Hinter den Kulissen: Die Organisation des #DSS2020

Der Digital Social Summit 2020, das waren zwei Tage voller digitaler Impulse, Vernetzung und dem gemeinsamen Arbeiten an einer gemeinwohlorientierten Digitalisierung. Die Durchführung und Planung einer so großen Online-Konferenz war auch für das Team der Stiftung Bürgermut Neuland. Wir beleuchten die einzelnen Organisationsbausteine genauer.

DSS-Moderatorin Teresa Sickert im Vordergrund, Katarina peranic im Hintergrund auf einem Bildschirm zu sehen.

Über 1300 Angemeldete, 16 Sessions, zwei Keynotes, Live-Interviews, ein Podcast und ein Wohnzimmerkonzert auf vier parallel laufenden Streams – das war der Digital Social Summit 2020.

Was der Summit aber auch war: Das Zusammenspiel von acht zusammenwirkenden Organisationen, einem pro-bono Streamingdienstleister und einem Liveblog-Portal, 80 Referent:innen und über 20 Mitarbeitenden, die während der Veranstaltung an verschiedensten Standorten hinter den Kulissen digital zusammengearbeitet haben.

Im Fokus des Digital Social Summit stand die Frage, wie eine gerechte und nachhaltige digitale Transformation aussieht und wie sich die Zivilgesellschaft in dieser Debatte Gehör verschaffen kann. Neben der Stiftung Bürgermut sind die Baden-Württemberg Stiftung, das betterplace lab, das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, die Robert Bosch Stiftung, die Stiftung WHU und ZiviZ im Stifterverband Veranstalter:innen des Summits. Wir von D3 – so geht digital waren bei der Online-Konferenz als helfende Hände an verschiedensten Positionen eingespannt.

Viele ursprünglich analoge, zivilgesellschaftliche Veranstaltungen werden gerade ins Digitale transferiert. Wir glauben, dass das, was wir durch den Digital Social Summit gelernt haben, auch anderen Organisationen helfen kann. Denn gerade dadurch, dass das Projekt-Team “Digital Social Summit” der Stiftung Bürgermut und wir als Unterstützerinnen noch nie eine Online-Konferenz solcher Größe organisiert haben, war unser Abwägen und Ausprobieren frisch. Aus diesem Grund: Ein Blick hinter die Kulissen aus D3-Perspektive. Vorhang auf!

Die Vorbereitung

Sarkastisch könnte man sagen: Welche Vorbereitung? Ganz so schlimm war es nicht, aber: viel Zeit war nicht. Kurz bevor allgemeine Auflagen ohnehin einen Schlussstrich gezogen hätten, entschied sich das Veranstalter:innenteam, den analogen Summit Ende März abzusagen und als Online-Konferenz aufzusetzen. Die Vorbereitungszeit: Zwei Monate. Wie das Ergebnis zeigt: Machbar – aber mit Überstunden einhergehend.

Was in der Realisierung geholfen hat, war ein engagiertes Netzwerk und Digitalkompetenz im eigenen Haus. So veranstaltet die Stiftung Bürgermut schon seit einigen Jahren regelmäßig Webinare. Ein kurz zuvor durchgeführtes Online-Barcamp im Programm openTransfer mit über 100 Teilnehmenden wurde eine weitere Teststrecke.

Teresa Sickert moderiert den Summit, vor ihr steht ein Kameramann, der sie aufnimmt.
Die andere Pespektive: “Hinter der Kamera” – im Studio. (Foto: Digital Social Summit)

Gleichzeitig gilt: Die Digital-Konferenz startete auch inhaltlich nicht bei Null. Viele Themen, Sessions und vor allem die Kooperationen konnten aus der analogen Variante ins Digitale transportiert werden. So führte die bereits zuvor bestehende pro-bono-Kooperation mit dem offenen Fernsehsender ALEX Berlin (Danke!) zu professionellem Studio-Streaming und die Bekanntheit der Veranstaltung zusammen mit eifrig mitwirkenden Partner:innen und Speakern zu mehr Öffentlichkeit und Session-Themen.

Learning
Digital geht nicht nebenbei. Bei Online-Veranstaltungen muss man zwar keine Zeit in die Caterer- und Essensauswahl, die Location und Raumzuordnungen investieren, dafür aber in andere Bereiche, wie das richtige Setup, Technik-Tests und die digitale Wegbegleitung der Besucher:innen. In den meisten Segmenten sind die internen Erfahrungswerte geringer als im analogen Veranstaltungskosmos. Plant deswegen unbedingt ausreichend Planungs- und Überlegungszeit sowie Testphasen und Briefings ein.

Das Programm

Im Digitalen gelten andere Spielregeln als bei analogen Veranstaltungen. Insbesondere in Bezug auf die Aspekte Aufmerksamkeitsspannen und Absprungwahrscheinlichkeit der Teilnehmenden sowie die Interaktivität der Sessions. Ein “normales” Konferenzprogramm kann deswegen nicht einfach Eins-zu-eins ins Digitale transferiert werden.

In den letzten Wochen haben wir gelernt: permanente virtuelle Kommunikation mit anderen Menschen kann kräftezehrend sein. Um Ermüdungserscheinungen vorzubeugen, dauerten die Sessions beim Summit maximal eine Stunde – mit häufig zwischengeschalteten Pausen. In diesen wurden die Short Bites, also kurze Interviews, ausgespielt. Sie machten weitere Akteur:innen der (digitalen) Zivilgesellschaft sichtbar.

Insgesamt kamen die beiden Veranstaltungstage so auf vier einstündige Zeitslots, in denen jeweils vier Sessions parallel gestreamt wurden. Das Gros der Referent:innen kam aus zivilgesellschaftlichen Organisationen. Zusätzlich gab es zwei halbstündige Keynotes mit Marina Weisband und Valerie Mocker sowie ein Wohnzimmerkonzert.

Paneldiskussion zu digitalem Freiwilligenmanagement (Foto: Digital Social Summit)

Klar ist: Die Interaktionsmöglichkeiten von Referierenden und Publikum sind online beschränkt. Über digitale Interaktionsplattformen wie den Stream-eigenen Chat und darüber auch Tools wie Mentimeter, Mindmeister, Padlet und Co. wurde zwar gemeinsam gearbeitet, dennoch waren viele Sessions beim digitalen Digital Social Summit frontaler ausgerichtet, als das in der Offline-Variante der Fall gewesen wäre. Auch fehlten interaktive Elemente wie der offline geplante Makerspace.

Alle Programmteile gibt es auch zum Nachschauen. Dazu am Ende mehr.

Learning
Digitale Programme funktionieren anders. Zeitspannen sind kürzer, aktive Moderation nimmt einen noch höheren Stellenwert ein. Für einige Formen der Interaktion mit den Teilnehmenden können entsprechende digitale Tools genutzt werden.

Die Teilnehmer:innen

Der große Vorteil an Online-Veranstaltungen: Digitale Räume bieten mehr Platz als ihre analogen Pendants. Die Digital-Variante wurde deswegen ohne Teilnehmerbeschränkungen aufgesetzt. Dass aus 300 Personen, die Tickets für die analoge Veranstaltung hatten, dann schlussendlich 1300 Digital-Mitmacher:innen wurden, hat wohl alle freudig überrascht.

Der virtuelle Weg zur Konferenz sah so aus: Nach der schnellen Anmeldung über Eventbrite erhielt man einen individuellen Code zur Freischaltung der Streamseite. So war der Summit für alle offen, gleichzeitig konnte das Veranstaltungsteam aber auch nachvollziehen, wer und wieviele Menschen teilnahmen.

Screenshot der Stream-Seite des Digital Social Summit 2020.

Von analogen Veranstaltungen weiß man: Die Pausen gehören zu den wichtigsten Programmpunkten. Wie aber kann man informelle Interaktionsmöglichkeiten im Digitalen anbieten, ohne dass bei über 1000 Menschen das totale Chaos ausbricht?

Hier ist insbesondere die Auswahl und das Zusammenspiel der digitalen Tools entscheidend. Beim Digital Social Summit setzte das Team auf drei zentrale Bausteine:

  • Sessionspezifische Chats, die neben den Streams angeordnet waren, waren primär für die Kommunikation während der Sessions selbst gedacht. Hier konnten Teilnehmer:innen ihre Fragen loswerden und auf die Session reagieren.
  • Vor und während der Veranstaltung konnte man sich auf der Padlet-Social Wall mit Bild und Beschreibungstext, wahlweise Gesuchen oder Verweis auf Kontaktmöglichkeiten vorstellen.
Screenshot der Padlet-Social-Wall des Digital Social Summits mit Teilnehmerinnen-Bildern und Vorstellungstexten (nicht leserlich) in verschiedenen Farben.
Ausschnitt der Social-Wall. Und ja, am Summit haben auch Männer teilgenommen.
  • Größere Interaktionsmöglichkeiten bot der summiteigene Slack-Workspace. Mit der Anmeldebestätigung erhielten die Teilnehmenden den Einladungslink, konnten in Kanälen einzelner Streams weiterführend diskutieren und Informationen austauschen. Am meisten los war im “Coffee & Talk” Kanal. Slack ermöglicht aber auch 1:1 Konversationen unter den Teilnehmenden – auch in Form von Videocalls. Praktisch: Slack bietet auch die Möglichkeit, geschlossene Gruppen zu erstellen. Hier konnten sich das Organisations- und Redaktionsteam sowie die Speaker in internem Rahmen austauschen.

    Messenger-Programme wie Slack sind unserer Einschätzung nach sinnvolle Plattformen, um größeren Gruppen Vernetzungsmöglichkeiten auch in den Tagen vor und nach der Veranstaltung zu bieten. Gleichzeitig ist der Zugang höherschwelliger als bei offenen Streamchats – für die keine Registrierung notwendig ist. Zwar ist es keinesfalls kompliziert, sich zu registrieren, es ist aber ein weiterer Schritt ins Unbekannte, ein weiterer Kanal den man im Blick halten muss, wenn man ihn aktiv nutzen möchte.
Foto eines Laptops, auf dem Bildschirm ist der DSS-Slack-Workspace zu sehen.
Der Summit-Slack-Workspace in der konkreten Anwendung. (Foto: Digital Social Summit)

Learning
Macht es den Teilnehmer:innen einfach. Versucht die Kommunikation auf wenige Kanäle einzugrenzen, auch wenn dadurch vielleicht nicht jedes Kommunikationsbedürfnis Beachtung findet. Sonst wird es unübersichtlich und Menschen verlieren sich in der Vielfalt der Angebote. Spätestens ab einer bestimmten Veranstaltungsgröße ist der Einsatz von Chat- und Slack-Moderator:innen unbedingt zu empfehlen – nicht nur um den Austausch aktiv anzuregen, sondern auch in Bezug auf Trolle, Spam und rasche Reaktion auf Fragen.

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Auf Seite 2 gibt’s mehr Infos zur Organisation
des Digital Social Summits 2020.
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