Organisationsentwicklung und Digitalstrategie: Anschub für die Basis

Mit einem neuen Förderprogramm unterstützt die Ehrenamtsstiftung Mecklenburg-Vorpommern gemeinnützige Organisationen bei der strategischen Weiterentwicklung und der Digitalisierung. Wir haben mit drei geförderten Non-Profits über digitale Herausforderung, Chancen und Ziele gesprochen.

Auf zwei Laptops und einem Smartphone sieht man die Protagonist:innen des Beitrags.

Die Pandemie hat in vielen Organisationen einen riesigen Digitalisierungsschub ausgelöst. Um engagierte Menschen in gemeinnützigen Organisationen bei ihrer digitalen Transformation zu
unterstützen, hat die Ehrenamtsstiftung Mecklenburg-Vorpommern 2020 das Stipendium Organisationsentwicklung ins Leben gerufen. Mit bis zu 3000 € fördert die Stiftung seit November 2020 erstmals elf Non-Profit Organisationen dabei, ihre Prozesse und Strukturen mit professioneller Beratung zu durchdenken, sich weiterzubilden oder in Hard- oder Software zu investieren.

“Das Förderprogramm hat die Stiftung agil aufgesetzt, das ist die Pilotphase“, erzählt Maria Acs, die zuständige Referentin der Stiftung. In der ersten Förderrunde sind nicht nur die geförderten Vereine Lernende, auch das Team der Stiftung sammelt mit dem neuen Angebot neue
Erfahrungen. Die Ergebnisse der Pilotphase werden helfen, das Förderprogramm weiterzuentwickeln. Ein erstes Learning hat die Stiftung bereits gesammelt: Der Begriff Stipendium hat sich als missverständlich herausgestellt, in Zukunft wird die Förderung Programm Organisationsentwicklung heißen. Als Medienpartner hat die Ehrenamtsstiftung Mecklenburg-Vorpommern das Magazin Neue Narrative gewonnen, mit weiteren Partnern ist das Team im Gespräch.

Die drei geförderten Organisationen, mit den wir gesprochen haben, engagieren sich zwischen ländlichem Raum und Hansestadt. Ihre Ausgangslagen sind teilweise sehr unterschiedlich. Doch bei allen zeigt sich, wie wichtig unterstützende Programme für Non-Profits und Vereine sind, um die Digitalisierung zu meistern und auch in Zukunft arbeitsfähig zu bleiben.

Atelier 17111 e. V.

Einen Ort für Gemeinschaft, Kreativität und Arbeit baut das junge Atelier 17111 e. V. auf einem ehemaligen Bauernhof in Hohenbrünzow auf. Mit digitalen Lösungen experimentiert der Verein seit seiner Gründung, erzählt Nikolai Rüger.

„Der Gedanke, uns möglichst digital aufzustellen, begleitet uns seit unserer Gründung 2019. Für mich als ersten Kassenwart war Transparenz von der Buchhaltung bis zur Vereinsverwaltung von Anfang an ein Wunsch. Gerade bei den Finanzen ist mir das wichtig. Dafür wollen wir alle Daten in einem System zentral speichern, zu dem die Mitglieder einen Zugang haben. Dann können Aufgaben auch reibungslos von anderen übernommen werden, wenn sich mal etwas ändert. Da die Mitglieder nur teilweise in Mecklenburg-Vorpommern, sondern auch in Berlin, Leipzig oder sogar in der Schweiz leben, müssen wir auch ortsunabhängig darauf zugreifen und Dokumente bearbeiten können. Noch haben wir nicht die richtige digitale Lösung gefunden. Wir haben zwar ein paar Systeme wie Mein Verein ausprobiert, aber bisher hat kein kostenfreies System so funktioniert, dass wir richtig gut damit arbeiten konnten.

Digitale Lösungen helfen uns auch darüber hinaus bei unserer Vereinsarbeit. Um uns regelmäßig auszutauschen nutzen wir zum Beispiel Skype. Immer Mittwoch abends findet unser Plausch und Lausch statt. Im Sommer 2020 haben wir unsere erste Sommerakademie, ein Festival mit Workshops und Vorträgen, veranstaltet. Bei der Organisation haben wir gemerkt, dass uns ein Projektmanagement-Tool wie Trello helfen würde, alle Aufgaben im Blick zu behalten und zu verteilen. Damit bekämen auch Mitglieder, die nicht so viel Zeit haben, besser eine Chance, etwas beizutragen. Allein über Slack und GoogleDrive lief das noch nicht optimal.

Blick in das Atelier 17111, einen hellen Dachboden, eine Dachseite besteht aus großen Dachfenstern bis zum Boden. Im Raum steht eine Küche, eine Staffelei, eine Matratze und eine Tischtennisplatte.
Das Atelier 17111. Foto: Atelier 17111

Und auch bei vielen anderen Vereinsaufgaben, etwa Förderangelegenheiten oder der Inventarisierung, sehe ich Potentiale. Ich schwimme allerdings noch bei der Frage, welche Tools die richtigen für uns sind. Das herauszufinden, ist nicht so einfach. Eine weitere Herausforderung ist für uns, eine gemeinsame Arbeitsweise, einen digitalen Workflow zu entwickeln. Auch dafür möchten wir das Coaching nutzen, das uns das Förderprogramm ermöglicht.

Sehr geholfen hat uns, mit der Förderung ein iPad für den Verein kaufen zu können. Endlich gibt es einen zentralen Ort für alle Vereinsangelegenheiten, für alle Dokumente, Passwörter, Rechnungen, Lieferscheine. Mit dem iPad können wir jedes Dokument einfach digitalisieren und ablegen. Die Kommunikation mit den Mitgliedern oder dem Finanzamt wird nun zentral gespeichert und ist für alle Mitglieder einsehbar.“

Elternzeit – Rostocks Familienservice

Elternzeit unterstützt bei der Kinderbetreuung, vertritt Tagespflegepersonen, organisiert ein Sommer-Feriencamp für Kinder und Bildungsveranstaltungen für Eltern. Nach sieben Jahren ist der Rostocker Verein fambeKi e.V. 2020 in ein neues rechtliches Gewand geschlüpft. Der Veränderungsprozess während der Pandemie ließ die Geschäftsführerinnen Jana Stelzig und Daniela Schütt erkennen: Wir müssen digitaler werden.

Daniela Schütt und Jana Stelzig stehen vor einer Wand und lächeln in die Kamera

Wie digital ist Elternzeit bisher?

Jana Stelzig: Wir sind noch nicht richtig digital. Bisher läuft vieles analog. Unser Kernangebot ist die Betreuung von Kindern – und die braucht Menschen. In unserem Tagesgeschäft arbeiten wir bisher noch vor allem mit Excel und Outlook. Corona hat viel ins Digitale verlagert und uns neue Möglichkeiten eröffnet, von unseren Angeboten zu erzählen. Seit Sommer bespielen wir neben Facebook einen Instagram-Kanal und nutzen ihn, um mit Interessierten zu kommunizieren.

Warum haben Sie sich für die Förderung beworben?

Zum einen um unsere digitale Kommunikation zu professionalisieren. Bis wir die Förderung bekamen, haben wir unseren Instagram-Kanal wenig durchdacht und konsequent bespielt. Zum anderen hat die Pandemie unsere interne Kommunikation und unsere Arbeitsabläufe verändert. Wir arbeiten viel mehr im Home-Office. Unser Austausch ist nicht mehr so innig und wir schreiben viel mehr E-Mails als zuvor. Eine externe Beratung durch einen Coach und eine Kommunikationsexpertin hätten wir uns nicht leisten können. Die Förderung gibt uns die Möglichkeit, noch einmal alles zu überdenken, uns zu sortieren und strukturiert zu überlegen, wohin wir uns entwickeln wollen und wie wir uns anders aufstellen können. Es ist für uns eine tolle Chance.

Welche digitalen Ziele wollen Sie nun erreichen?

Am weitesten sind wir bei der digitalen Kommunikation. Als wir die Förderung erhalten haben, konnten wir eine Fachfrau beauftragen, die uns mit unserem Instagram-Kanal unterstützt. Sie hat uns geholfen, Redaktionspläne zu entwickeln. Das hat die Arbeit sehr erleichtert. Auf unsere 200 Abonnements sind wir stolz. Jetzt, wo wir besser wissen, worauf es ankommt, arbeiten wir am Redaktionsplan für das kommende Jahr.

Unsere interne Kommunikation spielt im Beratungsprozess gerade eine große Rolle. Ich fühle mich digital überlastet. Es sind auch intern einfach zu viele E-Mails und ich habe das Gefühl, immer alles schnell beantworten zu müssen. Daher ermitteln wir mit unserem Coach nun die Kommunikationswege – und erst dann die Tools, die uns unterstützten können. Wir glauben auch, dass ein CRM-System unsere Arbeit erleichtern könnte. Meine Co-Geschäftsführerin Daniela Schütt erstellt viele Auswertungen und Statistiken, da könnte so etwas sehr hilfreich sein. Aber erst einmal konzentrieren wir uns darauf, neue Arbeitsstrukturen zu entwickeln. Dann gucken wir, welche Programme Sinn machen.

Lebenshilfe Mecklenburg-Vorpommern

Stefani Kortmann (oben links) und Clemens Russel (unten) im Gespräch mit der Autorin.

Der Landesverband der Lebenshilfe Mecklenburg-Vorpommern hat stellvertretend drei von insgesamt 17 Ortsgruppen für die Förderung zur Organisationsentwicklung ins Rennen geschickt. Die Koordinatorin Stefani Kortmann und der Geschäftsführer Clemens Russel haben von den digitalen Herausforderungen und Chancen der Ortsgruppen erzählt.

„Die Ortsgruppen der Lebenshilfe“, sagt Stefani Kortmann, „das sind die Eltern, die sich 1990/1991 für die Rechte und Teilhabe ihrer Kinder mit kognitiven Einschränkungen eingesetzt haben. Diese Basis aus ehrenamtlichen Engagement unterscheidet die Lebenshilfe von vielen anderen sozialen Diensten“. In den letzten 30 Jahren sind aus den Kindern Erwachsene geworden und die Eltern, die Einrichtungen der Behindertenhilfe geschaffen haben, andere Eltern und Angehörige beraten oder Freizeitangebote für und mit Menschen mit Beeinträchtigung organisieren, sind inzwischen im Rentenalter.

Bereits 2018 stellte der Landesverband durch eine Erhebung fest, dass die 17 Ortsgruppen vor großen Herausforderungen stehen: Engagierten Nachwuchs finden, Strukturen und Abläufe professionalisieren, Angebote weiterentwickeln und digital kommunizieren, das sind einige der Aufgaben, denen sich die Ehrenamtlichen neben ihrem Engagement stellen müssen.
„Uns wurde der dringende Handlungsbedarf damals deutlich. Es war klar, dass wir die Ortsgruppen bei ihrer Existenzsicherung, bei der Konsolidierung und Weiterentwicklung unterstützen“, erzählt Clemens Russel.

Mit der Pandemie wurden die mangelhafte technische Infrastruktur und die fehlenden digitalen Kenntnisse in den Ortsgruppen ein Problem. Überhaupt arbeitsfähig zu bleiben, war im Lockdown für die Ehrenamtlichen eine besondere Herausforderung. Gerade als der Landesverband im September 2020 mit allen Ortsgruppen per Telefon den aktuellen Stand und Bedarf besprach, erfuhren Stefani Kortmann und Clemens Russel von dem Förderprogramm. Die Ortsgruppen in Wismar, Ludwigslust und Parchim hatten Kapazitäten und haben nun als erste die Chance, ihre ehrenamtliche Arbeit weiterzuentwickeln und zu digitalisieren. Sie sind in dem Pilotprojekt des Landesverbands die digitalen Pioniere, die später ihr neues Wissen auch an andere Ortsgruppen weitergeben sollen.

Drei Ortsgruppen als Pioniere

Die Ausgangssituationen sind in Wismar, Ludwigslust und dem sehr mitgliederstarken Parchim teilweise unterschiedlich. Während in Ludwigslust eine hauptamtliche Kraft tätig ist und es wie in Parchim ein zentrales Büro und einen Rechner gibt, hat die Ortsgruppe in Wismar keine Webseite und trifft sich privat oder im Café. Dafür ist hier gerade ein Generationswechsel im Gange und die Motivation ist besonders hoch. Die Arbeitsweise ist in allen Ortsgruppen bisher stark analog. Informationen und Mailings werden häufig noch per Post verschickt. An Tablets und Laptops für die Vorstände oder einen Teil der Mitglieder mangelt es überall, erzählen Stefani Kortmann und Clemens Russel. Von digitalen Angeboten für ihre Zielgruppen sind die Ortsgruppen noch ein Stück entfernt, das teilweise schlechte Internet im ländlichen Raum ist ein zusätzliches Hemmnis.

Corona hat den Ehrenamtlichen in den Ortsgruppen die Notwendigkeit gezeigt, digitaler zu werden und sie mutiger gemacht, sagen Stefani Kortmann und Clemens Russel.

Die Förderung ist ein ersten wesentlicher Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation der Ortsgruppen. „Es ermöglicht, neben einer Basisversorgung mit Hardware, die Ehrenamtlichen in der Nutzung der Technik und Tools zu schulen. Ein drittes Ziel ist die Aufschließung der Potentiale der Digitalisierung“, sagt Clemens Russel. „In einem zweiten Schritt, wird es um die Vereinfachung der Abläufe durch Digitalisierung und die Entwicklung digitaler Angebote gehen“, ergänzt er. Stefani Kortmann beobachtet noch einen weiteren Effekt, den das Programm Organisationsentwicklung auf die Ortsgruppen hat. Die Ehrenamtlichen gewinnen neue Perspektiven, blicken anders in die Zukunft und merken durch die Impulse von außen, wie Digitalisierung ihnen bei ihrer Arbeit helfen kann. Auch untereinander sind sie neuerdings in regem Kontakt, beobachten neugierig, was die anderen machen und tauschen sich konkret aus. Die Ortsgruppen haben sich auf den Weg gemacht.

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