Planung einer Hybrid-Veranstaltung

Eine neue Art der Veranstaltungsplanung rollt auf uns zu. Tom Leppert und Hilke Posor haben im 3. Teil der Serie zu hybriden Veranstaltungen 11 Fragen zusammengestellt, die ihr euch bei der Planung eurer zeitgleich On- und Offline stattfindenden Veranstaltung stellen solltet.

Zwei Laptops stehen auf einer Theke, auf beiden läuft ein Zoom-Call, drumherum Kabel, Mikros und Studioatmoshäre

Hybride Veranstaltungen können unterschiedliche Formen annehmen. Das Spektrum reicht von der einfachen, ins Internet gestreamten Vortragsreihe ohne Publikumsbeteiligung bis hin zur mehrtägigen, an mehreren physischen und virtuellen Orten gleichzeitig stattfindenden Fachkonferenz mit online unterstützter Vor- und Nachbereitsphase.

Wer sich dem Thema nähert, stößt in der Planung und Vorbereitung schnell auf eine Vielzahl von Fragen. Dabei merkt man: So wenig wie es das eine Hybrid-Format gibt, so wenig lässt sich auch die Planung einer solchen Veranstaltung standardisieren. Im Folgenden findet ihr ein paar Leitfragen. Sie können euch dabei helfen, die Planung etwas zu systematisieren.

Jede einzelne der Leitfragen ließe sich sehr ausführlich erläutern. Wir belassen es aber bei einzelnen Beispielen und Aspekten. Dabei verstehen wir hier hybride Veranstaltungen im engeren Sinne: Wir meinen also solche, die einen oder mehrere Kanäle zur Rückkoppelung in Echtzeit eingebaut haben, so dass die entfernten Teilnehmenden nicht nur zuschauen/-hören können, sondern echte Mitmachmöglichkeiten haben. 

#1 Welche Art von Veranstaltung plane ich?

Beispiel: Die vergleichsweise kurze Podiumsdiskussion mit Publikumsbeteiligung ist weniger komplex als die zweitägige Fachkonferenz. Veranstaltungen mit Arbeitsgruppen erfordern andere Planungen als Veranstaltungen mit nur einem Gesamtforum. Es macht Sinn, sich über die Form der Veranstaltung klar zu werden um dann überlegen zu können, welche Online- und Offline-Elemente dafür geeignet sind und wie sie zueinander im Verhältnis stehen. 

#2 Welchen Zeitrahmen plane ich für die Veranstaltung?

Wir haben gelernt: Die Teilnahme an Online-Veranstaltungen ist für viele Menschen – auch die Moderation – etwas anstrengender. Acht oder gar mehr Stunden am Stück funktioniert online nur selten, offline schon eher. Darauf müssen auch hybride Veranstaltungen Rücksicht nehmen und entsprechend kürzer bzw. mit Pausen planen. Wichtig wird dabei auch: Mitbedenken, was die Offline-Teilnehmenden in der Zeit machen, wo Online Sendepause ist. Brauchen sie ein Extra-Programm?

Aus einem seitlich zu sehenden Laptop kommt eine von türkisen Datenautobahnen umzogene Hand, die eine menschliche Hand der Person am Laptop schüttelt.

#3 An welchen Stellen will ich entfernte Teilnehmende einbinden und auf welche Weise?

Beispiel: Der Impulsvortrag einer Referentin erfordert womöglich nur die Option für schriftliche Fragen, die sie dann beantwortet. Der hybride Strategieworkshop braucht hingegen Live-Diskussion aller Teilnehmenden in Ton und Bild sowie die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und auf eine Visualisierung zuzugreifen. Es kann auch Sinn machen, nur Teile einer Veranstaltung online zugänglich zu machen und zwischen Offline- und Online-Phasen zu wechseln.

#4 Plane ich eher eine Offline-Veranstaltung mit Online-Elementen oder umgekehrt?

Beispiel: Die Mitgliederversammlung in Hamburg mit 5 Leuten vor Ort und 30 zugeschalteten aus der Ferne nutzt womöglich andere Tools und entwickelt eine andere Dynamik als das BarCamp mit 80 Menschen vor Ort und 30 zugeschalteten Teilnehmenden.  Je nachdem, welche Veranstaltungsart „dominiert“, lassen sich Elemente der je anderen Art dazuplanen.

#5 Welche Instrumente und Tools nutze ich, um eine Beteiligung aus der Ferne zu ermöglichen?

Je nach Art der gewünschten Einbindung lassen sich unterschiedliche Tools nutzen. Ob Abstimmungssoftware, Whiteboard, Mindmap oder virtuelle Vorlagen für Design Thinking: Es stellt sich immer die Frage, wie diese Instrumente gleichermaßen von den Menschen vor Ort und online genutzt werden können. Die Metaplanwand im Workshopraum funktioniert nicht für die Online-Teilnehmenden, die Zoom-Abfrage nur eingeschränkt für die Offline-Teilnehmenden.

#6 Welche Inhalte und Formate funktionieren offline wie online?

Das ein oder andere erprobte Offline-Element muss neu gedacht werden, zum Beispiel die Kaffeepause mit informellen Gesprächen oder Soziogramme (Aufstellungen) als Aufwärmübung. Aber auch mittlerweile gewohnte Online-Elemente lassen sich nicht ohne weiteres ins Offline überführen: Gegenstände in die Kamera halten zur Auflockerung oder das Chatten nebenbei während eines Vortrages zum Beispiel. In beide Richtungen gilt: Wie lassen sich Veranstaltungselemente so gestalten, dass sie sowohl im Offline- wie im Online-Raum funktionieren? Das gilt für die Poster-Session oder eine stille Diskussion über Flipcharts aus dem Offline-Raum genauso wie für das gemeinsame Nutzen eines Whiteboards oder spontane Breakouts im Online-Raum.

Eine kleine Plastikfigur eines Bärchens im Anzug mit Mirkofon steht auf einem weissen Tisch

#7 Bei Audio- und Videoübertragung: Wer soll wann für wen zu hören und zu sehen sein?

Beispiel: Sollen nur die Diskussionsteilnehmenden einer Podiumsdiskussion zu hören und sehen sein und die Teilnehmenden im Raum stellen ihre Fragen per Online-Tool? Oder sollen sie auch für die Übertragung ins Netz zu hören/ sehen sein? Analog: Wie sieht das für die Teilnehmenden im Netz aus, wenn sie sich zu Wort melden? Sind sie für die Offline-Veranstaltung seh- und hörbar?

Und, ganz wichtig aus Datenschutzgründen: Sind alle im Offline- und Online-Raum damit einverstanden, dass ihr Ton und Bild digital verbreitet wird? Wird intern oder öffentlich gestreamt?

#8 Wie entsteht Kollaboration in Workshops?

Wir sind es gewohnt, in Workshops in kleineren Arbeitsgruppen zusammen zu arbeiten. Was aber passiert, wenn die Hälfte der Teilnehmenden online zugeschaltet ist? Werden die auf Arbeitsgruppen verteilt? Haben die Arbeitsgruppenräume dann jeweils extra Monitore, um mit den Offline-Teilnehmenden arbeiten zu können? Oder bilden die Offline-Teilnehmenden eigene Arbeitsgruppen? Wie wird für alle sichtbar dokumentiert? Hat etwa das Flipchart ausgedient und alle müssen von ihrem Laptop aus digitale Tools nutzen?

#9 Welche Technik wird benötigt?

Der Weg zu professioneller Konferenztechnik ist bei hybriden Veranstaltungen fast schon vorgezeichnet. Wer etwa Gruppengespräche in den virtuellen Raum übertragen will, kommt um hochwertige Raummikrofone ebensowenig herum wie um Kameras zur je passenden Übertragung der Bilder von Gruppen und Einzelpersonen. Entfernte Teilnehmende müssen möglicherweise über große Bildschirme gut sichtbar und über Lautsprecher hörbar sein. Arbeitsergebnisse müssen für alle sichtbar geteilt und bearbeitbar sein. 

Zwei Männer sitzen an einem Mischpult für Bild und Ton, im Hintergrund sieht man einen Kameramann, der die Moderatorin vor einer Leinwand filmt, auf der wiederum ein digital zugeschalteter Interviewpartner zu sehen ist.
Richtig großes Technikaufgebot gab es beim Digital Social Summit | Online im Studio von AlexTV – es geht aber auch mit deutlich weniger Technik. Einen Erfahrungsbericht zum Summit gibt es hier.

#10 Wie wird moderiert?

Wir haben in der Online-Moderation gelernt, dass es schnell sinnvoll sein kann, mit zwei Moderator:innen zu arbeiten. Auch die besonderen Anforderungen an die Online-Moderation sind uns mittlerweile bekannt. Hybrid wird all das nochmal verstärkt, weil eine Offline-Moderation nicht auch gleichzeitig den Online-Raum im Auge behalten kann. Und gleichzeitig brauchen alle Moderator:innen das Verständnis und Gespür für die aktuellen Entwicklungen in beiden Räumen. Gute Abstimmung ist ein Muss.

Zwischenfazit:

Eigentlich plant man zwei Veranstaltungen

Je länger man sich mit den Fragen zur Vorbereitung einer hybriden Veranstaltung beschäftigt, desto klarer wird: Man plant eigentlich zwei Veranstaltungen. Beide Seiten haben ihre je eigenen Herausforderungen. Die Kunst besteht darin, beide Seiten mit all ihren Anforderungen zu erfassen und bestmöglich zusammenzuführen. Das erhöht – je nach Ausgestaltung der Veranstaltung – die Komplexität, den Aufwand und die Anforderungen an die Organisation und Moderation. 

Für den Anfang empfiehlt es sich daher, klein anzufangen und zum Beispiel nur Teile einer Veranstaltung mit vorwiegend „Sendecharakter“ (Impulsvorträge zum Beispiel) zu streamen und über Chat Fragen und Anmerkungen entgegenzunehmen. Eine andere Einstiegsoption kann es sein, tatsächlich in kleinem Rahmen zwei Veranstaltungen zu planen und lediglich punktuelle Berührungspunkte zwischen der Online- und der Offline-Veranstaltung einzuplanen, zum Beispiel durch das Teilen von Diskussionsergebnissen. Hierbei übernimmt die Moderation quasi eine relais-Funktion. Je nach Erfahrungsgrad und Ressourcenausstattung kann dann weiter gesteigert werden. 

Der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen kommt dabei zunehmende Bedeutung zu: Gerade bei einem so voraussetzungsreichen Thema wie diesem gilt es, die Erfahrungen und Kompetenzen in der Organisation und  Durchführung von hybriden Veranstaltungen zu teilen. Es würde keinen Sinn machen, wenn sich jede Organisation alleine auf diese Lernreise macht. Dabei können Partnerschaften entstehen, in denen man sich zum Beispiel untereinander Technik ausleiht und in der Planung und Moderation unterstützt. 

Die wichtigste Frage bei der Durchführung von hybriden Veranstaltungen lautet daher bis auf weiteres:

# 11 Wer aus unserem Umfeld
hat damit schon Erfahrung und kann uns helfen?

Dazu ein Hinweis von D3 – so geht digital: In Kürze veröffentlichen wir die erste Fassung eines kollaborativ erstellten Handbuchs “Virtuelle Konferenzlandschaften”, in dem viel Wissen und potentielle Partner:innen zu finden sind. Den Link findet ihr in Kürze auch an dieser Stelle.

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Bild von Dr. Hilke Posor mit blondem kinnlangen Haar und einem schwarzen Oberteil.

Dr. Hilke Posor findet ihre Erfüllung, wenn Teams über sich hinauswachsen. Dieser Leidenschaft geht sie als geschäftsführende Gesellschafterin der Heldenrat GmbH nach, einem Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt auf nachhaltigem Wirtschaften und sektorübergreifenden Kompetenztransfer. Sie ist Mitgründerin von Heldenrat – Beratung für soziale Bewegungen e.V.. und begleitet dort seit 2004 sozialen Initiativen.

Tom Leppert lächelt in die Kamera, Er trägt ein blaues Jackett und eine gestreifte Krawatte.

Dr. Thomas Leppert diskutiert gern leidenschaftlich über Folgen der Digitalisierung. Er ist geschäftsführender Gesellschafter der Heldenrat GmbH, einem Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt auf nachhaltigem Wirtschaften und sektorübergreifenden Kompetenztransfer. Er ist Mitgründer von Heldenrat – Beratung für soziale Bewegungen e.V. und begleitet dort seit 2004 soziale Initiativen.

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