Foto: Die Braunschweigische Stiftung
Zwei Wochen ist es Mitte Juni 2022 her, dass die Braunschweigische Stiftung sich endgültig von ihrem alten Datentool getrennt hat. 1,5 Jahre haben Insa Heinemann und Friedemann Schnur gemeinsam mit ihrer Kollegin Christine Schultz auf diesen Moment hingearbeitet. Ein neues Tool erleichtert nun das Projektmanagement und die Verwaltung aller projektbezogenen Informationen und Kontaktdaten sowie die Finanzbuchhaltung.
Noch gibt es ein paar kleinere Bugs, die gefixt werden müssen. Noch werden alle Funktionen dem Team in Workshops Stück für Stück vermittelt. Doch insgesamt läuft es richtig gut, freuen sich Insa und Friedemann. Das neue Tool ist klar gestaltet, logisch und intuitiv. Haben sich erst einmal alle an die Arbeit mit dem Tool gewöhnt, wird es viele Prozesse vereinfachen, ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen, Zeit und Nerven sparen. Da sind die beiden sicher.
Blick zurück – Von der Digitalstrategie zum neuen Tool
Im Herbst 2020 haben wir schon einmal mit Insa und Friedemann über die Digitalstrategie der Braunschweigischen Stiftung gesprochen. Begleitet von Wider Sense hatte das Stiftungsteam damals in einem Prozess identifiziert, dass sie ein neues Projektmanagement-Tool brauchen. Ein Tool, das alle Kontaktdaten vereint, das alle Infos zu allen Projekten transparent und für andere nachvollziehbar macht, das Statistiken vereinfacht und das Versenden von Mailings, das an Abgabefristen und wichtige Termine in den Projekten erinnert und die Zahlung der Förderungen automatisiert. Die Recherche nach dem passenden Tool und einem geeigneten Anbieter hatten Insa und Friedemann damals bereits abgeschlossen.
Langlebigkeit war ein wichtiges Kriterium. Darum war die Wahl auf ein Tool gefallen, das auf Microsoft Dynamics basiert. Auch bei der Auswahl des Anbieters war dem Team eine langfristige Perspektive wichtig. So fragten sie alle Anbieter, was diese in Zukunft noch vorhaben. Insa und Friedemann wollten möglichst ausschließen, dass ihr Anbieter in wenigen Jahren vom Markt verschwindet. Im Winter 2020/2021 stand das Team vor der Aufgabe, das neue Tool mit dem Anbieter nach den eigenen Bedarfen zu entwickeln und zu implementieren. Um das Vorhaben noch ein bisschen anspruchsvoller zu machen, sollten zudem alle Projektdaten aus über 25 Jahren Stiftungsgeschichte migriert werden. Ein großer Akt neben dem Tagesgeschäft.
Anfang 2021 • Planung + Konzeption
Im Kick-Off wird der Anbieter mit Detailfragen gequält. Insa und Friedemann möchten eine möglichst konkrete Vorstellung von dem vor ihnen liegenden Prozess bekommen. Gemeinsam legen der Anbieter und die Stiftung die strukturellen Grundlagen für die Zusammenarbeit. Wer braucht was? Wer hat wofür den Hut auf? E-Mail oder Messenger – Über welchen Kanal wird kommuniziert? Wann ist in den Projekten so viel los, dass die Arbeit am Tool hinten angestellt werden muss? Wer ist wann im Urlaub? Auch erste Grundlagen für das Tool werden geklärt. Welche Ansprüche hat die Stiftung an das Design? Welche Farben des Corporate Designs sollen berücksichtigt werden? Nach dem Kick-Off erhalten Insa und Friedemann einen Plan mit den Meilensteinen des Vorhabens. Der Plan wirkt umsetzbar.
Frühling 2021 • Toolentwicklung
Als Nächstes schickt der Anbieter dem Team in Braunschweig eine riesige Excel-Tabelle, in der alle relevanten Informationen zur Umsetzung und Programmierung gesammelt werden: Auswahlmöglichkeiten der Förderbereiche, Teilregionen, Stiftungsprogramme, das Wording, die Arbeitsschritte. Die Fragen, die der Anbieter in dieser Phase stellt, helfen dem Team, ihre Prozesse zu reflektieren und zu vereinfachen.
Was muss in Formularen tatsächlich abgefragt werden? Braucht es dieses oder jenes Häkchen wirklich? Was muss unbedingt in Papierform abgelegt werden? Welche Felder sind Pflichtfelder? Was sollte später manuell angepasst werden können? Wie sollen Reiter im Tool benannt werden? Dem Team fällt auf, dass es mitunter mit mehreren Begriffen operiert, die ungefähr das Gleiche bedeuten. Austauschrunden folgen, in denen etwa geklärt wird, wer was unter operativem Projekt, Fremdprojekt oder Eigenprojekt versteht. Zuweilen ist das anstrengend. Am Ende einigt man sich auf Begriffe, es fallen einige unnötige Schritte weg. Das erleben alle als positiv.
Sommer – Winter 2021 • Daten aufbereiten und migrieren
Während der Anbieter das Tool entsprechend der Vorgaben programmiert, steht das Kernteam der Braunschweigischen Stiftung vor einer Sisyphusarbeit. Gut sechs Monate werden sie brauchen, um alle Daten für das neue Tool aufzubereiten. Grund für die zusätzliche Arbeit ist eine strategische Entscheidung: Nur so können in Zukunft Statistiken aus allen Jahren erstellt oder kann nachvollzogen werden, welche Vereine und Projekte wann schon einmal gefördert wurden. Die Stiftung erhält das nächste vorprogrammierte Mega-Excel-Dokument von ihrem Anbieter. Erst ist es tricky, die Daten aus dem alten Tool in das Dokument zu transferieren.
Dann geht es an die Datenpflege von 3500 Kontakten und 4000 Projekten. Jeder kleine Tippfehler würde dem Team später bei der Arbeit mit dem neuen Tool auf die Füße fallen. Korrekte Kleinstarbeit ist vonnöten. Fünf Teammitglieder arbeiten an der Liste viele Stunden, Friedemann und Christine haben den Hut auf. In die Hände von Externen oder studentischen Hilfskräften wollen Insa und Friedemann die Arbeit nicht geben, da man für jede kleine Entscheidung Konsequenzen im Blick haben muss. Zur Probe senden sie die Liste immer wieder an den Anbieter. Die Daten werden eingespielt, in der Testumgebung kann man nun sehen, ob alles klappt oder mögliche Fehler auftreten. Im Dezember sind alle Daten so weit aufbereitet und können migriert werden. Alles geht gut.
Winter – Frühling 2022 • Finetuning
Bevor die Arbeit mit dem Tool beginnen kann, gibt es Details, die noch angepasst werden müssen. Hauptverantwortliche fürs Finetuning ist Insa. Über ein Online-Ticketsystem werden die Aufgaben und Bugs an den Anbieter kommuniziert. Einige Stunden des Testens und durch Probleme Hangelns folgen, bis alles funktioniert.
Frühling 2022 • Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und Umstieg aufs neue Tool
Als Letztes wird die Schnittstelle zu Finanzbuchhaltung programmiert. Damit ist es möglich, Zahlungsdaten zu verknüpfen, Zahlungen anzuweisen und die Übersicht über alle Projektkosten zu gewinnen. Noch einmal wird es kleinteilig und diffizil, doch Christine behält hier den Überblick.
Dann ist es soweit. Ende Mai wird das alte Tool abgeschaltet. Bereits in den letzten Wochen konnten sich alle mit dem neuen Tool vertraut machen. Erste Workshops fanden statt. Insa, Friedemann und ihr Kernteam sind erleichtert, dass das neue Tool nun läuft. In den kommenden Monaten wollen sie sich und dem Gesamtteam Zeit geben, sich mit dem neuen Tool einzugrooven. Und dann werden sie sich daran machen, die Möglichkeiten zu erweitern: Reportings erstellen und Serienbriefe versenden stehen auf ihrer Liste ganz oben.
CRM-Tool implementieren leicht gemacht – Tipps von Insa Heinemann und Friedemann Schnur
Den passenden Anbieter finden
Der richtige Anbieter hat ein Gespür für gemeinnützige Organisationen und weiß, wie sie ticken. Er spricht eure Sprache und versteht es, komplexe IT-Vorgänge verständlich herunterzubrechen. Er tritt strukturiert, professionell und lösungsorientiert auf. Er ist zuverlässig. Noch ein Tipp: Bevor ihr unterschreibt, empfehlen wir, abzuklären, wie der Prozess laufen wird. Ihr solltet genau verstehen, was auf euch zukommt.
Gute Planung
Zu wissen, was wann kommt, hat uns geholfen, das Projekt zu bewältigen. Wir haben frühzeitig stressige Arbeitsphasen im Tagesgeschäft oder Urlaube eingeplant und an den Anbieter kommuniziert. So war immer transparent, bis zu welchen Deadlines wir was schaffen. Außerdem hatten wir einen großzügigen Puffer für Unvorhergesehenes eingeplant. So hat Corona unseren Zeitplan nicht torpediert, auch wenn wir am Ende eine Punktlandung gemacht haben.
Mehrere Hüte
Alleine ist so ein Vorhaben kaum zu bewältigen. In unserem Kernteam waren wir zu dritt. Die Verantwortung für einzelne Phasen haben wir unter uns aufgeteilt. So gab es immer jemanden, der sich für die aktuelle Phase verantwortlich fühlt und koordiniert.
Dranbleiben
In regelmäßigen Check-Ins haben wir gemeinsam geguckt, wo wir stehen, was als Nächstes auf uns zukommt und Erfolge gefeiert. Den Staffelstab weitergeben: Auch Teamgeist hat uns geholfen, nervige Phasen zu überstehen. Wenn bei einem Teammitglied akut die Luft raus war, hat ein anderes übernommen. Hin und wieder haben wir gemeinsame Arbeitstermine eingestellt. Parallel die Daten zu bereinigen, zu merken, dass man nicht allein ist, hat uns motiviert. Manchmal muss man einfach eine Pause machen. To-dos dürfen auch mal ruhen und mit neuer Energie angegangen werden.
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