Virtuelle Konferenzen und Veranstaltungen – für digitale Einsteiger:innen

Wen können wir mit virtuellen Veranstaltungen überhaupt erreichen? Eine ganze Menge! Laut des aktuellen Digital 21-Index sind inzwischen 87 % aller Menschen in Deutschland Onliner:innen. Also sozusagen fast alle?

Naja, ganz so einfach ist es dann doch nicht. Online sein heißt nur, dass diese Personen Zugang zum Internet haben. Mehr aber auch nicht. Es sind vor allem ältere Menschen und Menschen mit geringer formaler Bildung, die zu den knapp 20 % der sogenannten „digital Abseitsstehenden“ gehören. Das sind all die Menschen, die de facto nicht an der digitalen Welt teilhaben können. Entweder, weil sie über keinen Internetzugang verfügen oder weil ihre digitale Kompetenz maximal zum gelegentlichen Googlen oder E-Mails-Abrufen ausreicht, sie beim Buchen eines Bahntickets oder einer Konzertkarte aber schon überfordert sind.

Insgesamt sprechen wir von circa 16 Millionen Menschen in Deutschland. Die sozialen, ökonomischen und kulturellen Ressourcen, die die digitale Welt bereithält, sind für sie nahezu unerreichbar und vermutlich auch weitgehend unvorstellbar. Noch deutlich mehr Menschen fühlen sich überfordert und sind von einer selbstbestimmten Nutzung digitaler Medien weit entfernt.

Da muss man doch was machen!? Auf jeden Fall. Wir haben hierzu ein paar Tipps zusammengestellt, die wir aus eigenen Erfahrungen abgeleitet haben und mit den entsprechenden Zielgruppen sammeln konnten.

Johannes Grünecker studierte Politikwissenschaft und Nonprofit-Management. Im Fokus seiner Arbeit steht besonders der gemeinwohlorientierte Einsatz digitaler Technologien. Seit 2018 ist er Referent für bürgerschaftliches Engagement beim AWO Bundesverband. Davor war er bei der digitalen Engagement-Plattform vostel.de für die Beratung von NPOs zuständig.

Georg Förster ist Sozialpsychologe und beschäftigt sich vor allem mit Fragen der Organisationsentwicklung und der digitalen Transformation in „klassischen“ Non-Profit-Organisationen mit einem besonderen Fokus auf ehrenamtliche Strukturen. Er leitet die Stabsstelle für Grundsatz- und Zukunftsfragen beim AWO Bundesverband e.V.

Michael Rosellen ist Abteilungsleiter bei der AWO Niederrhein und schon seit der Jugendzeit in den Strukturen des Verbandes unterwegs. Schon länger beschäftigt er sich mit Fragen der Organisationsentwicklung innerhalb der AWO. Neben Seminaren für Ehren- und Hauptamtliche stehen auch immer wieder Fragen der Innovation und die Reaktion auf gesellschaftliche Trends im Vordergrund.

1. Eigene Vorurteile hinterfragen

Der Weg zur Öffnung virtueller Veranstaltung für weniger digitalaffine Zielgruppen beginnt zunächst im eigenen Kopf. Niemand ist davor gefeit, Menschen aufgrund ihres Alters, ihres Geschlechts oder sonstiger persönlicher Eigenschaften auch ein bestimmtes Maß an digitaler Kompetenz und entsprechender Lernfähigkeit zu- bzw. abzusprechen. Solche Vorurteile werden schnell zur selbsterfüllenden Prophezeiung. Sie können dazu führen, dass man Teile der Zielgruppe, die man eigentlich erreichen möchte, zu schnell aufgibt. Vor allem sind sie nicht hilfreich, wenn es darum geht Selbstbewusstsein und Selbstwirksamkeit der Menschen im Umgang mit digitalen Medien zu fördern. In unserer Arbeit hatten wir immer wieder mit Menschen unterschiedlicher Altersgruppen zu tun, die sehr unterschiedliche Vorerfahrung im Umgang mit digitalen Medien mitbrachten. Dabei haben wir immer wieder Überraschungen erlebt – vor allem was die Begeisterungs- und Lernfähigkeit der Teilnehmenden im digitalen Kontext angeht. Man wird sich von Vorurteilen nie ganz befreien können. Aber man sollte die eigenen Erwartungen und Annahmen kritisch reflektieren und jedem Menschen die Chance einräumen sie zu verletzen.

2. Testen, testen, testen

Es ist unangenehm in einer Videokonferenz die Person zu sein, die erstmal alles verzögert. Gerade für diejenigen, die noch wenig Routine im Umgang mit diesem Medium haben, ist das eine berechtigte Sorge. Deshalb sollte man ihnen die Gelegenheit geben, bereits vor einer Veranstaltung die Videokonferenzsoftware auszuprobieren. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, ein oder mehrere Zeitfenster anzubieten, in denen der virtuelle Veranstaltungsraum bereits geöffnet ist und eine Person bereit steht, um einzelne Teilnehmende schon mal zu begrüßen und bei technischen Problemen zu helfen. Diese Termine sollte man gut vorbereiten. Zur Vorbereitung kann z.B. eine Checkliste gehören mit allen Punkten, die mit jedem/r Teilnehmer:in getestet werden sollten (Funktioniert die Kamera? Ist die Person richtig zu sehen? Funktioniert die Audio-Übertragung? Kann der/die Teilnehmer:in den Chat bedienen?). Für den Fall, dass sowohl eine Kommunikation per Audio oder Chat erst einmal nicht möglich ist, können Karten vorbereitet werden, die man in die Kamera hält und die den Teilnehmer*innen wichtige technische Hinweise geben können (z.B. „Bitte überprüfe ob der Ton an deinem Computer eingeschaltet ist!“, „Ich habe etwas in den Chat geschrieben.“). Achtet auch darauf, dass bei solchen Vorab-Angeboten die Gruppen nicht zu groß werden, sonst wird es schnell unübersichtlich. Ziel soll es ja sein, Erfolgserlebnisse zu erfahren.

3. Niederschwellige Einstiegsangebote

Neben der Möglichkeit Techniktests anzubieten, ist auch ein weiterer Zwischenschritt hilfreich, bevor es gleich allzu ernst wird. Ein Verein, der seine Jahreshauptversammlung inklusive Wahlen virtuell durchführen möchte, tut z.B. gut daran, seinen Mitgliedern bereits vorher Möglichkeiten zu bieten, um Erfahrungen im Umgang mit digitalen Kommunikationsmedien zu sammeln. Hier kommt es noch nicht so sehr darauf an, dass alles rund läuft. So könnten zunächst einmal informelle Zusammenkünfte im Sinne „digitaler Stammtische“ – mit oder ohne inhaltlichen Rahmen – für ein offenes Gespräch den Weg zu einer größeren und wichtige(re)n virtuellen Veranstaltung ebnen. Wenn es bei diesen Anlässen hier und da noch an der Technik oder deren Bedienung hapert, kann ggf. noch nachgesteuert werden. Personen die hier Schwierigkeiten haben, können gezielt betreut werden. So ist alles schon etwas besser eingespielt, wenn es dann drauf ankommt.

4. Hybride Formate als Einstieg

Auch wenn die Pandemie Zusammenkünfte von vielen Menschen nicht ermöglicht, können sich kleine Gruppen im Zuge einer Peer-to-Peer Beratung oftmals sehr gut untereinander unterstützen. Digital eher nicht-affine Menschen haben einen anderen Blick auf die die virtuellen Geschehnisse, sie legen ihren Fokus auf andere Schwerpunkte und wissen viel besser als jede externe Beratung, auf welche Kleinigkeiten es wirklich ankommt. Wenn diesen kleinen Gruppen eine empathische und geduldige Unterstützung an die Seite gestellt wird, steht einem Erfolgserlebnis nichts mehr im Wege.

Ihr möchtet die Stimmen hinter den Buchstaben hören?
Im erzähl davon-Podcast sprechen Johannes und Georg über die acht Tipps, die in diesem Beitrag festgehalten sind – und erzählen auch darüber hinausgehend von ihren Erfahrungen in der Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen für digitale Einsteiger:innen. Jetzt anhören!

5. Die Teilnehmendenperspektive auf dem Schirm haben

Dieser Hinweis gilt im wahrsten Sinne des Wortes. Viele Videokonferenz- und auch andere Tools zeigen euch als Administratoren etwas anderes als den Teilnehmenden. Dazu kommen ggf. noch unterschiedliche Darstellungen auf unterschiedlichen Endgeräten. Gerade dann, wenn ihr es mit Einsteiger:innen zu tun habt, ist es besonders wichtig, kleinschrittig zu beschreiben, was die Teilnehmenden sehen und wie sie mit dem, was sie sehen, interagieren sollen. Im besten Falle hilft es wenn die Moderation ein zweites Endgerät zur Verfügung hat und über dieses Gerät als Teilnehmer:in eingeloggt ist. Somit habt ihr tatsächlich die Teilnehmendenperspektive auf dem „Schirm“. Wenn das parallel nicht möglich ist, solltet ihr zumindest vorab das gesamte Setup von Tools einmal aus der Teilnehmendensicht gesehen haben. Nichts ist anstrengender – für beide Seiten – als ein Supportgespräch, welches mit der Frage beginnt: „Sag mir mal was du gerade genau siehst…“.

6. Screenshot-Anleitungen und Videos in der Sprache der Zielgruppe

Die Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen erleichtert den Teilnehmenden den Einstieg und hilft euch sehr bei der Bewältigung von Problemen. Ihr gelangt in die Perspektive der Nutzer:innen und könnt so im Vorfeld mögliche Einstellungen prüfen und Lösungen bereit halten. Eine einfache Möglichkeit in der Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen bietet Windows in der Schrittaufzeichung. Das Tool ist im Zubehör-Ordner eures PCs zu finden und erstellt einzelne Screenshots, die dann verwendet werden können. Auch wenn hier und da Kleinigkeiten nicht optimal erfasst werden, erstellt das Tool recht schnell verwendbaren Content für eure Anleitungen. In jedem Fall unterstützt es bei der Erstellung von Schritt-für-Schritt Screenshots. Eine kurze Anleitung, findet ihr hier. Wenn ihr auf Bewegtbild und eine ergänzende Erklärung via Tonspur setzen wollt, dann bieten sich kurze Erklärvideos an. Die unkomplizierteste Möglichkeit, um Video-Anleitungen zu erstellen, bietet oft das jeweilige Video-Konferenz-Tool, das ihr benutzt. Dazu einfach ein Meeting beginnen, den eigenen Bildschirm freigeben und eine Aufnahme starten. Problem bei dieser Variante: Es lässt sich alles aufzeichnen, außer die Konferenz-Software selbst. Wollt ihr also Tutorials zur Bedienung eures Video-Konferenz-Tools erstellen, dann braucht ihr einen sogenannten Screen-Recorder, der genau das aufzeichnet, was ihr auswählt. Eine super Open-Source-Variante bietet OBS Studio. Es ist kostenfrei, bietet viele Funktionen und läuft auf allen gängigen Betriebssystemen. Die Grundlagen des Programms werden euch zum Beispiel hier erklärt.

Bei der Frage, wie kleinteilig solche Anleitungen sein müssen, empfiehlt es sich Vertreter:innen der Zielgruppe, die ihr erreichen wollt, möglichst frühzeitig einzubinden und sie nach der Verständlichkeit eurer Anleitungen zu fragen. Als erfahrene:r Nutzer:in digitaler Medien neigt man häufig dazu sehr viel vorauszusetzen (Beispiel: Das drei horizontale Linien untereinander in einer App in der Regel ein Menü symbolisieren, welches man öffnen kann, mag für erfahrene Nutzer*innen solcher Apps selbstverständlich sein. Für digitale Einsteiger*innen hilft ein Screenshot mit dem Hinweis, dass man das Menü hier öffnen muss).

7. Eigene „Räume“ für den Support von Einsteiger:innen anbieten

Gerade wenn sich erfahrenere und unerfahrenere Teilnehmende mischen, fällt auch das Bedürfnis nach Unterstützung beim Einstieg in eine Veranstaltung möglicherweise auch sehr unterschiedlich aus. Diejenigen, die mit dem Medium noch unsicher sind, können so schnell zusätzlich eingeschüchtert werden, halten sich eventuell zurück und wollen den Ablauf nicht unnötig mit Fragen oder Problemanzeigen stören. Daher ist es hilfreich ihnen auch ausreichend Raum zu geben, um Fragen zur Technik zu stellen oder Probleme zu beheben, ohne dass sie dadurch bei größeren Videokonferenzen stark in den Fokus geraten. Konkret kann dies erreicht werden, indem z.B. extra Break-Out-Räume für den Support angeboten werden. So können Teilnehmende mit technischen Fragen oder Problemen ein entsprechendes Signal an die Moderation geben und werden ggf. in einen virtuellen Raum verschoben, in dem dann ein Troubleshooting stattfinden kann, ohne dass dabei die Veranstaltung aufgehalten wird und unnötiger Druck entsteht.

8. Negative Dynamik vermeiden, Fehlerfreundlichkeit vermitteln, Fokus auf das Funktionierende

Bei virtuellen Veranstaltungen mit digital eher unerfahrenen Teilnehmenden ist nicht unwahrscheinlich, dass es aufseiten der Teilnehmenden zu technischen Problemen kommt, die sich nicht kurzfristig beheben lassen. Auch wenn Testtermine angeboten wurden – es ist nicht immer gesagt, dass wirklich alle von diesem Angebot Gebrauch machen. Hier und da kann es dann auch passieren, dass sich negative Stimmung breit macht: Besonders dann, wenn einzelne Teilnehmende, die technische Schwierigkeiten erleben, ihren Unmut sehr deutlich äußern („Hier funktioniert ja gar nichts…“). Wie man darauf als Moderator:in gut reagiert, ist sicherlich von der Situation abhängig. Ein Patentrezept gibt es hierfür nicht. Aber ein paar Dinge können hier auf jeden Fall helfen:

• Ruhe bewahren.
• Grundsätzliches Verständnis dafür zeigen, dass es unangenehm ist, wenn etwas nicht richtig funktioniert.
• Deutlich machen, dass es bei der Nutzung neuer Kommunikationsmittel natürlich erstmal hier und da auch zu Problemen kommen kann und es sich letztlich auch um einen gemeinsamen Lernprozess handelt.
• Wenn einzelne Teilnehmende anfangen Stimmung gegen „die Technik“ zu machen, die angeblich nicht funktioniere, kann es sinnvoll sein, die Teilnehmenden zu fragen, ob ähnliche Probleme auch bei anderen auftreten. Somit stellt man sicher, dass es sich nicht doch um ein generelles Problem handelt und vermittelt der Person mit den technischen Schwierigkeiten, dass es nicht „die Technik“ ist, die nicht funktioniert.
• Gleichzeitig soll natürlich niemand mit seinen technischen Problemen allein gelassen werden. Sofern es weitere Veranstaltungen gibt, sollte man natürlich das Angebot machen, bei der Lösung der technischen Probleme bis zur nächsten Folgeveranstaltung zu helfen.
• Sofern ein extra Support-Raum existiert (s.o.), lässt sich die Situation natürlich darüber sehr elegant lösen.

Wichtig ist es, solchen Situationen auch im Vorfeld einer Veranstaltung präventiv entgenzuwirken und bereits in der Einladung deutlich zu machen, welche Support-Möglichkeiten bestehen und welche nicht. Sofern man während einer Veranstaltung nicht die Möglichkeit hat, technischen Support anzubieten, sollte man dies auch im Vorfeld deutlich kommunizieren, auf Vorab-Testtermine verweisen und sich dann ggf. in der oben beschriebenen Situation auch darauf berufen.

Dieser Artikel wurde in unserem „Handbuch Virtuelle Konferenzen“ erstveröffentlicht. Gemeinsam mit innovativen Moderator:innen und Facilitator:innen und erfahrenen Onlinekonferenz-Durchführer:innen beleuchten wir darin die unterschiedlichen Facetten eines erfolgreichen Online-Events. Das Handbuch ist Work-in-Progress und kollaborativ aufgesetzt. Viele Akteure schreiben mit, der Inhalt entwickelt sich weiter, ebenso wie die gesammelten Checklisten, How-Tos und Tool-Tipps aus der Praxis. Aber: Lest selbst – oder schreibt doch einfach auch mit.

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