des Code of Conducts
Im Code haben wir unter anderem festgelegt, dass wir:
- KI im Bewusstsein von Ressourcenverbrauch, Biases und Halluzinationen nutzen
- den Schutz von personenbezogenen Daten beachten
- eine Positivliste erarbeiten mit KI-Tools, die wir ausschließlich verwenden
- KI für bestimmte Tätigkeiten verwenden (Textarbeit, Konzeption, Sparring …)
- KI für bestimmte Tätigkeiten nicht verwenden (Bewerbungsprozesse, Bildgenerierung …)
Den fertigen Code auch wirklich nutzen
Bürgermut hat das Dokument nicht in der Schublade verschwinden lassen. Sie haben es auf ihrer Website unter „Transparenz“ veröffentlicht, auf LinkedIn mit der Bitte um Feedback geteilt – und intern dauerhaft verankert:
- Zweiwöchentliche Wissens-Bites zum Thema KI, mit Raum für Erfahrungsaustausch
- Ein Slack-Kanal für laufende Fragen und Hinweise
- Ein eigener Bereich im internen Wiki – mit Tool-Liste, Prompt-Bibliothek und gesammelten Erfahrungen
Code of Conduct aktuell halten
So rasant, wie sich der Bereich KI derzeit entwickelt, muss der Code immer wieder aktualisiert werden. Wie verhalten wir uns zu agentischer KI? Wollen wir Podcasts mit künstlich generierten Stimmen erstellen? Impulse dafür entstehen im besten Fall in den interenen KI-Formaten. Die konrete Aktualisierung der Leitlinien übernimmt dann das Kernteam und kommuniziert das Update ins Team.
Einfach mal starten
Für kleinere Organisationen muss ein solcher Code of Conduct nicht umfangreich sein. Eine gemeinsam gepflegte Liste empfohlener Tools im Cloudspeicher, ein kurzer Tagesordnungspunkt zu KI im monatlichen Plenum – das reicht als Anfang. Und eine klare Grundregel, zum Beispiel: „Keine persönlichen Mitgliederdaten in externe KI-Tools eingeben.“
