Das digitale Büro: Tschüss Papier – hallo Transparenz!

Mit dem Organisationswachstum wächst auch der Bürokratieberg. Im letzten Beitrag haben wir euch die Impact Society vorgestellt, die gemeinnützigen Organisationen beim Aufbau von tragfähigen Finanz- und Betriebsstrukturen hilft. In diesem Beitrag stellt Gründer Simon Rieser digitale Tools vor, die den Alltag im Management und Controlling deutlich erleichtern.

Bild eines Stempel-Karussel. Im Fokus ein Stempel mit der Aufschrift "gebucht".

Foto: Markus Spiske auf Unsplash

Wer ein Sozialunternehmen gründet oder in der Buchhaltung einer gemeinnützigen Organisation arbeitet, weiß es: Zahlen, Daten und Belege sind Zeitfresser. Die Zahlen müssen stimmen, die Daten sicher erfasst und verschlüsselt werden und die Belege sollten möglichst nicht im Papierberg verschwinden. Digitale Management- und Controlling-Tools erleichtern den Alltag im Büro ungemein. Doch die Digitalisierung ist längst nicht in jedem Büro eingezogen. Dazu kommt die große Auswahl an Tools, die vor allem Einsteiger:innen überfordert. Und dann sind da noch die Kosten. Für den letzten Punkt hat Simon Rieser, Gründer und Geschäftsführer der Impact Society, gute Nachrichten: „Non-Profits können über das IT-Portal stifter-helfen.de stark vergünstigte Software beziehen“, sagt er. „Wir selbst tun das auch auch.“

Welche Apps helfen wirklich?

Simon Rieser hat vor einem halben Jahr ein gemeinnütziges Unternehmen gegründet: die Impact Society. Zusammen mit seinem Team entlastet der studierte Betriebswirt Non-Profits bei ihren administrativen Aufgaben und übernimmt das Finanz- und Personalmanagement als externes Back-Office – und zwar digital. Er weiß also, wo es noch hakt. Oft fehle das Wissen um die Möglichkeiten, die der Markt bietet, so Simon Rieser. Wer sich einen ersten Überblick über hilfreiche Apps verschaffen will, empfiehlt der Experte Webseiten, wie beispielsweise OMR Reviews, GetApp oder Softguide. „Sie bieten einen guten Überblick, welche Software es auf dem Markt gibt“, sagt Simon Rieser. „Sonst erschlägt einen die Fülle der Programme schnell.“

Das ultimative Tool, das bei niemandem fehlen sollte, ist laut Simon ein Passwortmanager. „Ohne Passwortmanager wäre ich verloren“, sagt Simon Rieser, der an seinem Arbeitsplatz mit LastPast und 1password arbeitet. „Ich bin ein Fan von Cloud-Lösungen, weil sich die im Team nutzen lassen.“ Ein weiterer Tipp: „Nutzt mehrere Browser!“ Die Idee dahinter: Ein Browser dient für private Angelegenheiten, einer für dienstliche. „Es werden überall Bookmarks und Cookies gesetzt. Mit mehreren Browsern habt ihr auch über verschiedene Geräte hinweg eine gute Trennung der Historien.“ Bei den Messengerdiensten empfiehlt Simon die üblichen Verdächtigen: Slack, Threema, und MS Teams.

Wie lässt sich Papier einsparen?

Wer in seinem Büro möglichst papierlos arbeiten möchte, dem hilft eine Notiz-App, wie beispielsweise Evernote, MeisterNote oder auch MS OneNote. „Notizapps sind sehr hilfreich, um sich selber zu organisieren und der Schlüssel zum papierlosen Büro“, sagt Simon Rieser.

Der nächste Schritt sind digitale Unterschriften. „Wenn ich dafür keine Lösung habe, muss ich immer Verträge ausdrucken, händisch unterschreiben und dann zurückschicken.“ Eine populäre Lösung ist das Programm des US-amerikanischen Unternehmens DocuSign. Doch Vorsicht: Die Dokumente, die bei DocuSign über die kostengünstige Webvariante hochgeladen werden, laufen über amerikanische Server. „Dort habe ich keine Kontrolle über meine Daten. Das ist also nicht DSVGO-konform“, warnt Simon Rieser. Nur mit der Business-Version lassen sich die amerikanischen Server umgehen. Doch die kostet viel und ist nur ab einer bestimmten Mindestabnahme erhältlich. Eine europäische Alternative ist Skribble oder die deutsche Plattform FP Sign.

Doch nicht nur bei den digitalen Unterschriften ist Datenschutz wichtig. Auch bei allen anderen Apps und Programmen sollte der Datenschutz immer mitberücksichtigt werden – „gerade weil NGOs viel mit sensiblen, personenbezogenen Daten arbeiten und sie auf den Servern speichern“, sagt Simon Rieser. Doch Datenschutz kostet. „Daher sollten Software-Kosten von Anfang mit eingeplant werden.“ Eine Webseite, über die sich Unternehmen und Organisationen externe Datenschutzexpert:innen „einkaufen“ können, ist die Webseite datenschutzexperte.de, die ein standardisiertes Produkt bietet. „Datenschutz ist prädestiniert für standardisierte Lösungen von der Stange, weil es Standardprozesse sind.“ Ab zehn Mitarbeitenden ist ein Datenschutzexperte sowieso Pflicht, erinnert Simon Rieser. „Mithilfe des externen Datenschutzbeauftragten kann man mit wenig Zeitaufwand den Anforderungen entsprechen.“

Beim Banking macht das klassische Online-Banking für kleinere Organisationen durchaus Sinn, sagt der Experte. „Aber sobald das Zahlungsaufkommen steigt, ist das keine adäquate Lösung mehr, um den Zahlungsverkehr zu organisieren.“ Stattdessen sollte eine Banking-Software genutzt werden. Hier gäbe es beispielsweise SFirm von der Sparkasse oder Profi cash von der Volksbank und GLS-Bankgruppe.

Wie geht smarte Buchhaltung?

Für die Buchhaltung nutzt die Impact Society die vielen sicher bekannte DATEV Software. Alle Belege müssen digitalisiert werden und fließen dann über die DATEV-Cloud automatisiert in die Steuerkanzleien. „Eine Datendrehscheibe“, nennt es Simon Rieser. Aktenordner, die zwischen den Mandanten und den Steuerberater:innen hin- und herpendeln gehören damit der Vergangenheit an. Das papierbasierte Arbeiten entfällt fast vollständig. Der Aufwand – einmal etabliert – ist gering, die Zeitersparnis groß. Doch wie lassen sich die Belege am besten digitalisieren? Der Experte empfiehlt eine Scannerapp für das Handy, wie Readdle oder MS Lens.

„Die Qualität der Belege wird immer schlechter, weil sie einfach mit dem Handy abfotografiert und hochgeladen werden“, sagt Simon Rieser, „eine Scanner-App macht jede Steuerberaterin und jeden Steuerberater glücklich.“

Den Austausch mit dem Steuerbüro hält Simon Rieser für essentiell. „Da lassen sich Kosten und Zeit schnell einsparen, wenn man guckt, mit welchen Programmen der eigene Steuerberater arbeitet.“ Viele Programme für die Reisekostenabrechnungen, wie beispielsweise GetMoss oder Circula, aber auch digitale Kassenbücher oder virtuelle Kreditkarten haben mittlerweile DATEV-Schnittstellen. Auch im HR-Bereich (Human Ressources – Personalwesen) gibt es Tools mit DATEV-Schnittstelle, beispielsweise HR Works oder Personio. „Wir selbst sind Personio-Partner“, sagt Simon Rieser, denn „bei Organisationen ab zwanzig Mitarbeitenden macht es Sinn, die Kosten zu investieren um sich die Arbeit zu erleichtern.“ Bei der Impact Society werden Krankmeldungen und Urlaubsanträge längst nur noch digital erfasst. „Allein die Erstellung von Excel-Listen zur Berechnung der Urlaubstage kostet sonst oft Tage. Ein Horrortrip für jede Personalabteilung.“

Welche Erfahrungen habt ihr mit digitalen Verwaltungstools gemacht? Welche Tools würdet ihr gern kennenlernen? Schreibt es gern in die Kommentare!

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