Digitales Arbeiten: So geht Home Office

Aufstehen, ab an den Schreibtisch, Laptop hochfahren und loslegen: So einfach kann das Arbeiten von zu Hause sein.

Aber ist das auch zielführend? Nicht unbedingt. Denn um als Team über mehrere Wochen räumlich getrennt, aber trotzdem kollaborativ (und datensparsam) miteinander zu arbeiten, lohnt es, das Home Office aktiv zu gestalten. Damit das gelingt, haben wir für euch unsere internen Home Office-Guidelines zusammengefasst – mit freundlicher Unterstützung von Michael Metzger und MoreThanDigital.

1. Etabliert (Team)Strukturen: Hallo und Tschüss sagen

Startet und beendet den Tag gemeinsam. In einem morgendlichen Video-Check-In tauscht ihr euch über den anstehenden Tag und darüber, woran ihr heute arbeiten möchtet, aus. Am Ende des Tages reflektiert ihr euren Arbeitstag im Check-Out: Was lief gut, was hätte besser laufen können? Welche ToDos des Tages wurden erfolgreich erledigt? Welche nicht, und warum? Wichtig ist auch, im Check-Out die gemeinsamen Erfolge zu “feiern”. Denn wenn die Kneipen schon leer bleiben, kann man sich ja zumindest virtuell zuprosten! Eine detaillierte Anleitung zur Gestaltung von Check-Ins & -Outs findet ihr hier.

2. Nutzt die richtigen Tools

Home Office steht und fällt mit dem Einsatz der richtigen Software. Da die Datenschutzbestimmungen bei den populären Anbietern oft unzureichend sind, haben wir datensparsame Alternativen ebenfalls mit aufgeführt.

• Messenger-Dienste wie Slack erleichtern die schnelle, interne Kommunikation. Eine datensparsamere Open Source-Alternative ist Mattermost. Beide Applikationen bieten die Möglichkeit des Videochats zwischen zwei Personen.
• Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmer:innen könnt ihr über Zoom, Adobe Connect, Google Hangouts, meetgreen oder Microsoft Teams (und noch viele weitere Programme) abhalten. Dabei seht ihr euch, könnt eure Bildschirme teilen und sogar Whiteboard und Kommentarfunktionen nutzen. Wenn ihr G-Suite oder Microsoft Teams nutzt, ist das für euch auch in Gruppen kostenlos. Datenschutzrechtlich zu empfehlende Open Source-Alternativen sind z.B. Jitsi oder Mumble. Mumble bietet allerdings keine Video-, sondern realisiert lediglich Telefonkonferenzen.

Ein kleiner Tipp: Die versendeten Datenmengen steigen aufgrund der Corona-Krise gerade rasant an. Vorgänge mit hohem Datenvolumen (wie bspw. Videokonferenzen) sollten deswegen auch nur dann genutzt werden, wenn sie einen tatsächlichen Mehrwert gegenüber der jeweiligen Alternative (bspw. Telefonkonferenzen) bieten. Das schützt die genutzten Dienste nicht nur vor Überlastung, sondern verringert auch unseren Energieverbrauch.

• Projektmanagement geht mit Kollaborations-Tools wie Trello, Favro oder Asana sehr gut online – auch wenn alle im gleichen Büro arbeiten. Praktisch: Sowohl Trello als auch Asana können mit Slack verknüpft werden.
• Mit ihren Überarbeitungs- und Kommentarfunktionen sind die Docs und Sheets in Google Drive gut geeignet, um auch komplexe Dokumente im Team abzustimmen – auch live in einer virtuellen Besprechung. Auch Menschen mit wenig Digitalerfahrung kommen damit in der Regel gut klar. Alternativ können Dateien über Cloud-Systeme wie Dropbox miteinander geteilt werden. Falls ihr in Bezug auf den Datenschutz bei den US-amerikanischen Herstellern skeptisch seid: Eine europäische Alternative zu Google Drive ist Zoho Office – datensparsame Cloud-Server sind Nextcloud oder Teamdrive.

3. Passt eure Kommunikation an

Die größte Herausforderung ist weniger die Nutzung der Tools, sondern die richtige Form der Kommunikation, die das Home Office erfordert: Denn rund 70 % unserer Kommunikation erfolgt über Körpersprache und Tonalität. Im Büro mag ein schnell hingeworfener Satz zur Klärung von Sachverhalten ausreichen, bei räumlicher Trennung kann dies jedoch schnell verwirren.

Grobe Grundregel: Je simpler die zu klärenden Dinge sind, desto stärker bietet sich die Messenger-Kommunikation an, je komplexer es wird, desto sinnvoller ist der direkte Austausch. Wichtige, formale(re) Dinge werden per E-Mail kommuniziert. Hättet ihr euch im Büro für ein Meeting zusammengesetzt? Dann macht es jetzt einfach auch – nur eben per Telefon- oder Videokonferenz. Wichtig ist, dass ihr davor transparent festhaltet, welcher Kanal für welche Anliegen genutzt wird – so erspart ihr euch zerfaserte Informationsflüsse.

4. Bleibt im (emotionalen) Austausch

Remote und digital hin oder her – Menschen bleiben Menschen: Wir wollen uns auch mal an der Kaffeemaschine unterhalten und gesehen und geschätzt werden. Im Kontext dessen, dass die aktuelle Situation voraussichtlich länger bestehen bleibt, spricht wenig dagegen, per Videokonferenz “gemeinsam” Mittag zu essen und sich über Dinge abseits der Arbeit austauschen oder per Slack GIFs und Emojis hin- und herzuschieben. Dies fördert die Teamchemie und sorgt dafür, dass wir auch weiterhin nicht nur im Arbeitskontext, sondern auch als Menschen miteinander interagieren.

Aber: Arbeitsbezogene Messenger-Kanäle sollten nicht mit “privaten” Inhalten gefüllt werden. Und ein inhaltliches Meeting bleibt ein inhaltliches Meeting. Wer danach noch schnacken möchte, kann einfach länger im virtuellen Konferenzraum bleiben.

5. Trennt Arbeit und Freizeit

Im besten Fall arbeitet ihr nicht an eurem privaten Laptop und schafft euch einen Ort, der auch nur für die Arbeit vorgesehen ist. Feierabend und Mittagspause ist Freizeit.

Auch wenn es verlockend sein kann, aus Gründen der Gemütlichkeit im Bett zu arbeiten, führt dies auf mittelfristige Sicht dazu, dass Arbeit und Privatleben immer weiter verschwimmen. Motivationseinbuße und eine negative Work-Life-Balance inklusive. Deswegen: Pausen machen, sich bewegen und den (Arbeits-)Laptop nach Feierabend geschlossen lassen!

6. Evaluiert und findet euren eigenen Weg

Was bei D3 gut funktioniert, muss nicht zwangsläufig auch für euch die richtige Arbeitsweise sein. Experimentiert, findet euren eigenen Weg und gebt euch die Zeit, die die Umstellung auf die gänzlich digitale Arbeitsweise benötigt. Niemandem ist geholfen, wenn ihr vorschnell fixe Strukturen aufbaut, die nicht produktiv sind.

Um euren individuellen Home Office-Weg als Organisation zu finden, lohnen sich regelmäßige Retro-Termine, in denen ihr gemeinsam als Team reflektiert, welche Strukturen (z.B. Check-Ins & Check-Outs) und Kommunikationswege (E-Mail vs. Messenger) sich als sinnvoll erweisen.

So, jetzt wieder ran an die Arbeit!

Falls ihr euch aber noch weiter zu diesem Thema informieren möchtet: Noch mehr Informationen zum gelingenden Arbeiten von zu Hause gibt es bei Michael Metzger und MoreThanDigital, die uns bei diesem Artikel unterstützt haben. Einen sehr umfangreichen und tollen Guide mit vielen Tipps & Tricks findet ihr als PDF außerdem bei den Kolleg:innen von t3n.

Auch wir bleiben am Thema dran: Im nächsten Artikel unserer Serie beleuchten wir, wie die digitale Zusammenarbeit besser funktioniert. Bleibt dran & bleibt gesund!

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