Hinter den Kulissen: Die Organisation des #DSS2020

Der Digital Social Summit 2020, das waren zwei Tage voller digitaler Impulse, Vernetzung und dem gemeinsamen Arbeiten an einer gemeinwohlorientierten Digitalisierung. Die Durchführung und Planung einer so großen Online-Konferenz war auch für das Team der Stiftung Bürgermut Neuland. Wir beleuchten die einzelnen Organisationsbausteine genauer.

DSS-Moderatorin Teresa Sickert im Vordergrund, Katarina peranic im Hintergrund auf einem Bildschirm zu sehen.

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Regie und technische Umsetzung

Wer beim Start des Summit dabei war, wurde von Moderatorin Teresa Sickert begrüßt – aus dem ALEX Berlin-Studio. An einem Stehpult vor einer Multimedia-Wand führte sie nicht nur die Begrüßung durch, sondern moderierte auch die Keynotes und das sonstige Programm im Hauptstream – dem Stream #1. Auf der Wand hinter ihr wurden, gerahmt von den Logos der Veranstalter:innen, die jeweiligen Videokonferenzräume mit den Redner:innen sichtbar. Auf Stream 2, 3 und 4 liefen parallel dazu weitere Sessions, direkt aus den jeweiligen Zoom-Videokonferenzen heraus.

Eingebettet wurden die Streams auf der zentralen Summit-Konferenzseite – und unter dem Stream durch einen Live-Blog, der das Geschehen auf allen vier Streams redaktionell abbildete und Blicke hinter die Kulissen ermöglichte.

Die Inhalte der Sessions wurden, abgesehen von der Studio-Moderation in Stream #1, in Zoom-Räumen generiert. Zugang hatten jeweils nur die Zoom-Hosts (für den reibungslosen technischen Ablauf beim Streaming) sowie die Moderator:innen und Sessiongeber:innen.

Warum ein Stream und keine Teilnehmenden innerhalb der Zoom-Räume?
Gute Frage. Unsere Argumente für die Streaming-Variante:

  • Verschiedene parallele Zoom-Räume, in die man sich jeweils erst mit Passwortschutz einwählen muss (dazu unten mehr), führen auf Teilnehmendenseite leicht zum Verlaufen im Programmschema.
  • Das Wechseln der Zoom-Räume dauert länger, als einfach den Stream zu wechseln (Link suchen und Passwort eingeben vs. ein Klick auf der Summit-Stream-Seite).
  • Teilnehmendenzahlen und die dafür benötigten Kapazitäten in stabilen Räumen sind schwer zu kalkulieren.
  • Die Einbettung in einen rahmenden Liveblog wäre nicht möglich gewesen
  • Große Gruppen in Videokonferenzräumen – wenn man den Teilnehmenden Mitwirkungsmöglichkeiten über die Chatfunktion hinaus freigibt – sind störungsanfällig. Von versehentlich oder absichtlich aktivierten Mikros bis hin zu gezielten Störattacken durch Bots (wie auch auf der re:publica erlebt) ist vieles denkbar.
Ein Laptop zeigt einen Zoom-Raum mit 4 Diskutant:innen
Das Konzept: Aus Zoom-Räumen auf den Webseite-Stream. (Foto: Digital Social Summit)

In der jetzigen Fassung wurde ähnlich wie beim Fernsehen ein einfaches Umschalten möglich. Den Chat wiederum hatten auch die Session-Moderator:innen im Blick und gingen auf gestellte Fragen ein.

Learning
Es gibt viele Varianten, wie eine Online-Konferenz technisch umgesetzt werden kann. Der Summit ist mit der komplexeren Webseite-Stream-Studio-Variante sehr gut gefahren. Diese ist in der Realisierung jedoch auch aufwendiger als mögliche Alternativen (z.B. Zuschauer:innen direkt in Zoom-Webinar-Räume einladen), macht es den Teilnehmenden jedoch leichter. Wir glauben: Je größer und „mehrgleisiger“ das Event, desto professioneller sollte die technische Umsetzung gestaltet werden. Hier zu sparen, bedeutet, am falschen Ende zu sparen.

Das Team

Zusammenarbeit hat sich in der Corona-Krise noch einmal verändert. Keine schnellen Besprechungen mit allen Referent:innen und dem Orgateam kurz vor dem Start, keine schnellen Zurufe, sondern dezentrales Arbeiten und ein gutes Briefing. Nach Wochen des Home Office gab es trotzdem zwei kleinere Schaltzentralen: Ein Teil des Orgateams saß auf Abstand im Studio von ALEX Berlin, drei weitere Personen walteten im Büro der Stiftung Bürgermut. Alle anderen – ob Orgateam oder Referent:innen – saßen am heimischen Schreib- oder Küchentisch.

Eine Fotocollage zeigt verschiedene Mitglieder des Orgateams an ihren Schreibtischen oder im Studio.

Obwohl beinahe das gesamte Team der Stiftung Bürgermut das Orga-Team des Summits unterstützte, blieben immer noch Aufgaben offen. Danke u.a. an die Alumni von ALEX Berlin, die beim Einblenden der Video-Bauchbinden und vielem mehr halfen sowie Hannes Jähnert, Peter Kreutter und Michael von Winning, die als kompetente Raummoderatoren unterstützten.

Eins blieb gleich beim Summit – egal ob Kalkscheune oder TV Studio: Die Moderatorin Teresa Sickert führte gekonnt durch das Programm. Eine professionelle Moderation hat viele Vorteile – und bildet auch im Digitalen einen wichtigen Ankerpunkt.

Learning
Online-Konferenzen brauchen Man- und Womanpower! Technik-Support, Stream- und Chat-Moderation sowie das Organisieren hinter den Kulissen ist kein Luxuselement, sondern für einen reibungslosen Ablauf unabdingbar.

Und: Damit alle Akteure trotz physical distancing Hand in Hand arbeiten können, die Referent:innen sicher agieren und nicht mit vielen Fragen am Veranstaltungstag bei euch anklopfen, ist dieser Tipp wohl einer der Wichtigsten: Brieft alle Beteiligten gut und ausführlich. Geht mit ihnen gemeinsam das Programm durch, stellt eine übersichtliche Liste des „Was – Wann – Wo – Welches Passwort“ zur Verfügung und seid mit klaren Ansprechpartner:innen auch während der Veranstaltung nah am erweiterten Team. So könnt ihr bei offenen Fragen (die es bei Neuerungen wie Online-Konferenzen immer geben wird) schnell aushelfen.

Die Nachbereitung

Wer kennt das nicht? Selbst die interessantesten und lehrreichsten Diskussionen werden auf analogen Veranstaltungen schnell vergessen. Im Kontext von Online-Konferenzen kein Problem – Aufzeichnungsfunktion sei Dank. Falls ihr den kompletten Summit oder einzelne Veranstaltungen verpasst habt oder bestimmte Programmpunkte noch einmal ansehen möchtet, könnt ihr die Mitschnitte ab sofort ohne Registrierung auf der Konferenzseite und YouTube „nachschauen“. Einfach durchklicken!

Jetzt ist die Community gefragt: Wir lernen und denken weiter

Insgesamt freuen wir uns mit dem Organisations-Team des DSS, dass der Transfer von analog zu digital – abgesehen vom Streamausfall an Tag 1 – so reibungslos vonstatten ging und freuen uns auf März 2021. Denn dann findet der Summit zum nunmehr dritten Mal statt. Als analoge Veranstaltung mit Digitalelementen (Stand jetziger Planung) bei der ZEIT-Stiftung in der Bucerius Law School in Hamburg.

Zwei Männer tragen das Summit-RollUp vor sich her.
Analog wird abgebaut – aber nur für dieses Jahr. (Foto: Digital Social Summit)

Bis dahin interessiert uns aber auch eure Meinung. Was lief gut? Was hätte besser laufen können? Zu welchen Aspekten hättet ihr gerne mehr Informationen? Wo braucht ihr Hilfe? Gebt uns euer Feedback – denn wir planen mehr.

Im Kontext unserer neuen D3-Netzwerk-Schnittstelle wollen wir euch in den nächsten Monaten u.a. Know-How, Checklisten und Kontakte bereitstellen, damit das Organisieren digitaler Konferenzen so leicht von der Hand geht wie das der analogen Pendants. Immer mit einem Auge darauf, dass der digitale Weg im Durchführen und Teilnehmen für möglichst viele zugänglich sein soll. Und all das mit dem Anspruch, keinen digitalen Abklatsch der „echten“ Veranstaltungen zu schaffen, sondern eine neue Form des Zusammenkommens, mit seiner eigenen Qualität. Meldet euch bei uns über die Kommentarfunktion, Social Media oder unser Kontaktformular, falls ihr Fragen, Expertise, Mitmach-Motivation oder Anmerkungen zu Digital-Events habt.

Und wer weiß: Vielleicht sprießen so – neben re:publica, Summit & Co. – in Kürze noch weitere große zivilgesellschaftliche Online-Konferenzen aus dem Boden. Zu wünschen wäre es – es braucht bloß ein wenig Mut, um Neues zu wagen.

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