Digital Zusammenarbeiten: So geht es besser

Was für einen Digitalisierungsschub wir plötzlich erleben! Damit ihr die Isolation als Team gut übersteht und keinen unnötigen Video- und Telefonkonferenzenfrust erleidet, teilen wir ein paar Tipps mit euch.

Leuchtbildreklame mit weissen Neonröhren symbolisieren einen Handschlag

Auch und gerade im dritten Sektor ist Teamarbeit die Basis unserer Arbeitsprozesse. Wie können wir einen guten Teamflow im Digitalen erhalten, insbesondere in Zeiten von #PhysicalDistancing? Welche Strategien und Methoden helfen uns dabei?

In diesem Beitrag haben wir einige Denkanstöße zusammengetragen, die die digitale Zusammenarbeit besser machen. Das eine oder andere Tool nennen wir dabei auch, diese stehen aber nicht im Mittelpunkt des Beitrags. Wer noch nach den richtigen Tools sucht, dem empfehlen wir die tolle Übersicht von Digitalisierung im DRK – und danach einen Blick zu Stifter-helfen: Für viele der Wunschprodukt gibt es hier Rabatte für gemeinnützige Organisationen.

Einiges von dem, was hier folgt, klingt vielleicht banal. Oder selbstverständlich. Fest steht jedoch: Viele der Umgangsformen und Moderationsregeln im echten Leben sollten digital erst recht beachtet werden, damit die Ergebnisse stimmen und der Teamspirit die dezentrale Arbeitsphase über hält.

Schafft digitale Routinen

Digitale Zusammenarbeit heißt Teamarbeit. Was wir im Alltag im Büro gemeinsam wegrocken, nährt sich auch aus kurzen und längeren gemeinsamen , Teambesprechungen oder dem kurzen Flurfunk. Übertragt diese Routinen als Videokonferenz in den digitalen Raum – und wenn ihr noch keine habt: Jetzt erst recht – es lohnt sich! Warum?

Vorteile

  • Tägliche gemeinsame Dailys, Check-Ins, Morgenrunden (you name it!) geben dem Arbeiten am Küchentisch eine Struktur – auch wenn der eine vielleicht früher beginnt und die andere länger in den Abend hinein arbeitet.
  • Kurze (!) Gesamttreffen (je nach Größe als Gesamtorganisation oder im Team/ Arbeitsbereich) geben Übersicht und Transparenz. Was steht an? Welche Neuigkeiten sollten alle gehört haben?
  • Sie schaffen Gemeinschaft. Sich kurz sehen, wahrnehmen, hören – was im Büro eher nebenbei im Flur, an der Kaffeemaschine passiert, hat hier einen Raum.

Tipp: 1x persönlich | 1x beruflich

Spart die Zeit aller, die gerade gestresst sind und tragt unterschiedlichen Bedürfnissen Rechnung: Ihr könnt das Format in zwei Teile trennen – oder zwei gesonderte Termine anbieten. Einen Teil für den persönlichen, emotionalen, halbprivaten Austausch, einen für die Aufgaben und jobbezogenen Neuigkeiten des Tages.

Team-CheckIns und CheckOuts

Jedes Team hat seine eigene Dynamik – aber werfen wir einen Blick in den Maschinenraum. Bei der Stiftung Bürgermut, in der auch D3 angesiedelt ist, machen wir es in #PhysicalDistancing Zeiten so: Gemeinsamer Team-CheckIn mit allen Kolleg:innen der Stiftung Bürgermut um 9.45 Uhr für 15 Minuten – und abends gegen 17 Uhr ein kurzer CheckOut, für alle die wollen. Jeden Tag ist jemand anderes aus dem Team mit der Moderation an der Reihe und fragt, mal mit Tool, mal ohne, ab, wie es allen geht, wie sie ihre Zeit verbringen, welche Tipps sie anderen geben wollen.

Dabei haben wir schon digitale Whiteboards integriert, z.B. das Zoom-eigene Whiteboard, das Jamboard von Google, Umfragetools wie Pingo oder Mentimeter und mehr. Mit diesen können wir beispielsweise wie gewohnt Brainstorming und Clustern via Post-Its abbilden – alle gemeinsam.

(Beispiel: Jamboard-Nutzung beim Team-CheckOut)

In diesen 15 Minuten geht es nicht immer um ernste Themen. Dabei waren schon die Aufgabe, uns einen Gegenstand aus der Wohnung zu zeigen, der mit der aktuellen Situation eng verknüpft ist. Oder die oben abgebildete Abfrage, wie oft wir die D3-#Homeoffice-Playlist schon gehört haben. Auch gemeinsame Achtsamkeitsübungen waren schon dabei.

Sich wahrnehmen, auch mal gemeinsam Lachen und (neue) Tools und ihre Einsatzmöglichkeiten ausprobieren – im vertrauten Rahmen. Denn eine vertraute Atmosphäre und ein Zugehörigkeitsgefühl tun nicht nur gut – sie wirken sich auch positiv auf die Arbeitsmotivation aus. Win-win!

Nach diesem sanften Tagesstart geht es bei uns für alle Projektteams in ihre ebenfalls 15 minütigen Dailys – wie auch sonst im Büroalltag. Hier gehen wir unsere Aufgaben durch und sprechen über aktuelle Entwicklungen. Auch wenn wir auch tagsüber via Chat und Mail weiter in Kontakt sind, weiß so jede:r, bei wem welche Aufgabe liegt.

Keine Angst vor der Kamera – nutzt Videokonferenzen!

Zugegeben, sich bis zu acht Stunden am Tag in Videokonferenzen selbst zu sehen und beobachtet zu fühlen kann sehr anstrengend werden. Wir glauben aber, dass es sich wirklich lohnt, hin und wieder bei allen die Kamera anzuschalten und das es Meetings stellenweise leichter macht. Warum?

Teambesprechung @ Stiftung Bürgermut

Vorteile

  • Nonverbale Kommunikation, also Mimik, Gestik und Tonalität macht laut Studien zwischen 65% – 90% der Kommunikation aus! Gegenüber schriftlicher Kommunikation haben Telefonkonferenzen/Anrufe schon in Sachen Stimme die Nase vorn – bei Videokonferenzen kommt alles zusammen.
  • In Videokonferenzen wird schneller klar, ob jemand mit seinem Beitrag fertig ist – sich beispielsweise zurücklehnt oder zu gestikulieren aufhört – oder nur gerade Luft holt. Aber auch webbasierte Telefonkonferenzen bieten beispielsweise die Funktion des virtuellen Handhebens.
  • Gerade in Corona-Zeiten ist es doch auch schön, andere Menschen virenfrei zu sehen – oder?

Tipp: Aktivere Moderation

Bei Telefon- und Videokonferenzen ist eine stringente Moderation noch wichtiger als in realen Meetings. Wenn sich hier Menschen ins Wort fallen, versteht niemand mehr etwas. Es fehlt die Kommunikation über Blickwechsel oder Handbewegungen zu anderen Personen – insgesamt ein Gefühl für die anderen im Raum und ihre Bedürfnisse – die Konzentration kann schneller sinken.

Als Moderator:in einer Videokonferenz empfiehlt es sich, zu Beginn die Art der Kommunikation in der Konferenz vorstellen – oder bei wiederkehrenden Teamevents gemeinsam eine Verfahrensweise abzustimmen. Fragen sind dabei zum Beispiel: Wie wird eine Wortmeldung kundgetan? Möglichkeiten sind z.B. Handzeichen in die Kamera, Wink-Emoji-Reaktionen wie bei Zoom in seinem Bild einblenden, den Chat als Redner:innenliste nutzen und mehr. Gerade in größereren Runden bewährt sich die Chatfunktion des Videokonferenzprogramms. Fragen werden zunächst im Chat gestellt und dann von der Moderation sortiert aufgerufen.

Noch ein Tipp: Klare Verfahrensweisen

Vereinbart bei Runden, in denen jede:r gefragt ist, etwas zu sagen, ein System. Das kann heißen, dass die Moderation nacheinander Menschen aufruft, oder dass die aktuell sprechende Person “den Ball weitergibt”, in dem sie die Folgeperson benennt.

Entlastet die Moderation bei größeren Meetings durch eine unterstützende Person. Sie hat die Technik im Blick und kann beispielsweise entsprechende Links zur richtigen Zeit für alle in den Chat posten oder bei Problemen im Hintergrund eine Lösung finden – zum Beispiel bei Technikproblemen einzelner Teilnehmer:innen.

Gesprächskultur und Rücksichtnahme: Natürlich kann man in den meisten Videotools etwas tun, was “in echt” nicht geht: Menschen “muten” – also stummschalten. Wenn sich jede:r dann stummschaltet, wenn nichts zu sagen ist, reduziert das Störgeräusche und ist zu begrüßen – aber geht verantwortungsvoll mit der Funktion um, anderen das Wort zu entziehen. Wir werden uns bald alle wieder gegenüberstehen.

Bild von Ernie A. Stephens auf Pixabay

Aber: Prüft sorgsam, wann Telefonkonferenzen und Videocalls wirklich sein müssen. Wenn man schon gemeinsam in einer Leitung hängt und aktiv gemeinsam an etwas arbeitet – nutzt die Vorteile der Kamera. Ansonsten schaut, ob nicht eine gute, präzise längere E-Mail für alle (die dann aber auch gelesen werden muss) alles aussagt.

Kommuniziert bewusst, kanalspezifisch und präzise

Die tollsten Projektvorhaben scheitern, wenn alle Beteiligten vom Kommunikationsberg erdrückt werden. Ohne kurze Zurufe über den Flur steigt der digitale Informationsaustausch immens. Nehmt euch im Team Zeit, euch ein kluges Konzept auszudenken. Ein Vorschlag, wie wir es handhaben:

Mails: Wie auch sonst zur Kommunikation mit Externen und zum übermitteln wichtiger, längerfristig relevanter Inhalte, ggf. Dokumente (wenn diese nicht gleich zentral abgelegt oder bearbeitet werden).

Kurze und schnelle Absprachen kommunizieren wir (auch im Büro) über das Chatprogramm Slack. Im Hauptkanal werden alle erreicht für relevante Infos, die alle betreffen: “Treffen X wird um 10 Minuten verschoben!” “Wer hat Ahnung von Y und kann helfen?”. Alles weitere kann in Team-Chats über das Programm oder Direktnachrichten und Anrufe gelöst werden. Und Kanäle für Geplaudere und lustige Bildchen kann – und sollte es gerade jetzt vielleicht auch – geben. Wer sie nicht lesen möchte, tritt einfach nicht bei oder schaltet hier die Benachrichtigungen aus.

Für alles weitere: Unsere videobasierten Besprechungen, wie auch sonst analog im Büro. Telefon – wie sonst. Dateiablage: In der Cloud – für uns auch im Büro Alltag.

Fasst Euch kurz, schreibt informative und gebündelte Nachrichten mit klaren Betreffs – außer im Spaß-Kanal, da gelten diese Regeln nicht.

Ein paar Tipps zum Schluss:

Bleibt entspannt!

Oft klappt die Technik nicht so wie man will. Klärt, wer bei Fragen helfen kann und nehmt euch Zeit, Störungen zu beheben – dies hat Vorrang! Während der Isolation in Corona-Zeiten sind unsere Wohnungen vllt. stressige Orte. Homeschooling, ebenfalls arbeitende Partner:innen oder Mitbewohner:innen – durchatmen, Lösungen finden, Belohnungen etablieren.

Habt Spaß und nehmt die Situation mit Humor!

Noch etwas orientierungslos? Kommt in die Digitale Sprechstunde!

Wenn ihr noch auf der Suche nach den richtigen Tools seid oder gemeinsam mit anderen eure neuen Anwendungen besser verstehen wollt – kommt doch in unsere neuen Digitale Sprechstunde #PlötzlichDigital

Plötzlich digital. DIe Sprechstunde - steht auf einem Bild, das Handy und Kopfhörer auf einer Zeitung liegend zeigt. Darunter die Logos von CorrelAid, D3-so geht digital, openTransfer und GoVolunteer.
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