Die NACHTSCHICHT: Kreativmarathon für den guten Zweck

Bei einer NACHTSCHICHT stellen Unternehmen der Kreativbranche ihr Wissen in einer achtstündigen Nachtschicht gemeinnützigen Organisationen zur Verfügung. Bei diesem Kreativmarathon für den guten Zweck kann es zum Beispiel darum gehen, Kommunikationsmaßnahmen umzusetzen, also Flyer, Broschüren und Plakate. Oder NPO und Expert:innen feilen gemeinsam an einer maßgeschneiderten Corporate Identity und kreativen IT-Konzepten. 

Bei einer NACHTSCHICHT geht es um das, was ihr als NPO braucht, was ihr nicht ohne externe Hilfe umsetzen könnt oder für das euch finanzielle Ressourcen fehlen. Das Beste ist: Innerhalb einer NACHTSCHICHT werden eure Probleme sofort und direkt gelöst. Die Ergebnisse könnt ihr sofort nutzen!

Wer hat’s erfunden?

Das Format ist in Deutschland auf Grundlage der Arbeiten des UPJ e.V. entstanden. UPJ ist ein Netzwerk engagierter Unternehmen und gemeinnütziger Mittlerorganisationen in Deutschland. Seit 1996 setzt es sich dafür ein, Unternehmensengagement in Deutschland zu fördern. 

Die erste NACHTSCHICHT fand 2014 in Berlin statt. Seither startet das Engagement-Format deutschlandweit durch und erreicht Jahr für Jahr mehr Menschen. Inspiriert hat die Gründer:innen der NACHTSCHICHT übrigens ein Format aus den Niederlanden namens “8 hours’ overtime for a good cause”.

Step by Step: Eine NACHTSCHICHT organisieren

Was so alles ansteht, wenn man eine NACHTSCHICHT organisieren möchte, stellen wir hier im Schnelldurchlauf vor. Wer es ganz genau wissen will, dem empfehlen wir das umfangreiche NACHTSCHICHT-Handbuch von UPJ.

Step 1: Die Grundlagen (7 Monate vor der Veranstaltung)

Am Anfang steht die Namensfindung. UPJ und viele Nachahmer:innen nutzen den Titel „NACHTSCHICHT: 8 Stunden Kompetenz spenden für den guten Zweck“. Wenn auch ihr diesen Namen nutzen wollt, profitiert ihr mehrfach: Ihr könnt Logo, Grafikmaterialien und das Website-Template von UPJ nutzen und werdet Teil einer wachsenden Veranstaltungsreihe. Falls ihr lieber einen eigenen Namen erfinden wollt, seid prägnant und weckt Aufmerksamkeit!

Im nächsten Schritt geht es um die Größe eurer NACHTSCHICHT. Legt fest, wie viele gemeinnützige Organisationen teilnehmen können. Das hängt zusammen mit der Anzahl der benötigten Kreativunternehmen und der Raumplanung. Neben einem großen Raum für den gemeinsamen Beginn und Abschluss sollte jedem Team aus Organisation und Unternehmen ein Arbeitsraum – oder zumindest eine ruhige Arbeitsecke – zur Verfügung stehen.

Soweit alles geklärt? Dann geht es jetzt daran, die Veranstaltung bekannt zu machen. Ihr benötigt eine Beschreibung der Veranstaltung für Webseiten, soziale Medien und die weitere Öffentlichkeitsarbeit. Schreibt in knackigen Worten auf, wer die NACHTSCHICHT veranstaltet, wer auf welche Weise mitmachen kann und wo eine Anmeldung möglich ist. Vielleicht hilft es, anhand einer vergangenen Nachtschicht das Format zu veranschaulichen? Einen Rückblick aus Berlin findet ihr hier und einen Bericht von openTransfer über die erste „nAchtschicht“ in Halle gibt es hier.

Step 2: Kooperationspartner:innen finden (6-7 Monate vor Veranstaltung)

Gemeinsam stärker: Eine NACHTSCHICHT auf die Beine zu stellen, wird leichter, wenn Wissen, Netzwerke und Gelder zusammenkommen. Das kann zum Beispiel bedeuten, den Vermieter der Event-Location zum Partner zu machen und damit Kosten für die Anmietung einzusparen. Eine Partnerschaft mit gemeinnützigen Organisationen bringt euch direkt zur Zielgruppe und kann bei größeren Organisationen auch die Seriosität der Veranstaltung unterstreichen. 

Medienpartnerschaften sind ein großer Mehrwert, um eure Veranstaltung bekannter zu machen. Das können lokale Medien sein, oder auch Webseiten aus dem gemeinnützigen Bereich. Vielleicht will auch eure Stadt, euer Bezirk oder eure Kommune Partner:in der NACHTSCHICHT werden? Für sie ist es eine tolle Möglichkeit, ihren Einsatz für gemeinwohlorientiertes Gemeinwesen sichtbar zu machen.

Step 3: Gemeinnützige und Kreativunternehmen finden und „matchen“ (5 Monate vor Veranstaltung)

Jetzt habt ihr alles soweit vorbereitet, dass es an die Ausschreibung gehen kann! In diesem Schritt geht es darum, Teilnehmende und Kreativunternehmen zu finden, die an der NACHTSCHICHT teilnehmen möchten

Gemeinnützige Organisationen ansprechen

Falls ihr noch keinen eigenen Verteiler habt, versucht die Ausschreibung über die großen Verbände zu streuen, also Wohlfahrts-, Kultur-, Sport oder Umweltverbände. Nutzt Freiwilligenagenturen und Bürgerstiftungen, Ansprechpersonen in der Kommune und eure Kooperationspartner aus der Zivilgesellschaft und den Medien. Macht in der Ausschreibung klar, welchen regionalen Radius eure NACHTSCHICHT hat – sonst erhaltet ihr am Ende Bewerbungen aus dem ganzen Bundesgebiet.

Je detaillierter ihr die Ausschreibung gestaltet, um so leichter wird es im nächsten Schritt, passende Kreativunternehmen auszuwählen!

Diese Informationen sollten die Bewerber:innen euch bei der Bewerbung zur Verfügung stellen:

• Profil und Ziel der Organisation
• Beschreibung der Herausforderung und des benötigten Bedarfs
• Skizze, wie sich durch die Unterstützung in der Nachtschicht das Angebot verbessern wird
• Gründe, warum diese Herausforderung bisher nicht angegangen werden konnte

Kreativunternehmen akquirieren

Die Akquirierung von Kreativunternehmen funktioniert sehr gut über Branchen-Kanäle. Recherchiert, ob es Stammtische oder Kreativ-Netzwerke gibt, bei denen ihr die NACHTSCHICHT präsentieren könnt. Leichter wird es natürlich, wenn ihr bereits Kontakte zu Unternehmen aus der Kreativszene habt, die gut vernetzt sind. 

Damit alle wissen, worauf sie sich einlassen, helfen klare grundsätzliche Regeln für die NACHTSCHICHT. Dazu gehört beispielsweise, dass Organisationen frei über die Ergebnisse der Nachtschicht verfügen können und Kreativunternehmen sich an eine gewisse Schweigepflicht binden. UPJ hat hierzu ein detailliertes Regelwerk aufgesetzt, welches euch bei einem rechtlich reibungslosen Ablauf hilft.

Step 4: Zu- und Absagen versenden

Die Bewerbungen sind da – nun geht es ans Sichten und Prüfen. Könnt ihr für die jeweiligen Bewerbungen die passenden Kompetenzen bereitstellen? Wenn nicht, müsst ihr diesen Teilnehmenden leider absagen. Weitere Auswahlkriterien können sein: Ist das Vorhaben innerhalb einer Nacht umsetzbar? Ist das Vorhaben bzw. die Organisation von allgemeiner Relevanz? Gibt es einen regionalen Bezug?

Nachdem die teilnehmenden Organisationen feststehen, schickt ihnen und den passenden Kreativunternehmen eine Zusage. Genauso wichtig: Schickt auch Absagen an die Organisationen, die dieses Mal nicht teilnehmen können und informiert auch nicht zum Einsatz kommende Kreativunternehmen. Formuliert die Absagen transparent und gebt wenn möglich weitere Tipps, Hinweise oder Kontakte. Denn vielleicht hat ein Unternehmen Interesse, aber an dem Termin keine Zeit – eine Organisation, die dieses Mal keinen Platz bekommen hat, sucht aber genau nach ihrem Angebot? 

Step 5: Rollenbildung (3 Monate vor Veranstaltung)

In diesem Abschnitt geht es um Team-Captains und Projekt-Pat:innen, zwei wichtige Rollen bei einer NACHTSCHICHT. 

Die teilnehmende Kreativunternehmen werden in Teams von 5-6 Mitgliedern eingeteilt und einer teilnehmenden Organisation zugeordnet. Dabei sollte das Team zusammen die nötigen Kompetenzen mitbringen, die die Organisation benötigt. Jedes Kreativ-Team erhält einen Captain. Dieser Captain übernimmt bereits im Vorhinein der Veranstaltung die Vorgespräche mit der betreffenden Organisation und ist vor Ort der Team-Captain der Kreativen. 

Eine weitere wichtige Rolle haben die Projekt-Pat:innen. Sie sind das Bindeglied zwischen den Organisationen und dem jeweiligen Team-Captain. Zum einen unterstützen sie den Team-Captain beim vorherigen Briefing der Organisation, stellen sicher, dass benötigtes Material vorliegt und stehen für offene Fragen zur Verfügung. Zum anderen begleiten sie die teilnehmenden Organisationen auch nach der Veranstaltung um zu erheben, wie stark die Ergebnisse der Nachtschicht die Organisation unterstützt hat.

Checkliste zur Vorab-Kommunikation

UPJ hat aus langjähriger Erfahrung heraus für die Kommunikation grundlegende Hinweise entwickelt.

Teilnehmende Organisationen

• sollten benötigte Vorarbeiten zeitnah erledigen
• haben keinen Anspruch auf Weiterarbeit über die NACHTSCHICHT hinaus
• müssen garantieren, dass mindestens zwei Vertreter:innen anwesend sein werden
• erklären sich bereit, eine fünfminütige Präsentation der Organisation vorzubereiten

Den Kreativunternehmen sollte klar sein, dass

• ihre Zusage verbindlich ist
• sie eigene Laptops und ggf. benötigte Software mitbringen müssen
• es um ein fokussiertes Hinarbeiten auf das Endergebnis geht
• die Regeln der NACHTSCHICHT allen bekannt sein sollten
• mögliche Zuwendungsbestätigungen direkt mit der teilnehmenden Organisation abgestimmt werden

Step 6 Die letzten Vorbereitungen (1-2 Wochen vor Veranstaltung)

Damit während der NACHTSCHICHT alles reibungslos funktioniert, solltet ihr folgende Punkte nochmals genau überprüfen: Gibt es ein ausreichendes Catering für die gesamte Länge der Veranstaltung? Funktioniert das W-Lan in allen Räumen und ist alles benötigte Material beisammen? Wer begrüßt, wer moderiert und wer ist vor Ort Ansprechperson für wen und welches Anliegen? Geht vor der Veranstaltung noch einmal durch alle Räume und prüft, ob alles passt.

Step 7: Veranstaltung und Nachbereitung

Eure Veranstaltung beginnt und der Großteil liegt nun in der Zusammenarbeit aus Organisationen und den jeweiligen Kreativ-Teams. Damit am großen Tag alles nach euren Vorstellung abläuft, ist es ratsam einige Punkte während und nach der Veranstaltung im Hinterkopf zu behalten.

Eine klassische NACHTSCHICHT läuft so ab:

Denkt daran, in eurer Begrüßung alle Partner:innen und Kreativunternehmen zu nennen und ihnen zu danken. Macht ausreichend Fotos und vielleicht auch kurze Videos von der Zusammenarbeit und den Ergebnissen für eure Live-Berichterstattung sowie die anschließende Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit. Sammelt O-Töne und Feedback ein und bedankt euch zum Abschluss noch einmal bei allen. 

Nach der Veranstaltung könnt ihr durchatmen – und dann geht es ans Aufbereiten und Danke sagen. O-Töne und Foto-Eindrücke machen die Dankesmail und Berichte rund. Holt euch Feedback ein: Wie es war es und gibt es Interesse an einer weiteren Nachtschicht? Die Projekt-Pat:innen bleiben noch eine Weile an den teilnehmenden Organisationen dran. Sie verfolgen, wie die erarbeiteten Produkte in die Arbeit integriert werden und stehen bei Fragen zur Verfügung.

• 18.00 Uhr: Check-In
• 18:15 Uhr: Begrüßung
• 18:30 Uhr: Vorstellung der Teams
• 19:00 Uhr: Beginn der Arbeitsphase
• 24:00 Uhr: Mitternachtssnack
• 01:30 Uhr: Präsentation der Ergebnisse
• 02:00 Uhr: Ende der Veranstaltung

Checkliste: Das solltet ihr bedenken, wenn ihr eine Nachtschicht organisieren wollt

• Eine NACHTSCHICHT ist ein aufwändiges Format, da ihr Akquise bei mehreren Personen und Organisationen in verschiedenen Zielgruppen betreiben müsst.
• Der Kostenbedarf ist hoch: Es braucht eine passende Location, Catering und viele Stunden an Organisation und Öffentlichkeitsarbeit.
• Das Gute: Es gibt bereits eine Marke und umfangreiches Material (Grafik und Leitfäden) von UPJ e.V., welches euch bei der Organisation hilft. Schaut rein: nachtschicht-berlin.de/

Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung-Nicht kommerziell 4.0 International Lizenz.