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„Veränderung ist das, was die Leute am meisten fürchten“, hat schon Dostojewski gewusst.
Im Durchschnitt befürworten etwa 15% eine Veränderung, ebenso viele lehnen sie ab, der Großteil verhält sich eher neutral. Ob neue digitalisierte Prozesse oder Besprechungs- und Abspracheroutinen: Damit ein Veränderungsprozess (Change-Prozess) nachhaltig gelingt, solltest du also die Mehrheit für die Veränderung gewinnen. Das gelingt dir durch ehrliche sowie regelmäßige Kommunikation und durch die Partizipation deiner Mitarbeiter:innen. Mit den folgenden Tipps gewinnst du das Vertrauen für den Veränderungsprozess Stück für Stück. „Wir entwickeln gemeinsam unsere Zukunft“ statt „Wir haben das schon immer so gemacht“.
1. Überzeuge den trägen Elefanten in uns
Unser Gehirn kennt zwei Systeme des Denkens: Das rationale System und das emotionale System. Das zu wissen – und vor allem zu nutzen – ist für jeden Veränderungsprozess ein riesiger Vorteil. Um die Funktionsweise der beiden Systeme einfach zu verstehen, hat der amerikanische Psychologe Jonathan Haidt eine schöne Metapher entwickelt: Unser Verstand ist ein Reiter, der auf einem Elefanten sitzt. Der Reiter symbolisiert unser rationales System, der Elefant das emotionale Unbewusste. Der Reiter versucht den Elefanten zu steuern. Das Tier ist jedoch viel größer und schwerer als er. Wenn der Elefant also keine Lust hat, dann geht er weiter seinen gewohnten Weg – egal, ob und welche Anweisungen der Reiter gibt.
Damit du im Change-Prozess nicht nur den Reiter ansprichst, sondern auch den Elefanten, solltest du folgende Punkte beachten:
- Das Ziel muss klar sein. Der Reiter braucht eine Art Wegbeschreibung
- Der Elefant muss motiviert werden
- Der Weg sollte überschaubar sein, ohne Hindernisse und möglichst kurz
Die nächsten Tipps helfen dir den Elefanten direkt anzusprechen
2. Entwickle eine überzeugende Change-Story
Du bist überzeugt von der Notwendigkeit der Veränderung? Du kannst jede kritische Frage zum Change-Prozess klar und nachvollziehbar beantworten? Dann ist es an der Zeit, deine Mitarbeiter:innen ebenso zu überzeugen: Mit einer glaubwürdigen und überzeugenden Change-Story. Damit schaffst du Klarheit und vermeidest Gerüchte unter den Mitarbeiter:innen.
Diese Story sollte Antworten auf folgende Fragen liefern:
- Notwendigkeit: Wozu machen wir das?
- Ziel: Wo wollen wir hin?
- Auswirkung: Was bleibt? Was ändert sich? Was folgt aus den Veränderungen?
- Wegbeschreibung/Change-Dramaturgie: Wie sehen die konkreten Schritte aus? Wer ist die Zielgruppe? Was ist der ungefähre Zeitplan?
- Kommunikation und Beteiligung: Welche Kommunikations- und Partizipationsformate gibt es?
Die Story sollte bestmöglich auf Zahlen und Statistiken verzichten. Sie soll die Mitarbeiter:innen erreichen, überzeugen und begeistern. Nutze die Wirkung des Storytellings. Du kannst durch das Storytelling nicht nur Wissen, sondern auch Werte und Erfahrungen vermitteln, Lösungen für aktuelle Probleme aufzeigen und Emotionen auslösen. Die Mitarbeiter:innen können so besser in das Geschehen eintauchen. Kreiere Botschaften, die bewegen und im Kopf bleiben. Der Elefant in uns wird zuhören.
Wie diese Story aussehen kann und umgesetzt wird, zeigt der kleine Film über den Veränderungsprozess der Hotelkette Upstalsboom.
3. Sei entspannt und gut vorbereitet
Wenn du andere von der Veränderung überzeugen möchtest, bist du am besten ausgeschlafen, entspannt und gut vorbereitet. In diesem Zustand wirkst du überzeugender und sicherer. In Stresssituationen sind Menschen wesentlich risikoscheuer und agieren eher aus einer Angst heraus. Solltest du selbst gestresst sein, wirkt das auch auf andere. Du bist dann eventuell eher auf Probleme und Sorgen fokussiert, deine Körpersprache wirkt unsicher.
Das Fundament für eine erfolgreiche Kommunikation ist auch hier: Wenn du von der Veränderung überzeugt und authentisch bist, begeisterst du auch deine Mitarbeiter:innen.
4. Inspiriere und ermutige Mitarbeiter:innen für die Mitgestaltung des Prozesses
Lade deine Mitarbeiter:innen ein, den Change-Prozess mitzugestalten. Entwickle und biete regelmäßig Formate zur Interaktion und Partizipation. Die Betroffenen machst du zu Beteiligten. Sie entwickeln so eher Begeisterung und Leidenschaft für den Prozess. Der Change-Prozess wird zur Teamarbeit, an dem sich alle beteiligen können. Ein weiterer Vorteil: Die Mitarbeiter:innen sind Expert:innen in ihren jeweiligen Bereichen. Nutze dieses Wissen für deinen Veränderungsprozess.
Die intrinsische Motivation wird gefördert, eventuell vorhandene negative Denkmuster werden ins Positive verkehrt und die kreativen Potenziale der Mitarbeiter:innen entfalten sich. Als Formate bieten sich Events an, monatliche Treffen zur Vernetzung der Führungskräfte, Town Hall Meetings oder Worldcafés.
5. Nimm die Perspektive der Mitarbeiter:innen ein
Du bist im Change-Prozess immer schon ein paar Schritte weiter als deine Mitarbeiter:innen. Mache dir das zu jeder Zeit bewusst und habe Verständnis für die Zweifel und Kritik. Versuche dich in die Mitarbeiter:innen hineinzuversetzen und entsprechend zu reagieren.
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6. Kommuniziere regelmäßig
Richte beispielsweise einen Change-Newsletter ein, der die Mitarbeiter:innen regelmäßig informiert. Die Regelmäßigkeit vermittelt deinen Mitarbeiter:innen Sicherheit und beugt Spekulationen und Gerüchten vor. Sollte es einmal keine neuen Informationen geben, solltest du den Newsletter trotzdem gemäß der selbst gewählten Frequenz versenden und erzählen, wo es gerade hakt und welche nächsten Schritte geplant sind.
7. Wähle die Informationskanäle bewusst
Für die Kommunikation im Change-Prozess stehen dir je nach Organisationsgröße verschiedene Medien zur Verfügung. Überlege immer genau, welches Medium du für welchen Zweck einsetzt. Besonders die direkte Kommunikation der Führungskräfte ist von entscheidender Bedeutung. Die wesentliche Überzeugungsarbeit ist immer Führungsaufgabe. Die Mitarbeiter:innen sind gegenüber Führungskräften aufmerksamer und im direkten Austausch lassen sich Menschen besser überzeugen. So sollte die Vision und die Change-Story immer von der Führungskraft kommuniziert werden.
8. Kommuniziere einfach und ansprechend
Menschen beurteilen eine Aussage überwiegend nach dem Bauchgefühl. Du solltest darauf achten, dass deine Worte positiv wirken. Durch Leichtigkeit in der Sprache vermittelst du ein Gefühl des Vertrauten und kannst die Menschen eher von der Botschaft überzeugen.
Folgende Regeln schaffen diese Leichtigkeit:
- achte auf gute Lesbarkeit (z.B. durch große Schrift, kräftige Farben und hochwertiges Papier)
- nutze Wiederholungen, um Worte und Statements zu betonen
- schreibe in kurzen Sätzen
- verwende einfache Sprache
- selbst gewählte Namen oder Begriffe sollten sich gut aussprechen lassen
- kontrolliere die Konsistenz der Informationen
9. Sei ehrlich, auch bei unliebsamen Informationen
Sei ehrlich zu dir selbst und deinen Mitarbeiter:innen, wenn es Rückschläge gibt oder Konsequenzen zu erwarten sind, die in deiner Organisation spürbar werden. Diese Informationen sollten auf direktem Weg von der Führungskraft und möglichst zeitnah vermittelt werden, sodass die Notwendigkeit der Entwicklung persönlich begründet werden kann und der Raum für Rückfragen besteht.
Einige der Tipps klingen vielleicht selbstverständlich und wenig überraschend. In einem dynamischen und kräftezehrenden Change-Prozess passiert es jedoch immer wieder, das besonders das Selbstverständliche auf der Strecke bleibt. Der Change-Prozess ist nie ein Alleingang, für eine gute nachhaltige Veränderung brauchst du die Mehrheit auf deiner Seite und eine gewisse Flexibilität. Wenn du eine starke Vision, Verständnis und Geduld mitbringst und in deiner Kommunikation transparent und klar bist, wird der Elefant dir folgen. Die Transparenz birgt sicher einige Herausforderungen. Welche das sind, wie du damit umgehst und warum wir uns im Change-Prozess oft in eine inhaltsleere, tiefgründig wirkende Sprache namens „Bullshit“ flüchten, darum geht es im nächsten Beitrag.
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