Fotocredit: Jörg Farys | opentransfer.de

Obwohl wir die vielen Vorteile virtueller Zusammenarbeit kennenlernen durften, brauchen wir doch manchmal etwas Greifbares. Etwas, das kein Tool oder spannende Methodik ist. Es gibt viele tolle Spiele, Routinen und Aktivitäten, die wir online unternehmen können, um unsere Verbundenheit zu stärken (siehe dazu meinen Artikel zu Routinen für ein digitales Wir-Gefühl). Dabei schaffen wir meist wesentlich schneller ein Teamgefühl, als wir es mit digitalen Methoden können. 

Es ist vergleichbar mit Freundschaften aus dem Sommerlager. Wir verbringen eine kurze, aber dennoch sehr intensive Zeit zusammen und erleben Geschichten, von denen wir noch lange sprechen werden. In meiner dezentral und digital aufgestellten Organisation Taste of Malawi zum Beispiel treffen wir uns einmal im Jahr für ein Wochenende. Dabei werden kleine Witze gemacht, Abenteuer erlebt und Erinnerungen geschaffen. Diese Geschichten werden das ganze Jahr über erzählt und Witze immer wieder in anderen Zusammenhängen aufgenommen. Wir schaffen in kürzester Zeit ein starkes Gefühl der Verbundenheit von dem das ganze Jahr über die Beziehung erhalten wird.

Hintergrundinformationen zu einer Person

So ein analoges Kennenlernen ermöglicht es einem, die Teammitglieder außerhalb des Arbeitskontextes kennenzulernen. An unserem Teamwochenende konnte ich plötzlich erfahren, dass Max ein unterhaltsamer Cocktail-Mixer ist, Anna spontan kleine Yoga-Einheiten anleiten kann, Konstantin als Letzter ins Bett geht und am morgen als Erster voller Energie aufsteht – und dass das ein oder andere Mitglied längere Beine hat, als man es in Videokonferenzen sehen kann. All diese Informationen konnte ich selbstständig und zufällig nebenbei sammeln – ohne, dass dafür ein Kennenlernspiel gespielt werden musste.

Natürlich sind das keine Informationen, die vordergründig relevant für unsere Arbeit in der Organisation sind. Aber genau dieses “Hintergrundwissen” zu einer Person erlaubt es uns, sich verbunden zu fühlen. Es bildet die Grundlage für Themen, die einen kleinen Plausch fernab der Arbeitsthemen erlauben. Und wer weiss – wenn wir einen digitalen Cocktailabend planen wissen wir direkt, wer mit Freude die Organisation übernehmen wird.

4 analoge Elemente für das digitale Wir-Gefühl

Im Folgenden möchte ich dir vier verschiedene analoge Elemente für euer digitales Wir-Gefühl mitgeben. Die Liste ist natürlich nicht abgeschlossen. Ihr dürft als Team selbstverständlich selber kreativ werden!

#1 Persönliche Treffen ermöglichen

Es fängt schon bei der Terminfestlegung an. Vielleicht findet euer Treffen im Umfeld der Jahresmitgliederversammlung statt, wo ihr alle gemeinsam zusammenkommt – oder regelmäßige kleinere oder größere Veranstaltungen. Der Turnus richtet sich auch danach, wie verstreut euer Team im Alltag lebt und arbeitet. Wichtig ist: Steht nicht der informelle Austausch im Vordergrund, sondern der Anlass ist ein rein inhaltlicher, dann plant genügend Pausen zum freien Austausch und Kennenlernen ein. Es ist verlockend, möglichst viele inhaltliche Themen in so eine Versammlung zu packen, wenn man sich schon einmal sieht. Vergesst jedoch nicht, dass dieses Treffen eure ultimative Chance ist, als Team zusammenzuwachsen und Verbundenheit aufzubauen.

Damit möglichst viele teilnehmen können hat es sich bei uns als hilfreich herausgestellt, eine Fahrtkostenerstattung und kostenfreie Übernachtungsmöglichkeiten anzubieten. Wir treffen uns seit unserer Gründung immer einmal im Jahr für 3 Tage. Das Programm am ersten Tag ist optional, da alle unterschiedlich weite Anreisen haben. Der zweite Tag ist unser Haupttag mit einem bunten Programm. An Tag 3 gibt es dann einen gemeinsamen Abschluss und ein optionales Programm für diejenigen mit kurzer Rückreise.

Hier ein paar Tipps damit es gut klappt:

• Legt den Termin frühzeitig fest, damit möglichst viele sich den Termin freihalten können
• Falls nötig: Organisiert Fahrgemeinschaften und private Unterkünfte in eurem Netzwerk, um die Kosten gering zu halten
• Verteilt die Vorbereitung verschiedener Programmpunkte an möglichst viele Mitglieder. So wird das Treffen zu eurem gemeinsamen Event
• Denkt auch an den Einbezug der Mitglieder, die nicht anreisen können. Vielleicht gibt es eine abendliche Runde Pub-Quiz als hybrides Event?

#2 Lokale und hybride Vernetzungsmöglichkeiten bei sehr dezentralen digitalen Teams

Eine Anreise aller Mitglieder an einen Ort kann teuer sein und ist nicht in allen Teams möglich. Jedoch kann man Mitglieder, die in der Nähe wohnen in regionalen/ lokalen Gruppen miteinander vernetzen. Bei großen Teams hilft – wenn alle einverstanden sind – eine Bereitstellung einer Ortsübersicht euer Mitglieder, damit sich Teammitglieder untereinander vernetzen können. Häufig weiß man gar nicht, wer in der Nähe lebt.

Sollte ein gemeinsames Treffen, wie im Tipp 1 geschildert, für euer Team nicht möglich sein, ist eventuell eine hybride Variante eine gute Lösung. Als es aufgrund der Kontaktbeschränkungen in der Corona-Pandemie im Jahr 2020 nicht möglich war ein analoges Treffen zu organisieren, machten wir ein hybrides Event. Hier eine kurze Beschreibung, wie unser Event aussah:

Ein hybrides Event muss nicht gleich ein hoch kompliziertes Event sein, sondern kann auch ganz niedrigschwellig umgesetzt werden. Die Mitglieder haben sich zu Kleingruppen von maximal 5 Personen (die aktuelle Beschränkung zu dem Zeitpunkt) zusammengefunden. Für unser Programm hatten wir sowohl Einheiten geplant, bei denen alle gemeinsam digital verbunden waren als auch Einheiten, bei die Kleingruppen unter sich gearbeitet haben. Für alle Mitglieder, die nicht anreisen konnten, gab es eine digitale Gruppe zur Zusammenarbeit. Diese Arbeitsweise hatte den Vorteil, dass auch mal Mitglieder miteinander gearbeitet haben, die sonst nicht so viele Kontaktpunkte haben, denn unsere Kleingruppen wurden auf Basis von räumlicher Nähe und nicht entsprechend der Arbeitsbereiche gebildet.

#3 Das verbindende Element

Beim Berlin-Marathon sehen wir die vielen Sportler:innen mit dem gleichen T-Shirt laufen. Das kreiert gleich ein Gemeinschaftsgefühl – ohne dass wir mit allen Läufer:innen gesprochen haben. Das lässt sich übertragen: Eine Möglichkeit euer digitales Wir-Gefühl zu stärken sind gemeinsame Elemente, die man später auch in einer Videokonferenz sehen kann. 

Egal ob eine gemeinsame Kaffeetasse, mit der man sich freundschaftlich zuprostet, ein bedrucktes T-Shirt wie beim Berliner Marathon oder auch ein kleiner Anstecker können das kleine Detail sein, das euch verbindet. Sollte das in eurem Budget gerade nicht drin sein, könnt ihr euch auch einfach darauf einigen immer zu einer bestimmten Videokonferenz ein Oberteil in eurer Logofarbe anzuziehen. Ein Screenshot von dieser Konferenz eignet sich bestimmt auch zur Veröffentlichung auf eurem Kanal in den sozialen Medien.

Gemeinsame verbindende Element, die kostenfrei sind:

• Gemeinsames Handzeichen für bestimmte Situationen oder Emotionen (Zuspruch, Müdigkeit, Freude,…)
• Ein Song mit dem ihr euch als Organisation identifizieren wollt. Sucht dafür einen bestehenden aus oder komponiert euren eigenen!
• Eine ganze gemeinsame Playlist, welche jeder privat hören kann, die aber auch bei gemeinsamen Veranstaltungen gespielt wird
• Gemeinsamer virtueller Hintergrund bei Videokonferenzen (Eine Anleitung für Zoom und für MS Teams)

Kennt ihr schon die D3 #Homeoffice Playlist auf Spotify mit allen passenden Songs rund um Pandemie und Homeoffice?

#4 Überraschungspost

Jeder freut sich über Post, wenn es keine Rechnung oder ähnliches ist, oder? In vielen digitalen Veranstaltungen ist sie mittlerweile angekommen: Die Goodiebag! Eine Goodiebag ist ein Päckchen mit kleinen Aufmerksamkeiten, die man gemeinsam zum Veranstaltungsbeginn öffnet. Darin können Snacks, Tee, Samenkonfetti oder auch andere Wohlfühlartikel enthalten sein. So können alle den gleichen Tee trinken oder die gleiche Schokolade essen. Natürlich kann das Paket auch Materialien für eure Veranstaltung beinhalten. Notizbücher, Schreibwerkzeuge, Arbeitsblätter oder bestimmte Moderationskarten können auch eingepackt werden. Das Schöne ist: Goodiebags sorgen gleich dreimal für ein schönes Gefühl: beim Erhalten des Pakets, beim gemeinsamen Öffnen und beim Weiternutzen der schönen Geschenke.

Eine paar Ideen für eure Goodiebag:

• Ablaufplan der Veranstaltung und alle wichtigen Unterlagen
• Teebeutel, Getränke
• Naschzeug (Nüsse, Schokolade, Gummibärchen,…)
• Notizbücher, Klebezettel, Klebepunkte, Smiley-Sticker,…
• Dekorationsartikel (Kerzen, Samenkonfetti…)
• Lustige Accessoires (Sonnenbrille, Tücher, Hüte, …)
• Kleine Aufmerksamkeiten (Magneten, Anstecker, …)

Das war der 4. Teil unserer Serie zu Digitalen Teams. Alle weiteren Beiträge der Reihe findest Du untenstehend.

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Alle Beiträge der Serie