Plötzlich digital: Kontakt- und Freiwilligenmanagement mit der Odoo Community Edition

Eine Frage, die viele Organisationen umtreibt: Wie können wir unsere Prozesse besser miteinander verzahnen und sich anhäufenden Excel-Listen Adieu sagen?

Ein Smartphone liegt auf einer gelblichen Zeitung. EIngeblendeter Text: Plötzlich digital. Die Sprechstunde. #12: Kontakt- und Freiwilligenmanagement mit der Odoo Community Edition

Hast du kurz die E-Mail Adresse von X? Sind alle Rollen an Standort Y besetzt und wer war dort nochmal die Standortleitung? Kannst du mir jemanden, der/die sich im Thema XYZ auskennt, vermitteln? Ich brauche kurz eine gefilterte Liste mit Mail-Adressen als Verteiler, kannst du mir da helfen? Engagierte*r A muss on-/offgeboarded werden, kannst du das übernehmen?

Solche Fragen hört man in zivilgesellschaftlichen Organisationen häufiger. Eine funktionierende Engagierten-/Mitarbeitendenverwaltung ist die Grundlage für eine einfache, schnelle Beantwortung. Lars Trey von Start with a Friend berichtete in der 12. Ausgabe von #PlötzlichDigital von seinen Erfahrungen mit der ODOO Community Edition. Er zeigte, welche Möglichkeiten die Plattform ihnen jetzt schon bietet, und welche Potentiale noch in ihr stecken. Vor allem aber ging es um die Fragen, die sich soziale Organisationen stellen sollten, wenn sie auf der Suche nach einer geeigneten Software für die eigene Freiwilligen- und Kontaktverwaltung ist – und die digitale Transformation in der Organisation strategischer angehen möchten.

Hier könnt ihr euch die Sprechstunde anschauen.

Open Source: Gemeinsam bessere Lösungen bauen

Der Weg hin zu einer passenden Software-Lösung war für das Team von Start with a Friend von vielen Fragen geprägt und mit einer systematischen Darstellung der vielen Prozesse innerhalb der Organisation verbunden. Als Kernanforderung an das einzuführende Produkt stand der Bedarf nach einer einzigen und eigenen Plattform, die mit der Organisation wachsen kann und die Möglichkeit bietet, unterschiedliche Prozesse miteinander zu verzahnen.

Eine Marktanalyse ergab: Kein Human Ressources (HR) oder Kontaktmanagement (Customer-Relationship, CRM)-Tool deckte zu wenigstens 80 % die Bedarfe beziehungsweise den Usecase der Organisation ab. Die For-Profit Angebote auf dem Markt hätten also enorme finanzielle Anpassungskosten nach sich gezogen, die der Anbieter selbst hätte durchführen müssen. Und selbst danach hätte die Software nicht der Organisation gehört.

Nicht nur deshalb fiel die Wahl auf die ODOO Community Edition. Dabei handelt es sich um eine modulare Open Source Plattform. Sie ist ohne Lizenzgebühren nutzbar – Kosten entstehen durch das Hosting und je nach eigenen Anforderungen an die Plattform und Kenntnissen für die Entwicklung/ Anpassung. Es gibt bereits eine breite Palette an Modulen für Projektmanagement, HR, CRM und mehr – und wie das in der Open Source Gemeinschaft üblich ist, eine große Community, die beim Anpassen hilft.

Die Idee hinter der Open Source Bewegung: Alle Organisationen haben mit ihrem Wirken gemeinsam einen positiven Effekt auf die Gesellschaft, setzen ihre Ressourcen sinnvoll ein und erfinden das digitale Rad nicht immer neu. Teure Lizenzgebühren werden vermieden. Mehr zum Thema Public Interest Software haben wir hier aufgeschrieben

OpenAnt – gemeinsam starke Digitalprojekte entwickeln

Damit diese Vision lebendig wird und auch Organisationen mit geringem IT-Wissen Teil der Bewegung werden können, hat eine engagierte Gruppe das Projekt openAnt aus der Taufe gehoben.

Noch ist das Projekt in den Kinderschuhen. Die Vision: OpenAnt hilft, gemeinsam Digitalprojekte über Organisationsgrenzen hinweg zu ermöglichen. Schrittweise wird dort ein Pool an Wissen, Entwickler:innen und Open Source Softwaremodulen ausgebaut, die einzeln verwendet oder Schritt für Schritt implementiert werden können. Schaut doch mal rein und seid von Beginn an dabei!

Ihr habt Fragen zu diesem oder einem anderen Sprechstunden-Thema?

Nicht umsonst war die erste digitale Sprechstunde zum Thema „Slack“: In einem eigenen Slack-Workspace könnt ihr auch vor und nach der Sprechstunde eure Fragen zu den jeweiligen Tools stellen und mit den ehrenamtlichen Expert:innen weiterdiskutieren. Ihr habt nach der Sprechstunde noch eine Frage, habt die Sitzung verpasst oder wollt für kommende Sprechstunden eure Fragen einbringen? Diskutiert mit uns:

Plötzlich digital. Die Sprechstunde

In Corona-Zeiten müssen viele soziale Organisationen plötzlich von 0 auf 100 ins mobile und dezentrale Arbeiten kommen. Dabei möchten wir euch helfen! Mit Plötzlich digital: Die Sprechstunde geben wir euch (ab sofort alle zwei Wochen) Freitags um 11 Uhr einen virtuellen Raum, um gemeinsam mit anderen etwas Neues kennenzulernen.

Nächste Sprechstunde am 24 Juli 2020: Nina von CorrelAid gibt eine Einführung in die Visualisierungssoftware-Tableau, mit der ihr für eure Daten ansprechende und interaktive Dashboards erstellen und diese intern und extern teilen könnt. Wir starten mit Hinweisen zu Datenvisualisierungen im Allgemeinen und einigen Tipps und Tricks zum Set-up. Im Anschluss gibt es Zeit für Fragen und erste Experimente. Wir freuen uns auf Euch!

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Weitere Sprechstunden zum Nachschauen

Alle bisherigen Sprechstunden, unter anderem zu Zoom und Online-Workshop-Tools, Slack, Trello, Asana, gitbook HumHub und vielem mehr findet ihr hier in der Übersicht:

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