#28 Prozessautomatisierung für soziale Organisationen

“Ich hab keine Zeit, den Zaun zu reparieren, ich muss die Hühner einfangen”. In der 28. Ausgabe von Plötzlich digital. Die Sprechstunde zeigte Jörg Schüler von den Digitalen Helden, wieso Automatisierung im ersten Augenblick oft nicht als die drängendste Aufgabe eingeordnet wird – aber am Ende vieles leichter macht.

Foto von Kopfhörern und einem Handy, die auf einer Zeeitung liegen. Davor Text: Plötzlich digital. Die Sprechstunde. Prozessautomatisierung für soziale Organisationen.

Zeitersparnis und mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit: Prozessautomatisierung ist hier das Stichwort! Jörg Schüler von den Digitalen Helden zeigte uns anhand einer Webinaranmeldung mit Klick-Tipp, wie Abläufe unkompliziert verselbstständigt werden können. Prozessautomatisierungen bieten sich auf vielen Ebenen an: bei Serienbriefen, in der Kommunikation mit eurer Zielgruppe, für Websiten-Formulare oder in eurer Kontaktverwaltung. Kurzum: Immer wenn strukturell ähnliche Aufgaben immer wieder und wieder auftreten, lohnt es sich, über standartisierte Automatisierungen (und dann auch, ganz wichtig, die Datenschutzfrage) nachzudenken.

Im Webinar hält Jörg fest: Man kann nur Prozesse automatisieren, die man durchdringt und gut versteht. Deswegen ist es wichtig, sich zuerst einen konkreten, möglichst genauen Plan zu machen, bevor man Abläufe verselbstständigt. In Bezug auf das Mentorenprogramm der Digitalen Helden und das Zusammenspiel von Webseite, E-Mail-System, uvm. sieht das dann so aus.

Quelle: Präsentation Jörg Schüler.

Teilweise kann man innerhalb von E-Mail-Marketing-Tools wie KlickTipp oder Mailchimp, CRM-Systemen oder euren Websiten direkt Automatisierungen innerhalb des jeweiligen Anwendungsgebiets (E-Mail, Kontaktverwaltung, Website) herstellen. Für Automatisierungen, die über Toolgrenzen hinausgehen, bieten sich Programme wie Integromat, Automate.io oder Zapier an. Hiermit könnt ihr Apps miteinander verbinden und von Start bis Ende einen Prozess mit ganz vielen “Wenn…, dann…” Entscheidungen definieren.

Extra für unsere Sprechstunde hat Jörg eine KlickTipp-Prozessautomatisierung für eine hypothetische Plötzlich digital-Webinaranmeldung erstellt (in der Aufnahme ab Minute 18:17 zu sehen). Ihr könnt es euch selbst anschauen: Wer sich in das Formular einträgt, das hier zu finden ist, erhält automatisiert eine E-Mail mit nützlichen Tools sowie Jörgs Präsentation und ist gleich für den Newsletter der Digitalen Helden angemeldet (nicht verpflichtend – und wieder austragbar!). Klingt simpel, spart aber ganz viel Zeit, sobald die Anmeldezahlen in die Höhe schiessen: Ein kleines Beispiel aus dem hervorgeht, wie einfach und wirkmächtig automatisierte Prozesse sein können.

Ihr habt Fragen zu diesem oder einem anderen Tool?

Nicht umsonst war die erste digitale Sprechstunde zum Thema „Slack“. In einem eigenen Slack-Workspace könnt ihr auch vor und nach der Sprechstunde eure Fragen zu den jeweiligen Tools stellen und mit den ehrenamtlichen Expert:innen weiterdiskutieren. Ihr habt nach der Sprechstunde noch eine Frage, habt die Sitzung verpasst oder wollt für kommende Sprechstunden eure Fragen einbringen? Diskutiert mit uns:

Plötzlich digital. Die Sprechstunde

In Corona-Zeiten mussten viele soziale Organisationen plötzlich von 0 auf 100 ins mobile und dezentrale Arbeiten kommen. Dabei möchten wir euch helfen! Mit Plötzlich digital: Die Sprechstunde geben wir euch alle zwei Wochen Freitags um 11 Uhr einen virtuellen Raum, um gemeinsam mit anderen etwas Neues kennenzulernen.

Kommende Sprechstunde:

#29 Produktiv unterwegs mit Notion (28.05.)

Jennifer Kosche, Geschäftsführerin der Social Media Agentur Room 707, teilt ihre Erfahrung mit Notion. Sie zeigt, wie ihr das Programm sinnvoll in eure Arbeit integrieren könnt. Auf den ersten Blick ein gewöhnliches Notiz-Tool, entpuppt sich Notion schnell als modularer Alleskönner. Von simplen Texten über Aufgabenverwaltung bis hin zu aufwendigen Dokumentationen deckt es viele Bedarfe ab.

Creative Commons Lizenzvertrag

Der Artikel steht unter einer Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz.

Alle bisherigen Ausgaben von Plötzlich digital. Die Sprechstunde anschauen

Viele Tools haben wir uns schon von erfahrenen Anwender:innen zeigen lassen. Angefangen mit Slack und Zoom über Projektmanagementtools wie Asana und Trello, Microsoft Teams oder HumHub für die Kollaboration und und und. Alle Folgen zum Nachschauen gibt es hier.

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