#43 Projektmanagement mit WeKan – ganz Open Source

In dieser Ausgabe präsentierte uns Jeremias Haberland von Local-IT e.V. das digitale Board WeKan, mit dem ihr von einfachen To-Do-Listen über KanBan-Boards bis hin zu komplexen SCRUM-Teams verschiedenste Projekte abbilden könnt. In unserem Mitschnitt könnt ihr die wohl populärste Open Source Alternative zu Trello kennenlernen.

Bild von Handy und Kopfhörern auf einer Zeitung. Text: Plötzlich digital. Die Sprechstunde - Folge 43: Projektmanagement mit Wekan, ganz Open Source


WeKan ist ein Projektmanagement-Tool, das rein webbasiert läuft, wenn es für euer Team zuvor zentral auf einem Server eingerichtet wurde. Ganz im Sinne unserer Sprechstunde mit einem Fokus auf kostengünstige und kostenlose Tools – gern Open Source – gilt auch für WeKan, dass hier als Open Source Software keine Lizenzgebühren anfallen und es stetig von einer Community Freiwilliger weiterentwickelt wird. Wie bei vielen Open Source-Lösungen stellt sich die Frage nach dem Hosting der Software. Dazu präsentierte Jeremias mehrere Anbieter:innen, bei denen ihr das Tool ab 19€ im Monat als Rundum-Sorglos-Paket nutzen könnt.

Umfrage

60% der Sprechstunden-Teilnehmer:innen hatten noch keine Vorerfahrung mit Projektmanagement-Tools und niemand kannte zuvor WeKan – das ergab unsere Umfrage zu Beginn der Sprechstunde.

WeKan – ein Tool mit vielen Anwendungsmöglichkeiten

Zum Einstieg widmete sich Jeremias Haberland erst einmal verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten von digitalen Boards. Zum Einstieg wählte er eine einfache Struktur mit den Spalten “Backlog”, “Zu Erledigen” und “Done”, anhand derer die Rolle von Boards im Projektmanagement schnell ersichtlich wurde. Außerdem präsentierte er zwei weitere Szenarien für die Nutzung von Wekan: als zeitliche Roadmap bzw. Redaktionsplan und, um mehrere Teams gleichzeitig  zu verwalten. Dabei kommen die sogenannten “Swimlanes” als einzigartige Funktion von WeKan sehr gelegen. Mit ihnen lassen sich mehrere Boards horizontal darstellen.

Einführung in die Funktionen von WeKan

In Teil zwei der Sprechstunde ging es in die konkrete Arbeit mit den Board-Tools: Listen und “Swimlanes” anlegen, Nutzer:innen verwalten und einladen sowie Karten hinzufügen. Die Detailfunktionen der Karten stehen Platzhirschen wie Trello in nichts nach: Textfelder, Datumsfunktion, farbige und beschriftete Labels, Nutzer:innen benachrichtigen, Teilaufgaben anlegen, Checklisten uvm. – der Funktionsumfang von WeKan lässt kaum Wünsche offen. 

Ebenso bietet WeKan ein umfangreiches Archiv sowie die für viele Nutzer:innen wichtige Funktion, sich je nach Aktivität auf dem Board automatisch per Mail benachrichtigen zu lassen. Für viele vielleicht auch nicht unbedeutend: das Tool ist auch auf Deutsch verfügbar.

Den Mitschnitt anschauen – und nachfragen

Am Schluss fand Jeremias auch noch Zeit, auf offene Fragen einzugehen und stellte ein paar versteckte Kniffe wie das Nutzen von Shortcuts vor. Wenn ihr nach dem Anschauen noch weitere Fragen habt, erreicht ihr Jeremias unter der Adresse info@local-it.org.

Nächste Episode

#44 Analoge Veranstaltungen mit pretix (06.07. | 13h)

Alles “back to normal”? In der 44. Ausgabe zeigt euch D3-Aris, wie ihr mit dem Ticketing-Tool pretix (das ihr auch zur Anmeldung für unsere Sprechstunden nutzt) auch analoge Veranstaltungen souverän umsetzt. Von Check-In-Listen über die Abendkasse bis hin zu verschiedenen Raumkapazitäten – analoge Veranstaltungen bergen plötzlich wieder altbekannte Herausforderungen. Aris führt euch durch die Open-Source Lösung pretix und steht euch mit Rat und Tat zur Seite. Gut zu wissen: bei kostenlosen Events ist auch die Nutzung der Lösung kostenfrei. 

Plötzlich digital. Die Sprechstunde

Nicht erst seit Pandemiezeiten heißt es in vielen Organisationen und bei vielen Prozessen “Plötzlich digital!“. Um bei dem Sprung ins Digitale zu unterstützen, geben wir euch mit Plötzlich digital: Die Sprechstunde jeden ersten Mittwoch im Monat um 13 Uhr einen virtuellen Raum, um gemeinsam mit anderen ein neues digitales Tool kennenzulernen.

Ihr habt Fragen zu diesem oder einem anderen Tool?

Nicht umsonst war die erste digitale Sprechstunde zum Thema „Slack“. In einem eigenen Slack-Workspace könnt ihr auch vor und nach der Sprechstunde eure Fragen zu den jeweiligen Tools stellen und mit den ehrenamtlichen Expert:innen weiterdiskutieren. Ihr habt nach der Sprechstunde noch eine Frage, habt die Sitzung verpasst oder wollt für kommende Sprechstunden eure Fragen einbringen? Diskutiert mit uns!

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