Digitales Arbeiten: So geht Webinar

Homeofficezeit ist Webinarzeit! Im Gastbeitrag der openTransfer Akademie erklären wir euch, was ihr in Bezug auf Webinare beachten könnt.

Schräg von hinten wird ein Mann mit Kopfhörern vor einem Bildschirm gezeigt, in der Fensterfront links von ihm geht die Sonne in warmem Licht unter

Im Kontext der aktuellen Corona-Krise sind Webinare eine simple, digitale (und infektionsfreie) Möglichkeit, um sich mit der Zielgruppe zu vernetzen, Seminare durchzuführen und den Wissenstransfer am Laufen zu halten. Gleichzeitig schrecken viele Organisationen vor der vermeintlichen Komplexität zurück. Das muss aber nicht sein, denn das Organisieren und Durchführen von Webinaren ist einfacher als gedacht. 

Die openTransfer Akademie bietet seit 2014 Webinare an – und teilt ihre Erfahrungen mit euch. 

Webinare, das sind einstündige Online-Seminare, an denen man von jedem Ort aus am PC oder Tablet teilnehmen kann. Mithilfe der interaktiven Funktionen könnt ihr zuhören, mitdiskutieren und Fragen stellen.

opentransfer.de

Webinare: Das solltet ihr beachten

#1 Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Zuallererst müsst ihr euch fragen: Welches Thema eignet sich für die Länge des Webinars? Plant nicht zu viel ein – je spezifischer das Thema, desto mehr können Teilnehmende oft mitnehmen. Fragt euch auch: Wer ist meine Zielgruppe und welche Uhrzeit passt ihr am besten?

Wenn ihr dann eine:n spannende:n Referent:in gefunden habt, verabredet euch ein paar Tage vor dem Webinar zu einem Techniktest und überprüft, ob Internetverbindung, Kamera und Headset funktionieren. Dazu muss der Test unter genau den gleichen Bedingungen stattfinden, wie später das Webinar. Falls möglich, besorgt euch ein LAN-Kabel für eine stabilere Verbindung.

#2 Zu zweit klappt es am Besten

Eine Hand am Mikrofon, die andere beantwortet Mails? Auch wenn ihr der Meinung seid, hervorragend im Multitasking zu sein – während eines Webinars ist das oft schwierig.

Gerade in den ersten Minuten passiert alles auf einmal: Referent:innen kommen nicht in den Webinar-Raum oder Teilnehmende mit technischen Problemen rufen an. Betreut Webinare deswegen immer zu zweit. Eine Person kann sich so auf die Moderation konzentrieren, die andere auf die Technik und hereinkommende Mails & Anrufe.

#3 Bietet technischen Support an

Denkt auch an Teilnehmende, die das erste Mal an einem Webinar teilnehmen und gestaltet den Zugang zum Webinar so niedrigschwellig wie möglich. Gut ist, wenn ihr im Vorfeld nicht nur einen Reminder mit dem Zugangslink versendet, sondern auch eine Anleitung, wie man dem Webinar beitritt. Geht auf Fragen ein wie:

  • Welcher Browser wird empfohlen?
  • Was sind häufige Fehlermeldungen und was kann ich dagegen tun?
  • Schickt außerdem eine Telefonnummer mit, unter der ihr für Teilnehmende mit technischen Problemen erreichbar seid.

#4 So viel Interaktion wie möglich

Bei Webinartools wie Adobe Connect und zoom könnt ihr entscheiden, ob ihr Teilnehmende per Ton und Video zuschalten wollt, oder eben nicht. In jedem Fall können sich eure Nutzer:innen aber per Chat beteiligen.

Um ein noch besseres Gespür dafür zu bekommen, wen ihr vor euch habt: Nutzt Umfragen! Damit könnt ihr gleich zu Beginn abfragen, was die Teilnehmenden besonders interessiert und sie aktiv einbinden.

#5 Welches Tool ist das Richtige für mich?

Wir haben bisher viele Erfahrungen mit zoom und Adobe Connect gesammelt – beides hat Vor- und Nachteile.

KostenFür beide Webinartools benötigt ihr eine Lizenz, mit der ihr Webinare für bis zu 100 Teilnehmende anbieten könnt. Auf Stifter-helfen.de bekommt ihr NGO-Rabatt auf eure Lizenzen.
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StabilitätGanz klar: Dieser Punkt geht an zoom. Ton und Bild werden stabiler übertragen, und die Software stürzt seltener ab. 
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Umfragen und BeteiligungsmöglichkeitenBei beiden Tools können Referent:innen Präsentationen und Umfragen zeigen.
Umfragen: Bei Adobe Connect sind Multiple-, Single-Choice- oder mit Textfeld-Umfragen möglich, bei zoom müssen sich Teilnehmende zwischen maximal zehn Antwortmöglichkeiten entscheiden. 
Außerdem gibt es bei zoom ein zusätzliches Frage- und Antwort-Tool, mit dem Teilnehmende Fragen anderer Teilnehmender kommentieren können. 
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AnpassbarkeitBeide Tools sind individualisierbar. Bei zoom sehen die Teilnehmenden nur das, was sie sich selbst auf den Bildschirm holen. Bei Adobe Connect entscheidet ihr als Veranstalter:innen, wie der Raum aussehen soll. Chat, Präsentationsfenster und Referent:innenvideos sind so für alle Teilnehmenden von Beginn an auf dem Bildschirm fixiert.
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Anlegen des WebinarsAdobe Connect: Für jedes Webinar könnt ihr einen Raum mit einer festen URL anlegen, der jederzeit zur Verfügung steht. Dort könnt ihr Materialien, z.B. die Präsentation, über das Webinar hinaus stehen lassen.
Zoom: Für jedes Webinar müsst ihr ein neues Event anlegen, das über einen jeweils neuen Link betreten wird. Der Webinarraum steht nur dann zur Verfügung, wenn der Admin auch eingeloggt ist.
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Teilnehmer:innen-FreundlichkeitAnmeldung: 
Beide Tools könnt ihr über eine heruntergeladene App oder einen Browser aufrufen. Bei zoom kann es beim Beitritt über den Browser zu Einschränkungen kommen. 
Privatsphäre:
Um euch anzumelden, müsst ihr bei zoom einen Namen und eine Mailadresse angeben, bei Adobe Connect muss keine Mailadresse angegeben werden. Dort kann die Aufzeichnung auch im Nachhinein anonymisiert werden.
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Vor- und NachbereitungVorbereitung: 
Bei Adobe Connect können Präsentationen im Vorfeld in den Webinarraum geladen werden (das empfehlen wir). Alternativ kann der Bildschirm übertragen werden.
Bei zoom können Referent:innen ihre Bildschirme freigeben und die Präsentation starten. 
Nachbereitung:
Zoom: Aufgezeichnete Meetings werden automatisch in der Cloud oder auf eurem Desktop gespeichert. Ihr könnt Meetings auch livestreamen, z.B. über facebook.
Adobe Connect: Aufgezeichnete Meetings können im Anschluss in verschiedenen Formaten heruntergeladen und bearbeitet werden.

Und wie sehen Webinare in der Realität aus?

Hier könnt ihr die bereits stattgefundenen Webinare der openTransfer Akademie nachsehen, im wörtlichen Sinne! Reingucken lohnt sich – nicht nur, aber insbesondere in Corona-Zeiten. Als Beispiel haben wir euch hier das Webinar zum Thema “New Work” herausgesucht. Ein Thema, das gerade jetzt immer wichtiger wird.

Im besten Fall seid ihr aber live dabei! Ende März startet eine neue Webinar-Reihe in der openTransfer Akademie. „Future Skills“ greift die Trends auf, die momentan die Arbeitswelt radikal verändern: Digitalisierung, agile Methoden, aus Ideen Produkte werden lassen. Wie kann speziell der gemeinnützige Sektor von Neuerungen profitieren und welche Fähigkeiten braucht es dazu? Mehr Information dazu findet ihr hier.

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Die Autor:innen

Nora Lassahn koordiniert bei der Stiftung Bürgermut das Projekt openTransfer Akademie. In der openTransfer Akademie geben Expert:innen und Praktiker:innen monatlich ihr Wissen weiter. Nora studierte Literaturwissenschaft (MA Europäische Literaturen) und Publizistik in Berlin und Verona und arbeitete beim Bündnis für Demokratie und Toleranz, der Einstein Stiftung Berlin und beim Flüchtlingsrat Schleswig-Holstein.

Louise Buscham ist als Projektmanagerin im Programm openTransfer und im Projekt D3 tätig und betreut die openTransfer Akademie. Sie hat ihr Studium an der SDU Sønderborg (Dänemark) (B.A. Kultur- und Sprachmittlung) und an der Universität Potsdam (M.A. Kommunikations- und Sprachwissenschaften) absolviert. Privat engagiert sie sich u.a. als Mentorin.

Zum Weiterlesen:

Dieser Artikel ist Teil unserer Serie “Digitales Arbeiten”. Weitere Artikel der Serie haben wir hier für euch aufgeführt.

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Ein Gedanke zu “Digitales Arbeiten: So geht Webinar

  1. Moin,

    prima Hinweise und sinnvolle Tipps.
    Insbesondere für Newcomer ist die technische Vorbereitung und Betreuung während des Webinar sehr wichtig. Wenn man das einige Male gemacht hat, dann wird es viel einfacher.
    Im Job habe ich Workshops, Webinare und Meetings viel mit WebEx gemacht. Für uns als seniorTrainer stellt sich die Frage, wie wir mal damit starten können. Da sind die Angebote der Provider wohl noch nicht so flexibel. Ich sehe in den Preislisten immer nur Monatsgebühren.
    Gibt es auch Anbieter, die Webinar-Kontingente verkaufen?

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