Dass nicht alle gleich arbeiten, kennt ihr bereits von anderen digitalen Werkzeugen: Die einen nutzen Tastenkürzel und automatisierte Abläufe, andere klicken sich lieber durch Menüs. Manche organisieren ihre Aufgaben digital, andere greifen zum Notizblock. Trotzdem funktioniert die Zusammenarbeit.
Bei KI-Tools ist das nicht anders. Ihr müsst weder alle dieselben Anwendungen nutzen noch über die gleichen Kenntnisse verfügen. Viel wichtiger sind gemeinsame Lernmöglichkeiten, klare Regeln und Raum für unterschiedliche Erfahrungen, Fragen und Bedenken.
1. Schafft eine Lernkultur, in der auch Zweifel Platz haben
Nicht alle Teammitglieder müssen von KI begeistert sein. Manche sorgen sich um Datenschutz, die Qualität ihrer Arbeit oder darum, dass persönliche Kommunikation verloren geht. Andere haben schlechte Erfahrungen mit KI-Ergebnissen gemacht.
Nehmt diese Bedenken ernst, statt ausschließlich die Vorteile hervorzuheben.
Fragt beispielsweise in eurer nächsten Teamsitzung: Welche Aufgaben würdet ihr gerne mit KI erleichtern? Wo möchtet ihr KI bewusst nicht einsetzen? Was müsste geklärt sein, damit ihr euch beim Ausprobieren sicher fühlt?
Vielleicht möchte eure Öffentlichkeitsarbeit KI für Newsletter-Entwürfe nutzen. Gleichzeitig findet das Team, dass persönliche Nachrichten an Ehrenamtliche weiterhin selbst geschrieben werden sollten. Auch das kann eine sinnvolle gemeinsame Vereinbarung sein.
Eine offene Lernkultur bedeutet außerdem, dass Fehler und Unsicherheiten sichtbar werden dürfen. Wer mit einem KI-Tool nicht weiterkommt, sollte genauso selbstverständlich darüber sprechen können wie jemand, der einen hilfreichen Arbeitsablauf entdeckt hat.
Dafür ist es wichtig, dass es jemanden gibt, der:die den „KI-Hut“ auf hat. Am sinnvollsten ist dies jemand, der oder die Spaß am Thema hat und in Absprache mit der Leitung als Multiplikator fungiert.
Entscheidend ist nicht, dass alle KI gleich (häufig) nutzen. Entscheidend ist, dass alle genug Orientierung und Unterstützung bekommen, um gute Entscheidungen für ihre eigene Nutzung zu treffen.
2. Nutzt unterschiedliche Austauschformate statt einer einzigen KI-Schulung
Eine einmalige Fortbildung reicht selten aus. Im Arbeitsalltag entstehen neue Fragen, Erfahrungen und Anwendungsideen. Deshalb helfen regelmäßige Formate, die ihr an eure Teamgröße anpasst.
Bei uns im Team der Stiftung Bürgermut gibt es beispielsweise alle zwei Wochen ein 30-minütiges KI-Check-in. Das gesamte Team ist eingeladen. Die Treffen funktionieren nach dem Prinzip „Show & Tell“: Teammitglieder zeigen etwas aus ihrer Arbeit und tauschen Erfahrungen aus.
Das kann ein überarbeiteter Newsletter, ein hilfreicher Prompt oder auch ein gescheiterter Versuch sein. Meist gibt es zusätzlich einen kurzen Input vom D3-Team zu einem interessanten Tool, Prompt, rechtlichen Grundlagen u. v. m.
Daneben sind ganz unterschiedliche Formate für diverse Bedürfnisse denkbar:
| Format | So könnt ihr es nutzen |
|---|---|
| KI-Check-in (Show & Tell) | Alle zwei Wochen zeigt jemand einen Arbeitsablauf, ein Vorher-Nachher oder eine offene Frage. |
| Gemeinsamer KI-Kanal | In eurem bestehenden Chat sammelt ihr Fragen, Antworten und hilfreiche Beispiele. |
| KI-Hut-Tragende | Ein oder zwei Ansprechpersonen unterstützen bei Fragen und neuen Vorhaben. |
| KI-Kaffee oder Sprechstunde | Ein freiwilliger Termin bietet Raum für individuelle Fragen und Bedenken. |
| Tandems | Zwei Teammitglieder mit unterschiedlichen Erfahrungen probieren gemeinsam etwas aus. |
| Kleine Taskforce | Interessierte untersuchen einen konkreten Arbeitsablauf und teilen ihre Ergebnisse mit dem Team. |
| Barcamp | In größere Organisationen kann ein Barcamp-Format sinnvoll sein. Mitarbeitende bringe ihre Themen mit und legen die Agenda selbst fest. |
| Hackathon oder Promptathon | Blockt euch einen (halben) Tag im Team und versucht in Gruppen oder einzeln ein vorher klar definiertes Problem zu lösen – Am Schluss vergleicht ihr eure Herangehensweisen und haltet das Gelernte fest. |
Ihr müsst nicht alle Formate einführen. In einem kleinen ehrenamtlichen Verein reichen vielleicht ein monatliches Check-in und eine feste Ansprechperson.
Wichtig ist, dass ihr vorhandene Strukturen nutzt. Ein KI-Austausch lässt sich auch in eure reguläre Teamsitzung, Feedbackrunde oder Projektbesprechung integrieren.
3. Gebt Orientierung, ohne alle auf dieselbe Arbeitsweise festzulegen
Damit Teammitglieder eigenständig mit KI arbeiten können, brauchen sie Leitplanken. Ein gemeinsamer KI-Leitfaden, auch Code of Conduct genannt, kann dabei helfen.
Legt darin fest, welche Tools ihr nutzen dürft, wie ihr mit sensiblen Daten umgeht und wann KI-Ergebnisse besonders sorgfältig geprüft werden müssen.
Beispielsweise könnt ihr vereinbaren, dass KI Entwürfe für öffentliche Veranstaltungsankündigungen erstellen darf. Vertrauliche Mitgliederinformationen dürfen dagegen nicht ohne geeignete Schutzmaßnahmen eingegeben werden. Erklärt auch, warum bestimmte Regeln gelten. Unklare Verbote schaffen eher Unsicherheit als Orientierung.
Einen ausführlichen Artikel zum Thema „Leitplanken“ findet ihr hier bei D3.
4. Macht aus einzelnen Experimenten gemeinsame Arbeitsabläufe
Ein hilfreicher KI-Trick bringt wenig, wenn nur eine Person davon weiß. Deshalb sollte euer Austausch nicht beim Ausprobieren enden.
Stellt euch vor, jemand aus eurem Team entwickelt einen guten Ablauf für den monatlichen Newsletter: Themen sammeln, einen Entwurf erstellen, gemeinsam überarbeiten und anschließend freigeben. Im nächsten KI-Check-in stellt die Person den Ablauf vor. Andere testen ihn und geben Rückmeldung. Gemeinsam verbessert ihr die einzelnen Schritte.
Wenn sich der Ablauf bewährt, haltet ihr ihn fest. Zum Beispiel in eurem internen Wiki, einem gemeinsamen Dokument oder einer kleinen Prompt-Bibliothek.
Dokumentiert dabei nicht nur den Prompt, sondern auch die notwendigen Schritte davor und danach: Welche Informationen braucht ihr? Was überprüft ihr selbst? Wer gibt das Ergebnis frei?
So entsteht nach und nach ein gemeinsamer Wissensschatz. Neue Ehrenamtliche können auf bewährte Abläufe zurückgreifen, ohne alles selbst herausfinden zu müssen.
Gerade bei KI lohnt sich das regelmäßige Überprüfen: Tools und Funktionen verändern sich schnell. Eure dokumentierten Arbeitsabläufe sollten deshalb mit euren Erfahrungen wachsen.
So bringt ihr das gemeinsame Lernen in euren Alltag
Für eine dauerhafte Lernroutine helfen euch sechs Schritte:
- Bedürfnisse sammeln: Fragt nach Erfahrungen, wiederkehrenden Aufgaben, Unsicherheiten und Bedenken im Team.
- Austausch ermöglichen: Vereinbart ein regelmäßiges kurzes Check-in und bietet Raum für individuelle Fragen.
- Verantwortung verteilen: Benennt Ansprechpersonen und plant dafür ausreichend Zeit ein.
- Leitplanken vereinbaren: Klärt gemeinsam, welche KI-Nutzung sinnvoll, erlaubt oder problematisch ist.
- Erfahrungen verstetigen: Dokumentiert bewährte Prompts, Arbeitsabläufe und Entscheidungen zentral und entwickelt sie gemeinsam weiter.
- Leitplanken regelmäßig überprüfen: Schaut euch eure KI-Regeln und gemeinsamen Vereinbarungen in regelmäßigen Abständen erneut an. Passen sie noch zu den aktuellen Möglichkeiten und Risiken? Haben sich eure Arbeitsabläufe verändert oder sind neue Teammitglieder hinzugekommen?
Gebt diesem Prozess Zeit. Nicht jede Person wird sofort mitmachen, und nicht jeder Versuch muss gelingen. Der gemeinsame Umgang mit KI ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Lernprozess.
Probiert bei eurer nächsten Teamsitzung ein kurzes KI-Check-in aus – und fragt dabei nicht nur, was schon funktioniert, sondern auch, was euer Team noch braucht.
| Dieser Text basiert auf den Inhalten, die wir in unserer Sprechstunde im Oktober 2026 zum Thema „Wie gehe ich mit unterschiedlichen KI-Skills im Team um?“ besprochen haben. Aufbauend auf unseren Notizen ist mithilfe von generativer KI und unserem D3 Masterprompt (hier nachzulesen) dieser Artikel entstanden. |
