Etwas sperriger gesagt: Es ging um CRM. Die Abkürzung steht für Customer Relationship Management. Es hilft euch dabei, Kontakte zu verwalten und den optimalen Überblick zu behalten. Das ist nicht nur super praktisch. Es hilft auch, die Anforderungen der DSGVO besser umzusetzen.
Das passende CRM finden – keine leichte Aufgabe
Beim Meet-Up sammelten wir, was ihr bereits ausprobiert habt oder derzeit nutzt. Die Liste wurde lang – einen Auszug findet ihr am Ende des Beitrags. Kaum zwei Anwesende nannten die selbe Lösung. Es gibt viele Tools, die in Frage kommen. Aber herauszufinden, welches CRM zu den eigenen Arbeitsabläufen, dem Budget und dem Team passt, ist eine große Aufgabe, die nicht erst mit der Recherche zum Tool einsetzt.
Wie macht es „Start with a Friend“?
Den Einstieg ins Meet-Up lieferte uns Lars Trey. Lars ist Informatiker und beim Patenschaftsprojekt Start with a Friend zuständig für Digitale Transformation. Bei einem solchen Projekt steht persönliche Begegnung natürlich im Mittelpunkt. Aber: Derzeit betreut das Team aus über 30 Mitarbeitenden und über 300 Ehrenamtlichen 6000 Tandems – also 12.000 Tandempartner:innen. Zudem findet das Ganze an 23 Standorten statt – da geht es nicht ohne digitale Lösungen. Das Team von Start with a friend nutzt von Trello über Slack, Moodle und mehr schon vieles. Was und wie genau, wird in diesem Beitrag von openTransfer beschrieben.
Lars erzählte, wie mit dem Wachstum der Organisation die Anzahl der Daten – und damit der Exceltabellen stieg: Bei 21.000 Stakeholder:innen, darunter potentielle und tatsächliche Geldgeber:innen und Kooperationspartner:innen in Listen wird es unübersichtlich. Ein Klassiker, wie auch das zustimmende Nicken im Raum zeigte. In den Analysen von Lars kam heraus: Ein CRM müsste her. Wie aber ein Geeignetes finden?
Vom Customer zum Constituent
Eine Thema tauchte in unseren Diskussionen immer wieder auf: Viele CRM-Lösungen sind für Wirtschaftsabläufe gebaut wurden. Das heißt, ihre Sprache und Logiken sind auf Kund:innen und Verkäufe ausgelegt. Lars hatte dazu einen ganz praktischen Tipp parat: Nutzt bei euren Recherchen nicht nach Customer (Kunde), sondern Constituent Relationship Management! Mit Constituent sind die für Non-Profit-Organisationen typischen Kontaktgruppen wie Spender:innen, Freiwillige, Newsletterabonnent:innen und so weiter gemeint. Somit kann die Recherche bereits im Vorfeld eingegrenzt werden.
Ein CRM einführen heißt, mit der Digitalisierungsstrategie anzufangen
Das Thema ist komplex. Ein Schlüssel zum Erfolg ist es, Bedürfnisse und Anforderungen an das CRM innerhalb der Organisation gemeinsam zu erarbeiten. Das habt ihr uns im Meet-Up immer wieder bestätigt. Das heißt in der Praxis, eigene Prozesse zu analysieren und eine Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten. Es fängt also viel früher an, als mit der Suche nach einem geeigneten Tool.
Die gemeinsame Vorbereitung hilft nicht nur dabei, eine geeignete Lösung zu finden. Es geht auch darum, die Menschen mitzunehmen, die das CRM hinterher nutzen sollen. Denn nur, wenn es von allen akzeptiert und genutzt wird – und nicht parallel weiterhin Excel-Listen kursieren – ist die Einführung erfolgreich. Dazu braucht man Schulungen – und einen langen Atem.
Es lohnt sich!
Vor einer Veranstaltungseinladung nicht mehr über mehrere Stunden einen Verteiler aus Einzellisten zusammenstellen. Auf einen Blick sehen, wer in der eigenen Organisation in letzter Zeit mit einem speziellen Partner in Kontakt stand. Erkennen, ab welchem Punkt in der Kommunikation potentielle Spender in der Regel abspringen oder DSGVO-Abfragen mit wenigen Mausklicks bearbeiten können: All diese und weitere zeitraubende Aktivitäten kann ein CRM vereinfachen. Es lohnt sich, sich gemeinsam auf den Weg zu machen!
Einige CRM-Lösungen, die unsere Meet-Up Gäste getestet haben
- ODOO Community Edition
- CiviCRM
- cobra CRM
- Microsoft Dynamics
- Sugar CRM (Open Source wurde aber ab Version 6.x eingestellt)
- vtiger
- Microplan CRM
- Ecoplan CRM
- OpenHearts
- Salesforce NonProfit-Cloud + NonProfit Success Pack
Schaut auch mal bei Tech for Social Impact vorbei – für einige Softwares gibt es Non-Profit-Lizenzen! Zudem lohnt es sich immer, bei der Planung von IT-Anschaffungen auf Stifter-helfen vorbeizuschauen!
Was ist eigentlich ein Meet-Up?
Gemeinsam mit euch, unserer D3 Community, möchten wir Fragen, Erfahrungen, Tipps und Tricks rund ums Digitale diskutieren. Deshalb eignet sich ein Community Meet-Up perfekt zum lockeren Austausch in gemütlicher Runde. Hier könnt ihr all eure Fragen stellen und den Rest der Schwarmintelligenz überlassen. Abonniert unseren Newsletter, um vom nächsten Meet-Up zu erfahren: Scrollt runter in den Footer!
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