#37 Vereinswesen meistern mit ClubDesk

In dieser Episode führten uns Karin Windt und Daniel Kohtes durch die umfangreiche Vereinssoftware ClubDesk. Von der Mitgliederverwaltung über die Website-Erstellung bis hin zur Buchhaltung deckt das Tool alles rund ums Vereinswesen ab.

Foto von Kopfhörern und einem Handy, die auf einer Zeitung liegen. Davor Text: “Plötzlich digital. Die Sprechstunde” und “#37 Vereinswesen meistern mit Clubdesk (26.11.)”

Zurück zu den Grundlagen: Schwarzes Brett, Kontakte, Gruppen

Im echten Leben grüßt beim Eintritt ins Vereinshaus oft zu allererst das schwarze Brett – so auch bei ClubDesk und in unserer Ausgabe von Plötzlich digital. Mit dieser Funktion bieten die Entwickler:innen in ClubDesk eine Möglichkeit für Ankündigungen durch frei gestaltbare digitale „Aushänge“. Für die Erinnerungsschwachen unter uns lassen sich hier auch automatisiert Geburtstagsgrüße anzeigen oder Jahrestage feiern.

Nach dem Einstieg mit diesem Gimmick zeigte Karin die umfangreichen Möglichkeiten zur Kontaktverwaltung, die ClubDesk bietet. Mit dem Kontakte-Tool lassen sich nicht nur Mitglieder verwalten, sondern auch Gruppen mit individuellen Zugriffsrechten anlegen. Dafür existierten auch schon eine Reihe vordefinierter Rollen wie „Vorstandsmitglied“, „Förderer“ oder „Admin“. Diese lassen sich flexibel anpassen und erweitern. Der Export dieser Kontaktlisten ist problemlos möglich – Anschlussfähigkeit zum CRM-System? Check! Aber auch so bietet ClubDesk bereits umfangreiche Optionen mit den Daten zu arbeiten.

Wer tiefer einsteigt, kann beispielsweise die gesamten Stammdaten der Profile auf die eigenen Bedürfnisse anpassen, und so die Datenverwaltung individualisieren. Das Kontakte-Tool wird durch eine starke Suche komplettiert, die auch für Einsteiger:innen leicht nutzbar ist, denn hier braucht ihr nicht – wie sonst oft – komplizierten Suchoperatoren. Vielmehr lassen sich die Filteroptionen per praktischem Drop-Down-Menü abrufen.

Dokumente, Termine und Mails

Als Komplettlösung deckt ClubDesk noch mehr Bereiche ab. Ähnlich wie Dropbox, iCloud und Co. bietet es auch eine Dateiverwaltung. Dabei lassen sich die Zugriffsrechte an die zuvor behandelten Gruppen anpassen und die hochgeladenen Inhalte praktischerweise direkt in die Website einbetten, die ihr ebenfalls über das Programm erstellen könnt (dazu unten mehr). Doch unbegrenzt sind die Möglichkeiten nicht – vor allem der eher mickrige Speicher von 2GB in der Medium-Lizenz stellt ein Manko dar.

Was hingegen überzeugt: die Terminfunktion. Wie Daniel zeigte, lassen sich auch Termine für verschiedene Nutzer:innengruppen freigeben und ebenso mit einem Klick direkt auf der Website einbinden. Ewiges Synchronisieren der öffentlichen Termine gehört mit ClubDesk also der Vergangenheit an.

Die Mailfunktion von ClubDesk ist nach Meinung unserer Gäste hingegen eher eingeschränkt zu genießen. Das liegt vor allem daran, dass Mails über die ClubDesk Accounts (eigene Domain oder @clubdesk.com) an die Standard-Mail-Postfächer weitergeleitet werden, diese aber nicht direkt bespielt werden können. Trotz der erwähnten umfangreichen Kontaktfunktionen (Gruppen, Segmente und Mailing-Listen) ist ClubDesk daher leider kein ausgereiftes Newsletter-Tool, denn Mails werden wie beschrieben nur an das externe Haupt-Mailpostfach weitergeleitet. Bounces, Abmeldungen und so weiter werden nicht automatisch erfasst, personalisierte Ansprachen sind nicht möglich. Die Kontakt-Verteiler können aus ClubDesk genauso wie aus Mailprogrammen heraus adressiert werden, allerdings können beim Versand über ClubDesk keine voreingestellten Signaturen verwendet werden.

All-inclusive: Website und Finanzbuchhaltung

Bereits erwähnt: mit ClubDesk habt ihr auch die Möglichkeit, eine eigene Vereinswebsite zu erstellen. Das Programm bringt ein eigenes Content Managagement System (CMS) mit vorgefertigtem Design mit. Erwartet aber keine Quantensprünge – im Vergleich zu WordPress fallen vor allem die eingeschränkten Gestaltungsmöglichkeiten auf. Drei Grundfarben und ein fester Pool an Schriften müssen reichen. Doch individuell gestaltete Webseiten sind auch nicht das erklärte Ziel von ClubDesk. Vielmehr liegt der Vorteil in dem nahtlosen Synchronisieren aller zuvor erwähnten Elemente. Dateien und Termine per „Drag and Drop“ einzupflegen wird so zum Kinderspiel – gerade für kleine Vereine mit begrenzten Ressourcen eine große Erleichterung.

Noch ein Highlight zum Ende hin: Auch für die graue Eminenz der Finanzverwaltung hat ClubDesk noch ein Ass im Ärmel. Ihr könnt eure gesamte Buchhaltung in ClubDesk abbilden, Rechnungen stellen, Mahnungen und Erinnerungen versenden sowie SEPA-Lastschriften verwalten und automatisch an Banken übermitteln. Zahlungsverläufe lassen sich ebenso erfassen wie Kontoauszüge. Hier überzeugt die Software durch vielfältige Im- und Exportmöglichkeiten wie zum Beispiel von csv-Dateien. Wenn es mal schnell gehen muss, bietet ClubDesk auch vorgefertigte Vorlagen für Rechnungsstellung, Zahlungsverzug, etc. Aber Achtung! Manchmal sind die Vorgaben der schweizer Software nicht passgenau an deutsche Regularien angepasst, da müsst ihr manuell nachsteuern.

Glühbirne

Mit Kurabu, MEINVEREIN und CAMPAI haben Karin und Daniel in der Sprechstunde noch drei Alternativen aufgezeigt. Sie unterscheiden sich jedoch preislich teils stark. Im Vergleich setzt sich ClubDesk durch DSGVO-konformes Hosting in der Schweiz sowie mit einer kostenlosen Basisversion ab.

Zum Abschluss gingen Karin und Daniel nochmal ausgiebig auf die Website-Einbettungsoptionen ein und stellten sich den Fragen zum individuellen Bau von Spendenformularen und anderen technischen Raffinessen in ClubDesk. Zum Beispiel haben Web-Cracks die Mögichkeit, Formulare via html zu erweitern.

Ein Manko, das in der Sprechstunde thematisiert wurde: bei der Auswahl der Geschlechter kann bislang nur “männlich“ und „weiblich” vorgeben werden.

Fazit

In der Gesamtschau ist ClubDesk trotz einiger Mankos gewissermaßen die „eierlegende Wollmilchsau“ unter den Vereins-Tools und vor allem für kleinere Unterfangen mit begrenzten Ressourcen einen zweiten Blick wert.

Wenn ihr neugierig geworden seid, ob ClubDesk auch für euren Verein die passende Lösung ist, werft doch einen Blick in das Skript oder schaut gleich die ganze Folge, die wir für euch hier eingebettet haben.

Nächste Episode:

#38 Digitale Beteiligungsprojekte mit adhocracy+ (10.12.)

Im Dezember zeigt uns Carolin Klingsporn von Liquid Democracy die Beteiligungsplattform adhocracy.plus. Auf der Plattform können NGOs und Initiativen, aber auch Kommunen Beteiligungsprojekte umsetzen – von einfachen Abstimmungen bis hin zur gemeinsamen Strategieentwicklung oder der Verabschiedung eines Bürgerhaushalts. adhocracy+ erlaubt es euch, unkompliziert aus einem Pool an Werkzeugen zu wählen: Brainstorming, interaktive Veranstaltungen oder Ideenwettbewerb – lasst eurer Phantasie freien Lauf. Zudem ist die Plattform auch noch Open Source, in Deutschland gehostet und kostenfrei.

Plötzlich digital. Die Sprechstunde

In Corona-Zeiten mussten viele soziale Organisationen plötzlich von 0 auf 100 ins mobile und dezentrale Arbeiten kommen. Dabei möchten wir euch helfen – auch in der Zeit danach! Mit Plötzlich digital: Die Sprechstunde geben wir euch alle zwei Wochen Freitags um 11 Uhr einen virtuellen Raum, um gemeinsam mit anderen etwas Neues kennenzulernen. Alle Folgen zum Nachschauen gibt es hier.

Ihr habt Fragen zu diesem oder einem anderen Tool?

Nicht umsonst war die erste digitale Sprechstunde zum Thema „Slack“. In einem eigenen Slack-Workspace könnt ihr auch vor und nach der Sprechstunde eure Fragen zu den jeweiligen Tools stellen und mit den ehrenamtlichen Expert:innen weiterdiskutieren. Ihr habt nach der Sprechstunde noch eine Frage, habt die Sitzung verpasst oder wollt für kommende Sprechstunden eure Fragen einbringen? Diskutiert mit uns!

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