Das Thema Digitalstrategie begleitet uns seit der Stiftungsgründung 2015, auch wenn wir den Prozess lange so nicht genannt haben. 2016 haben wir begonnen, ein geeignetes Datenbanksystem, also ein CRM (Customer-Relationship-Management), zu suchen. Eine Kollegin recherchierte und testete unterschiedliche Anbieter. Keines schien auf Anhieb geeignet. Die Programme bildeten zwar alle Grundfunktionen ab, aber sobald individuelle Features dazu programmiert werden müssten, wurde es teuer.
Weitere Hemmnisse waren Aspekte wie der technische Support. Ein Anbieter aus Süddeutschland wäre beispielsweise nicht immer verfügbar und würde höhere Nebenkosten bedeuten. So blieb unsere Suche bis 2018 ergebnislos, dafür waren wir nun leicht frustriert. An diesem Punkt habe ich mich dem Thema angenommen. Mich motivierte, dass Digitalisierung viele Organisationen beschäftigt.
Die Vorbereitung
Ich begann, mich mit anderen Organisationen auszutauschen und viele Veranstaltungen und Community Events zu besuchen. Ich wollte wissen, wie es die anderen machen und von ihren Erfahrungen lernen. Das war und ist immer sehr inspirierend. Nach dem ersten Digital Social Summit Anfang 2019 traf ich auf dem Deutschen Stiftungstag im Mai Johannes Müller von CorrelAid, einem Netzwerk ehrenamtlicher Datenanalyst:innen. Auf dem Flur fragte ich ihn, ob er ein Datenmanagementsystem empfehlen kann. Johannes meinte, das hinge sehr von den Bedarfen in unserer Stiftung ab und schlug einen Workshop vor. In der Vorbereitung dazu wurde uns klar, dass die Digitalisierungsherausforderungen unserer Organisation inzwischen über eine gemeinsame Kontaktdatenbank hinausgingen. Uns beschäftigte auch, wie wir Dokumente gemeinsam in Echtzeit bearbeiten können, die Automatisierung von Prozessen und das Zusammenführen von Informationen gelingen kann.
Die Expedition beginnt
Unser Workshop mit Johannes Müller und Jan Dix fand im Herbst 2019 bei uns in Güstrow statt. Wir sind alle Bereiche durchgegangen. Welche Prozesse, Schritte und dazugehörigen Dateien gibt es? Wer hat welche Anforderungen an das Tool? Wo könnte was automatisiert werden? Die Quellen der Mehrarbeit wurden sichtbar: So haben wir zum Beispiel gesehen, dass wir bei der Antragsstellung für Projektförderungen die Stammdaten bisher in drei unterschiedlichen Dokumenten erfasst haben. Irgendwann begannen Johannes und Jan zu tuscheln, wandten sich uns zu und meinten, alles, was wir bräuchten, könnte Microsoft Dynamics abdecken. Da waren wir verblüfft. Microsoft 365? So einfach? Das war ein richtiger Aha-Moment. Daran hatten wir noch gar nicht gedacht, dabei arbeiteten wir bereits mit den gängigen Programmen.
(Foto: D3 / Claudia Höhne)
2. Monat, November 2019
Direkt im November trafen wir unseren IT-Dienstleister. Unser Ansprechpartner war offensichtlich viel in der Industrie und Wirtschaft unterwegs und hatte keine Ahnung von gemeinnützigen Organisationen, davon, wie wir ticken und was wir brauchen. Die Kommunikation war richtig schwierig. Was wir dabei aber herausfanden, war, dass wir neben Word, Excel, Power Point und Outlook alle weiteren Anwendungen von Microsoft 365 nutzen und damit auch online arbeiten können. Vor uns tat sich zum zweiten Mal das ganze, noch unbekanntes Microsoft-Universum auf. Eine Erkenntnis ist auf jeden Fall, dass es sich zu prüfen lohnt, welche Möglichkeiten bestehende, bereits in der Organisation genutzte Tools und Lizenzen bieten und diese auszuschöpfen. Bei uns war nun klar, dass wir hier Schulungsbedarf haben.
6. – 8. Monat, Frühling 2020
Mit Corona ist uns das Thema Digitalisierung auf die Füße gefallen. Wir wären gerne weiter gewesen. Jenseits von Trello und Slack wurde im Lockdown eklatant, dass nur für die Hälfte unseres Teams die technischen Voraussetzungen gegeben waren, um von zu Hause zu arbeiten. Dass alle Mitarbeiter:innen der Stiftung auch remote arbeiten können, wurde ein Ziel unserer Digitalstrategie.
Das Worst-Case-Scenario wäre, dass später einzelne Mitarbeiter:innen heimlich old-school-analog weiterarbeiten, weil wir es nicht geschafft haben, eine Lösung zu finden, mit der alle zufrieden sind und gerne arbeiten. Es ist mir daher sehr wichtig, dass wirklich alle in dem Prozess mitgenommen werden.
9. – 10. Monat, Sommer 2020
Je umfangreicher unser Digitalisierungsbedarf wurde, um so unklarer wurde die Finanzierung unseres Vorhabens. Im Sommer haben wir alle Posten zusammengetragen und ein Vorhaben-Paket geschnürt. Auch den Relaunch unserer Webseite und eine externe Organisationsberatung haben wir hier berücksichtigt. Denn inzwischen ist deutlich geworden, dass sich mit neuer Technik und neuen Tools die Arbeitsweise in unserer Stiftung verändern würde.
Wie wichtig externe Unterstützung bei einem solchen Veränderungsprozess ist, hatte ich oft gehört. Ich als Teil des Teams könnte das alleine nicht sicherstellen. Das Worst-Case-Scenario wäre, dass später einzelne Mitarbeiter:innen heimlich old-school-analog weiterarbeiten, weil wir es nicht geschafft haben, eine Lösung zu finden, mit der alle zufrieden sind und gerne arbeiten. Es ist mir daher sehr wichtig, dass wirklich alle in dem Prozess mitgenommen werden.
Da wir uns als Kompetenzzentrum verstehen, wurde uns in unseren internen Gesprächen auch immer klarer, dass wir unser Wissen zum Thema Digitalisierung unbedingt an unsere Zielgruppe weitergeben wollen. Es ist unsere Aufgabe, engagierte Menschen in gemeinnützigen Organisationen auch bei der Digitalisierung zu unterstützen. Dabei wollen wir sie in Zukunft beraten und begleiten. Unser erstes Pilotprojekt ist das Stipendium Organisationsentwicklung. Mit bis zu 3.000 Euro fördern wir zehn Vereine dabei, ihre Prozesse und Strukturen mit professioneller Beratung zu durchdenken, sich weiterzubilden oder in Hard- oder Software zu investieren.
12. Monat, Herbst 2020
Inzwischen haben wir über Umwidmung einen Weg zur Finanzierung unserer Digitalisierungsoffensive gefunden. Die Landesregierung hat uns dabei sehr unterstützt. Der erste Workshop zur MS 365-Lizenz hat endlich stattgefunden. Leider kann uns unser IT-Dienstleister nur zur technischen Seite beraten und nicht, wie welches Tool die Arbeitsweise verändert. Eine Beratung, die beides kombiniert, wäre hier super hilfreich. In Zukunft werde ich die Ansprechpartnerin für Digitalisierung in unserer Stiftung bleiben. Zu der Projektmanagement-Methode Scrum, für die ich mich schon eine Weile interessiere, besuche ich in ein paar Wochen eine Weiterbildung. Vielleicht ist sie langfristig auch für unsere Stiftung geeignet. Damit zu arbeiten, wäre allerdings ein Ziel über den Herbst 2021 hinaus.
Ich bin sehr gespannt, wie sich im nächsten Jahr unsere Organisation verändern wird und bin froh, dass unsere neue Geschäftsführerin unsere Digitalstrategie unterstützt.
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