Förderantrag mit KI: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für eurer Nonprofit

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung geht auf ein Praxisbeispiel von Jan-Henrik Hempel zurück, das er beim openTransfer CAMP Zusammenhalt vorgestellt hat. Sie zeigt, wie KI-Tools an verschiedenen Stellen im Antragsprozess unterstützen können – von der Vorbereitung bis zur Formulierung.

Schritt 1: Gespräche aufnehmen und ins Reine bringen

Bevor ihr etwas schreibt, braucht ihr Klarheit über Ziele, Zielgruppen und Kooperationen. Führt dafür Gespräche mit dem Vorstand, Programmleitungen, Engagierten und euren Zielgruppen. Nehmt diese als Sprachnotiz auf, statt anschließend Gedächtnisprotokolle zu schreiben. Ein KI-Tool kann die Aufnahme in einen gut lesbaren Text umwandeln.

Erstelle ein Transkript der Tonaufnahme:
Erhalte den Inhalt im Wortlaut, behalte die Reihenfolge exakt bei.
Entferne Füllwörter wie Ähm, Achso, Naja und Small Talk ohne inhaltlichen Bezug (Begrüßung, Wetter, Anfahrt).
Korrigiere Rechtschreibung und Grammatik, ohne den Inhalt zu verändern.
Formatiere das Ergebnis als Fließtext mit Absätzen an passenden Stellen.

Schritt 2: Aus rohen Notizen ein sortiertes Dokument machen

Aus mehreren Gesprächen kommen oft viele unsortierte Texte zusammen. Lassen Sie die KI daraus eine übersichtliche, thematisch geordnete Zusammenfassung erstellen.

Du bist ein erfahrener Redakteur für Vereinsprojekte.
Analysiere den folgenden Text und wandle ihn in ein übersichtliches
Dokument um.
Extrahiere die Hauptthemen, wichtigsten Aussagen und offenen Fragen.
Organisiere sie in sinnvollen Abschnitten mit Überschriften.
Nutze eine klare, einfache Sprache und Fettdruck für Schlüsselbegriffe
[Hier euren transkribierten Text einfügen]

Schritt 3: Ein vollständiges Projektkonzept ausformulieren lassen

Aus den sortierten Notizen entsteht jetzt das Konzept – die Grundlage für jeden weiteren Schritt. Lasst euch zuerst eine Gliederung vorschlagen und anschließend den vollständigen Text erstellen.

Erstelle eine Gliederung für ein Projektkonzept zum Thema
[euer Vereinsprojekt].
Nutze Überschriften ohne Nummerierung und einfache, klare Sprache
ohne Fachbegriffe.
Decke die Abschnitte Hintergrund, Ziele, Zielgruppen, Durchführung,
Kosten, Finanzierung und Zukunftssicherung ab.
Ergänze unter jeder Überschrift kurze Stichpunkte, was hineingehört.

Im zweiten Durchlauf füttert ihr euer KI-Tool mit euren Notizen und der Gliederung und lasst den vollständigen Text schreiben:

Schreibe auf Basis meiner Inhalte und der Gliederung ein vollständig ausformuliertes Projektkonzept. Formatiere den Text mit kurzen Absätzen und Fettdruck für Schlüsselbegriffe.

Wichtig: Prüft das Ergebnis sorgfältig auf inhaltliche Richtigkeit. Am Ende tragt ihr die Verantwortung, nicht die KI.

Schritt 4: Passende Förderprogramme recherchieren lassen

Statt euch selbst durch zahlreiche Förderdatenbanken zu klicken, könnt ihr ein KI-Tool mit Internetzugang bei der Suche einsetzen.

Du bist ein Fördermittel-Scout.
Führe eine umfassende Recherche durch, um passende Fördermittel für
das folgende Projekt zu finden. Berücksichtige Landkreis, Bundesland,
Stiftungen und Unternehmen.
Thema: [z. B. Jugendförderung im Sportverein]
Region: [eure Region]
Projekt: [kurze Beschreibung, max. 5 Sätze]
Erstelle eine Liste von vier bis sechs Fördermittelgebern mit
Webadresse, Einschätzung der inhaltlichen Passung (hoch/mittel/niedrig)
und der Komplexität der Antragstellung (einfach/mittel/komplex).

Nutzt dafür die Recherchefunktion eures KI-Tools, die häufig „Deep Search“ oder ähnlich heißt. Ein solcher Rechercheauftrag kann 15 bis 20 Minuten dauern.

Prüft anschließend alle Programme, Namen, Fristen und Links anhand der Originalquellen. Tauscht euch zusätzlich mit lokalen Netzwerkpartnern aus. So findet ihr häufig zwei bis drei Programme, bei denen ihr direkt Ansprechpersonen kontaktieren könnt.

Schritt 5: Das Konzept auf die Sprache des Förderprogramms zuschneiden

Jedes Förderprogramm setzt eigene Schwerpunkte und verwendet bestimmte Schlüsselbegriffe. Lasst euer Konzept entsprechend überarbeiten, ohne die eigentliche Projektidee zu verändern.

Du bist ein spezialisierter Lektor für Förderanträge.
Überarbeite das bestehende Projektkonzept (Input 1) so, dass es auf
die Sprache und Prioritäten des Förderprogramms (Input 2)
zugeschnitten ist.
Arbeite die dort verwendeten Schlüsselbegriffe an passenden Stellen
ein und strukturiere das Konzept so, dass die Passung zu den
Förderzielen deutlich wird. Gib das vollständige, überarbeitete
Konzept zurück.
Input 1: [euer Konzept]
Input 2: [Förderrichtlinie oder Zusammenfassung davon]

Speichert diese Version unter neuem Namen, damit das Originalkonzept für andere Förderanträge erhalten bleibt.

Schritt 6: Formular ausfüllen und Kooperationspartner gewinnen

Kopiert die Fragen aus dem Antragsformular und lasst euch Feld für Feld anzeigen, worauf es ankommt:

Analysiere das folgende Antragsformular vollständig.
Liste alle Textfelder in der Reihenfolge des Formulars auf und gib
für jedes Feld an: Feldtyp, Vorgabe zur Textlänge und den
inhaltlichen Fokus, der zwingend genannt werden muss.
[Formularinhalt einfügen]

Gebt der KI erst danach euer Konzept und die Formularanalyse. Lasst daraus Textbausteine erstellen, die genau zu den Feldern und ihren Zeichenbegrenzungen passen.
Braucht ihr zusätzlich eine Absichtserklärung eines Kooperationspartners, könnt ihr auch dafür einen Entwurf erstellen lassen:

Typische Fehler vermeiden

• Vage Anfragen stellen: „Schreib mir einen Förderantrag“ liefert kein brauchbares Ergebnis. Geben Sie Ziele, Zielgruppe und Kontext konkret mit.
• Ergebnisse ungeprüft übernehmen: Zahlen, Namen und Fristen immer selbst gegenchecken.
• Formularvorgaben nur grob abgleichen: Zeichenbegrenzungen und Pflichtfelder Feld für Feld mit dem Original vergleichen.
• Die Kalkulation komplett der KI überlassen: Bei Kosten- und Finanzierungsplänen kann KI Recherche und Struktur liefern, rechnen und prüfen müsst ihr selbst.