Die (agile) Retrospektive: Gemeinsam zurückschauen

Immer wieder fragen mich Teams in chaotisch-komplexen Situationen wie der Corona-Krise nach geeigneten Werkzeugen – nach Tools, Modellen und klaren Anleitungen.

Klar ist: Agile Arbeitsmethoden können unter solchen Umständen einen großen Mehrwert bieten. Aber der richtige Einsatz von Arbeitsmethoden ist gar nicht so einfach: Denn wenn Werkzeuge für diejenigen, die sie benutzen sollen, neu sind, entsteht durch Tool-Vielfalt eher Verwirrung. Wenn ihr aber wiederum die Vielzahl der Tools strikt auf eines reduziert und zum Beispiel sagt: „Agiles Arbeiten, das ist doch Scrum, also machen wir das jetzt!“ – dann geht es euch wie dem Handwerker, der nur einen Hammer kennt. Für ihn sieht jedes Problem aus wie ein Nagel.

Im ersten Artikel unserer Serie “Arbeitskultur in der Corona-Krise” haben wir festgehalten, wieso agiles Arbeiten gerade Krisen-Kontext einen großen Mehrwert mit sich bringt. Im zweiten Teil beleuchten wir die neuen Herausforderungen, die die Corona-Krise für soziale Organisationen und deren Führungskräfte mit sich bringt und gehen dabei auf Grundzüge des agilen Führens ein. Dieser Beitrag ist der dritte Serien-Artikel.

Viel wichtiger als das Werkzeug ist die richtige Haltung

Egal ob ihr Führungskräfte oder Mitarbeitende seid: In einer Situation wie der aktuellen Corona-Krise müsst ihr euch darauf einstellen, dass sich in sehr kurzer Zeit sehr vieles verändern wird. Einen genauen Plan der kommenden Ereignisse wird euch aber niemand liefern können. Ihr könnt lediglich Vermutungen anstellen und die Wahrscheinlichkeit möglicher Szenarien gegeneinander abwägen – es kann am Ende jedoch immer etwas anders kommen als gedacht. Wichtiger als Methoden, ist hier eine agile Haltung, mit der ihr bereit seid, diese Veränderung anzunehmen und damit umzugehen.

Die Retrospektive als regelmäßiges Lernmoment

Die Rede ist von einem Mindset, das Reflektion, Evaluation und das Lernen aus der Vergangenheit großschreibt. Umsetzen könnt ihr dies am besten, indem ihr im Rahmen eines strukturierten Termins über das, was ihr erlebt und wie ihr zusammengearbeitet habt, sprecht. Betrachtet dabei, was gut lief und was weniger gut war. Findet heraus, was ihr daraus lernen könnt und wie ihr euer Verhalten anpassen könnt. So ein Termin heißt Retrospektive (oder kurz: Retro) .

„Ohje!“ höre ich euch schon sagen: „Noch ein Termin! Wir haben doch keine Zeit für so eine Retrospektive“. Sicher? Kennt ihr die Geschichte von dem Holzfäller, der mühsam mit einer stumpfen Axt Bäume fällt und nicht so recht vorankommt? Ein Wanderer kommt vorbei und schlägt vor, die Axt zu schärfen. Der Holzfäller antwortet: „Keine Zeit! Ich muss Bäume fällen!“

Deshalb lautet meine Antwort auf den oben genannten Einwand immer: „Wenn Du für eine Retro keine Zeit hast, solltest Du eine Retro machen!“ Denn die Retrospektive ist ein Tool, das wirklich für jedes Team einen Mehrwert bietet.

Wie oft ist „regelmäßig“?

Je schneller und extremer sich euer Umfeld verändert, desto häufiger solltet ihr euch auch solche Lernmomente schaffen. Einmal in der Woche könnte eine gute Häufigkeit für den Anfang sein. Das Schöne an so häufigen Retros ist, dass sie euch Mut machen, auch einfach mal starke Änderungen an Prozessen oder Verhaltensweisen auszuprobieren. Denn schon eine Woche später habt ihr ganz sicher wieder die Gelegenheit, strukturiert auf das Erlebte zu schauen und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen. Je größer die Abstände sind, desto weniger mutig werdet ihr sein. Selbst in sehr ruhigen Zeiten empfehle ich die Abstände zwischen zwei Retros nicht länger als vier Wochen werden zu lassen.

Spielregeln für eure Retro

In Retrospektiven geht es nicht um einen Kuschelkurs. Es werden explizit positive, aber auch negative Dinge angesprochen. Damit das gut gelingt, vereinbare ich mit den Teams immer ein paar Spielregeln, die zu Beginn des Termins mit allen geteilt werden.

• Alle haben ihr Bestes getan
  Was immer jemand getan hat: Wir gehen davon aus, dass er oder sie das nach bestem Wissen und Gewissen getan hat, um etwas Positives zu bewirken.
• Feedback im Dreiklang
  Drei einfache Schritte, die helfen, Blockaden durch verletzte Gefühle zu vermeiden: Insbesondere bei persönlichem Feedback schildern wir zunächst, was wir selbst erlebt oder beobachtet haben. Dann erklären wir, was das in uns auslöst. Schließlich geben wir einen Impuls für das weitere Vorgehen. Der Impuls am Ende muss jedoch nicht gleich ein konkreter Lösungsvorschlag sein. Es reicht der Wunsch, einfach mal drüber zu reden. Mehr Tipps zum Dreiklang-Feedback findet ihr auf meinem Blog.
• Die Las Vegas-Regel
  Es gibt den Spruch „What happens in Vegas, stays in Vegas!“ In Bezug auf die Retro bedeutet er, dass über die Inhalte der Retro nicht außerhalb des Kreises der direkt Betroffenen gesprochen wird. Es sei denn, es wird in der Retro gemeinsam etwas anderes entschieden. Gerade für die Veränderungen, die am Ende entschieden werden, lässt sich das in der Regel nicht strikt durchhalten, weil auch andere als die Teilnehmer:innen diese Veränderungen erleben werden. In dem Fall ist gemeint, dass es niemanden etwas angeht, wie heftig ihr diskutieren musstet und wer dabei welche Position bezogen hat.

Der Ablauf

Der Ablauf der Retrospektive ist frei wählbar. Meiner Erfahrung nach hat sich folgendes Schema jedoch bewährt.

• Zum Start einer Retrospektive geht es darum, ein gutes Gesprächsklima zu schaffen. Dazu nutze ich gerne eine Check-In Frage, bei der alle Teilnehmenden der Retro etwas sagen müssen. Hier gibt’s Tipps & Anregungen dazu. So werden gleich am Anfang alle einbezogen. Das ist gut für die spätere Beteiligung an den nächsten Phasen. Als nächstes werden Themen gesammelt, über die das Team in der dritten Phase sprechen möchte. Dabei geht es darum, diese Themen zu verstehen und eventuell auch herauszufinden, welche tiefere Ursache hinter einem Symptom zu finden ist. Schließlich werden Maßnahmen abgeleitet, die dann in der nächsten Retro im Idealfall wieder nachgehalten werden. Den Abschluss bildet ein Check-Out – zum Beispiel mit einem kurzen Feedback zur Retro.
• Unter retromat.org gibt es zu jeder der fünf Phasen eine ganze Reihe von Ideen zur Ausgestaltung. Einige sogar mit Fotos für Beispiele von vorbereiteten Flipcharts – das Ganze in sieben Sprachen. Mit diesen Inspirationen lassen sich viele, viele Retrospektiven gestalten, ohne dass sich euer Team wegen ständiger Wiederholungen langweilt.
• Durch die Retrospektive führt in der Regel ein:e Moderator:in. Für viele Teams scheint es naheliegend, diese Rolle einem Teammitglied zu übertragen. Das ist nicht immer die beste Idee: Denn diese Person ist als Teilnehmer:in und Moderator:in in einer schwierigen Doppelrolle. Wenn möglich, suche eine moderierende Person aus einem anderen Team, die sich ganz auf die Struktur des Termins und das Zeitmanagement konzentrieren kann und sich weder fachlich noch inhaltlich einbringen muss.

Dauer

Kürzer als eine Stunde sollten Retros in der Regel nicht sein. Anderthalb Stunden reichen in den meisten Fällen aus. Gerne setze ich einen Termin für zwei Stunden an – plane jedoch nur mit 90 Minuten. So freuen sich meistens alle Teilnehmer über eine halbe Stunde freie Zeit. Falls gute und wichtige Diskussionen dann doch einmal mehr Zeit benötigen, müssen diese nicht aus Zeitmangel abgewürgt werden.

Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung-Nicht kommerziell 4.0 International Lizenz.

Zum Weiterlesen

Im ersten Artikel unserer Serie “Arbeitskultur in der Corona-Krise” haben wir festgehalten, wieso agile Arbeitsmethoden gerade in chaotisch-komplexen Situationen einen großen Mehrwert mit sich bringen. Im zweiten Teil sind wir auf Grundzüge des agilen Führens eingegangen. Nachlesen könnt ihr beide Artikel hier.